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Vom Record Management zur Information Governance

einsnullSeit Jahrzehnten geht es in den Rechenzentren vor allem darum, große Datenmengen zu verwalten. Waren es am Anfang noch sehr ausgewählten Datenbestände, die aufgrund teurer Speicherkapazitäten digitalisiert wurden, wird mittlerweile jegliche Information mehrfach abgespeichert und verwaltet. Über viele Jahre kam man beim sogenannten Records Management (Archivverwaltung) mit dem Erfassen, Speichern, Sortieren und wieder Bereitstellen der Daten aus. Die Anforderung zur Speicherung der Daten kam durch die eingesetzten Anwendungen. Die immer größer werdenden Datenmengen wurden von entsprechenden Systemen verwaltet und „gehütet“.

Das reicht heutzutage aber nicht mehr aus. Die Mengen an zu speichernden Daten sind schier unendlich geworden. Alle Systeme im Unternehmen, die mehr nur die dedizierten Anwendungen für den kaufmännischen oder den produktiven Betrieb, erzeugen mittlerweile unüberschaubare Menge an Daten. Daraus ergibt sich, dass die Anforderungen immer größer werden und das Thema Records Management nicht mehr nur eine Frage der IT ist, sondern alle Bereiche des Unternehmens betreffen. Es geht nicht mehr nur um Speichern und Abrufen, sondern auch um das analytische Auswerten, rechtliche Frage sowie um den gesamten Lebenszyklus. Es müssen neue Systeme und Frameworks entwickelt werden, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Bereits vor 10 Jahren haben sich in England die ersten Unternehmen mit der Information Governance beschäftigt und erste Konzeptentwürfe entwickelt. Nun nimmt das Thema aber auch bei uns immer mehr an Fahrt auf. Daher wird es auch immer wichtiger sich um neue Rahmenbedingungen Gedanken zu machen. Über das einfache Speichern und Verwalten von Daten gehört beim Information Governance folgenden Punkte dazu:

  • Wer darf wann wie zugreifen? à Zugriffsrechte
  • Wann passiert was mit welchen Daten? à Darstellung der Entscheidungswege
  • Wie wertvoll und relevant sind die Daten für das Unternehmen? à Bewertung der Daten
  • Wie lange werden sie in welcher Form bereitgestellt? à Speicherung, Archivierung und Löschung
  • Wer darf Daten erstellen und woher dürfen sie stammen? à Erstellung und Quellen
  • Wem gehören die Daten? à rechtliche Bewertung
  • Wie werden die Daten verarbeitet? à Prozesse, Workflows, Richtlinien und Standards
  • Wie werden die Zugriffe auf die Daten geregelt? à Datensicherheit

Bei all diesen Fragen geht es immer darum, dass die Daten die Ziele des Unternehmens direkt oder indirekt unterstützen. Daten, die nicht zum Erreichen dieses Ziels benötigt werden, sollten, trotz immer weiter sinkender Kosten bei der Datenhaltung, entfernt werden.

Gerade weil immer mehr Daten gespeichert und verarbeitet werden können – eine Folge der immer besseren Speichertechnologien und sinkender Kosten, ist es zwingend notwendig, dass Unternehmen für sich ein Rahmenwerk für den Umgang mit den Daten entwickeln.

Ein Einfaches wir speichern einfach alles reicht bei weitem nicht aus. Die Kosten dafür können bei falscher Speicherung, bei schlechter Qualität oder auch bei rechtlich Fragwürdigen Inhalten schnell in die Höhe gehen.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Symantec.

 

Schlüsselfaktoren für das agile Rechenzentrum

Wie immer sind die Zeiten für IT Entscheider sehr schwierig. Waren es in der Vergangenheit die starken Restriktionen bei der Auswahl neuer Systeme, ist es nun die große Vielfalt, die die Entscheidungen so schwer machen. Hat man sich in der Vergangenheit nach langen Diskussionsprozessen endlich für einen Weg entschieden, musste man daraufhin den Anbieter X auswählen, der aber nur auf dem System y mit der Datenbank Z zu betreiben war. Das hatte wieder zur Folge, dass neue Hardware angeschafft werden musste, der oder die Datenbankadministrator/en noch ein System kennenlernten und die weiteren, von der Entscheidung betroffenen Systeme mussten auch entsprechend weiterentwickelt und angepasst werden. Das bisherige Sicherheits- und Authentifizierungsverfahren passt nun nicht mehr und auch das Backup möchte die neue Anwendung gerne etwas näher kennen lernen. Letztendlich musste noch das Controlling davon überzeugt werden, dass die Mittel aufgestockt werden, da die benötigen Kapazitäten nur schwer zu kalkulieren sind und daher entsprechende Puffer mit einzuplanen sind  usw. usf.

An dieser Vorgehensweise ändert sich aktuell sehr viel. Vielen neue Entwicklungen, wie z.B. Cloud Services, neuen Speichertechnologien oder auch massive Verbesserungen beim Energieverbrauch der eingesetzten Hardware, eröffnen komplett neue Perspektiven und Chancen  für die IT Entscheider. Wichtige Gründe für die Wandlung von einer statischen Infrastruktur und auch Denkweise hin zu einem agilen Rechenzentrum sind die schnellere Anpassung an die vom Business getriebenen Veränderungen, eine geringere Bindung des Kapitals sowie die Schaffung von Freiräumen, um die IT wieder in die Prozesse der Fachabteilungen zu bekommen.

Folgende Schlüsselfaktoren sind für den Aufbau eines agilen Rechenzentrums relevant:

  1. Das Festhalten an lieb gewonnen Abläufen vs. verantwortungsvolles Verhalten

In vielen Diskussionen über den richtigen Weg in ein agiles Rechenzentrum kommen sehr schnell die negativen Seiten auf. Es wird darüber diskutiert, was nicht geht und gefährlich ist es sowieso. Einiges davon mag berechtigt sein. Vieles davon erfolgt jedoch auf Grund der Tatsache, dass wir Menschen uns nur ungern von “was-auch-immer” trennen, wenn wir es kennen und vertrauen – egal wie umständlich oder unpassend es auch sein mag. Natürlich ist in der sich neu entwickelnden IT Welt nicht alles perfekt, rosig und auf Knopfdruck verfügbar. Aber sie bietet viel mehr Möglichkeiten der Optimierung, der Kosteneinsparung und der Potentialentwicklung wie die traditionelle, monolithische aufgebaute und trotzdem zerfletterte – sprich gewachsene – IT. Daher ist es eine Pflichtaufgabe für jeden IT’ler sich mit den anstehenden Veränderungen auseinanderzusetzen, um dem eigenen Unternehmen auch in Zukunft eine attraktive und optimale IT Versorgung zu gewährleisten – die Möglichkeiten sind da und vielfältig.

  1. Neue Berufsbilder entwickeln und Mitarbeiter qualifizieren

Selbstverständlich wird es auch in Zukunft Menschen geben, die sich im Detail darin auskennen, wo und wie welche Stellschrauben zu drehen sind, damit die Datenbanken, die Server oder die Anwendungen optimal betrieben werden können. Aber nicht mehr in dem Ausmaß wie sie zurzeit noch häufig in den Unternehmen anzutreffen sind. Dafür werden sich neue Aufgaben mit neuen Fähigkeiten und Kenntnisse entwickeln. Die IT Mitarbeiter müssen stärker die Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen, der eigenen IT, den Unternehmensprozessen und den externen Dienstleistern bilden. Sie werden sich vom Spezialisten hin zu Generalisten wandeln müssen. Ähnlich wie es in der Finanzabteilung Mitarbeiter gibt, die dafür sorgen, dass genügend liquide Mittel kurz-, mittel und langfristig für das operative Geschäft zur Verfügung stehen, wird es IT-Mitarbeiter geben, die dafür sorgen, dass die Kollegen kurz (!)- und langfristige IT Ressourcen erhalten, um im operativen Geschäft agieren zu können. Dafür sind aber neue Verfahren bei der Entscheidungsfindung notwendig.

  1. Agile Entscheidungswege etablieren

Auch in Zukunft wird nichts von heute auf morgen über das Knie gebrochen und ohne Abstimmung und die entsprechenden Entscheidungsprozesse entschieden werden. Aber seien wir mal ehrlich: Wie viele Entscheidungsvorgänge liegen aktuell herum, liegen schon sehr lange herum und kommen nicht zum Ende. Sie tauchen immer wieder in verschiedenen Planungspapieren, Meetings und Aktenbergen auf; sie blockieren anderen Vorgänge und schaffen Frustration bei allen beteiligten. Das hängt vor allem damit zusammen, dass in der Regel für neue Anforderungen Geld benötigt wird, Ressourcen bereitgestellt werden müssen und neue Abhängigkeiten geschaffen werden.

Viele Angebote gibt es heute ausschließlich in der Cloud. Die Fachabteilung benötigt von der IT nur noch das Netzwerk, eventuell PCs – Bring your own Device sorgt hier bereits für Alternativen – und eine Schnittstelle zum ID Management. Es gibt keine Installation mehr, keine neu anzuschaffende Hardware, keine Softwareanpassungen mehr stattdessen Konfiguration durch die Fachabteilung usw. IT’ler müssen ihre eigenen Herangehensweise überdenken und stärker auf die Anforderungen der Fachabteilungen und des Unternehmens eingehen. Ansonsten werden sie in Zukunft bei vielen Entscheidungen keine oder nur eine sehr geringe Rollen spielen.

  1. Entwicklung einer agilen Datencenter Strategie

Nicht alles wird in die wie auch immer geartete Cloud ausgelagert werden. Wie so häufig bei neuen Trends schlägt das Pendel erst in die eine Richtung und kommt dann wieder zurück, um sich dann – beeinflusst durch die neuen Entwicklungen – in einer neuen Mitte einzupendeln. Daher ist es wichtig, dass die IT eine neue Strategie entwickelt, die die neuen Entwicklungen aufgreift und agil auf neue Anforderungen reagieren kann. Es gibt dafür nicht einen goldenen Weg für alle Unternehmen, sondern individuell an die eigenen Anforderungen angepasste Strategien:

  • Was bleibt im eigenen Haus, was kann/muss in die Cloud?
  • Welche Technologien werden durch eigenes Personal zum Einsatz gebracht und betrieben, was kann extern vergeben werden?
  • Wo ist eine lange Bindung notwendig und wo nicht?

Bisher mussten IT-Verantwortliche Entscheidungen treffen, die mitunter sehr lange Auswirkungen hatten, sei es beim Kapitaleinsatz oder beim Einsatz der eigenen Mitarbeiter. Nun müssen sie immer häufiger Entscheidungen treffen, die eine nur kurze Vorlaufzeit haben, sich unter Umständen wieder schnell verändern und die sehr viel stärker mit Fachabteilungen und externen Dienstleistern abgestimmt werden müssen.

 

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Symantec.

Fokus auf den Menschen – kann das die IT überhaupt schaffen?

Jahrelang war der Anwender am Ende der IT Kette. Wurde eine neue Software eingeführt, dann wurden im Unternehmen alle gefragt, aber nicht der Anwender und seine ganz persönlichen Bedürfnisse. Stopp, werden jetzt einige sagen und einwerfen, dass die Anwender doch immer in den Projektgruppen mit dabei sind. Ja, aber um was ging es da? Es ging um die Abbildung von Prozessen – wie geht was von A nach B und so weiter. Das Ergebnis ist fast immer ein technischer Vorgang, der die Anwender in ihrer Arbeit unterstützen soll.

Leider ist das häufig nicht der Fall. Die Ergebnisse sind häufig mehr als abschreckend und nur mit viel Gleichmut und Geduld zu ertragen.

  1. Das Benutzerschnittstelle

Große IT Konzerne tun sich da nach wie vor immer noch sehr schwer moderne und attraktive Benutzerschnittstellen zu entwickeln, auch wenn die ersten Anzeichen einer Verbesserung zu sehen sind. Nach wie vor sind die Anwendungen, um Prozesse abzubilden eine katastrophale Ansammlung von wild durcheinander gewürfelten Feldern, deren Sinn sich meistens nicht erschließen. Gepaart mit unendlich voll gemüllten Pull-Down Menüs, von denen man als Anwender meist weniger als 10 Prozente je verwenden wird.

  1. Die verfügbaren Eingabegeräte

Immer mehr Anwender dürfen – offiziell oder unter der Hand – mobile Geräte wie Smartphones und Tabletts im Unternehmen einsetzen. Das ist ein sehr erfreulicher Weg, denn häufig sind diese Anwendungen deutlich besser und einfacher zu bedienen, wie die “alten” Windows-Anwendungen.

Denn in diesem Bereich verändert sich seit geraumer Zeit am meisten bei der Entwicklung von Anwendungen für den Benutzer. Kein Hersteller traut sich ohne eine mobile App auf den Markt. Bei einigen Anbietern sehen die Ergebnisse auch sehr ansprechend aus. Man kann sehr schnell erkennen, ob sich die Entwickler mit den Technologien, Vorgaben und Philosophien der Apple Entwickler auseinander gesetzt haben. Einige Entwickler haben aber leider auf diese Erkenntnisse vollständig verzichtet.

Unabhängig von den erfreulichen Entwicklungen auf dem Markt der mobilen Geräte gilt auch bei den anderen im Unternehmen eingesetzten Computern, dass nach wie vor gilt, dass die IT zentral darüber entscheidet wer was an Hard- und Software einzusetzen hat. Ausnahmen können nur in aufwendig begründeten Ausnahmefällen unterstützt werden. Es wird Zeit, dass sich die Unternehmen endlich unabhängig von Betriebssystemen und Browsern usw. machen und dem Anwender den Freiraum gewähren, sich seine persönliche Arbeitsumgebung einzurichten. Es geht dabei nicht um einen beliebigen Wildwuchs und jeder Mitarbeiter rennt zum nächsten Billigheimer und kauft sich seinen Lieblingsrechner, sondern um die Möglichkeit die Systemkonfiguration einzusetzen die für den Einzelnen das Optimum darstellt.

Das muss nicht unbedingt aufwendiger sein, es ist aber vor allem anders. In Zukunft muss es heißen, dass nur in begründeten Ausnahmefällen eine bestimmte Hard- und Software eingesetzt werden muss.

  1. Der Mensch und seine ganz persönlichen Eigenarten

Der Mensch ist so verschieden. Der eine mag es strukturiert, der andere möchte genaue Vorgaben, andere lieben dafür das gelebte Chaos und suchen sich ihre eigenen Wege. Dazwischen und drum herum gibt es natürlich noch viele weitere Ausprägungen menschlichen Verhaltens.

Die ersten beiden Typen sind die, die im Unternehmen und speziell von der IT meist gerne gesehen werden. Sie sind einfach in der Software abzubilden, sind Massenkompatibel und mit einfachen Mitteln zu beglücken. Vor allem meckern sie nicht, und wenn dann nur ganz leise, über die elendige Benutzeroberfläche oder Arbeitsbedingungen.

Aber sie sind nur dann in ihrem Verhalten optimal, wenn es darum geht, vorgedachte Strukturen auszufüllen. Diese abgebildeten Prozesse gibt es sicherlich zu Hauf in Unternehmen und sind auch meist notwendig. Bestimmte Abläufe müssen vereinheitlicht werden, damit sie funktionieren.

Wie sieht es aber aus, wenn der geplante Weg verlassen werden muss. Wenn es darum geht, dass eigene Antworten und Lösungen gegeben werden müssen. Wie gewinnt man diese Personen dann. Wie reagiert die IT darauf? Und wie bindet man dann alle Kollegen ein, wie unterstützt und motiviert man sie? Meist gibt es hier die Stereotypen antworten, dass es doch das Handbuch, die Anleitung oder sogar eine entsprechende Anweisung gibt.

Fazit

Neben diesen drei Beispielen gibt es noch sehr viel mehr Ansatzpunkte, um die IT zu wandeln und den Mitarbeiter tatsächlich in den Mittelpunkt zu stellen. Der Grund, dieses zu tun, ist ganz einfach: Die Produktivität wird gesteigert, die Fehler verringert und die Motivation deutlich gefördert. Es geht nicht um jeder darf machen was geht, sondern um die Schaffung von Freiräumen und einem tatsächlichen Fokus auf die Bedürfnisse des Anwenders.

 

Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.

IBM Verse: Videos, Videos, Videos

Nicht nur beim Produkt hat sich IBM gewandelt und weiterentwickelt, sondern auch bei der Darstellung um den Launch herum. Sieht aus, als wenn irgendjemand bei der IBM die Türen ganz weit aufgemacht hat und dadurch ganz viel frische Luft hereingekommen ist.

Weitere Videos zu IBM Verse auf Youtube!

Die übernächste Generation von E-Mail ist da: IBM Verse

Interessierte wussten es bereits seit einiger Zeit: IBM ICS wird mit der nächsten Produktvorstellung einen großen Satz nach vorne machen. Aber dieser Sprung ist dann doch sehr viel größerer geworden wie vermutet – sogar mit einer Landung im Stehen und einer perfekter Haltung. Alle Hochachtung vor dem, was IBM in einem Livestream der Weltgemeinschaft vorgestellt hat. Worum geht es eigentlich? Um nichts mehr oder weniger wie einen neuen E-Mail Client.

JON SIMON/FEATURE PHOTO SERVICE FOR IBM

Dachte man über einen langen Zeitraum, dass es eigentlich keine wirklichen Neuerungen geben kann beim Thema E-Mail, zeigt IBM, dass es doch noch viel zu verbessern gibt. Aber warum ausgerechnet die E-Mail? Die Antwort darauf ist eigentlich ganz einfach: Trotz aller Bemühungen neue Formen der Zusammenarbeit oder alternative Aufgaben- und der Terminverwaltungen zu etablieren, ist E-Mail nach wie vor das Kommunikationswerkzeug Nummer 1 in Unternehmen. Anwender kommunizieren damit ohne Schranken und Hürden mit Partnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Dateien werden damit verwaltet und es ist das mit Abstand größter Wissensarchiv. Von weiteren Einsatzszenarien wie Projektmanagement und CRM möchte man am liebsten nicht sprechen, aber die Realität ist oftmals so. Ein sehr wichtiger Vorteil – trotz aller Probleme – der E-Mail ist, dass jeder Anwender mit seinem persönlichen E-Mail-Client arbeitet und diesen kennt. Im Gegensatz dazu haben alle anderen Tools, wie z.B. die Social Plattformen, jeweils ihre eigene Oberfläche, ihren eigenen Zugang und ihre eigenen Regeln (die es zu erlernen gilt).

IBM traf vor über einem Jahr die Entscheidung, neben seiner Social Business Plattform wieder viel Geld in die bis dahin zurückgedrängte, fast vergessene E-Mail zu investieren. Um die E-Mail tatsächlich wieder nach vorne zu bringen, greifen die Entwickler tief in die eigene Trickkiste und ergänzen die neue Mail-Anwendung mit den bewährten Entwicklungen aus dem eigenen Haus: Analytics mit Watson, Social Business mit Connections usw. Das IBM Analytics und Social kann, ist weitestgehend bekannt. Das sie nun aber bei der User Experience im Browser und Mobil nicht nur aufgeholt sondern die Mitbewerber überholt haben, ist sehr bemerkenswert. Die hohen Investitionen in die neuen Design Zentren von IBM in Texas, und seit kurzem auch in Deutschland, und die Kooperation mit Apple haben bzw. werden sich auszahlen.

IBM integriert auf der vollständig neu entwickelten Oberfläche von der E-Mail über Kalender und Aufgaben bis hin zu Meetings, Filesharing, Instant-Messaging, Videochats und Social Network-Komponenten. Dabei bleibt der Arbeitsplatz immer sehr aufgeräumt und übersichtlich. Die Designer schaffen es sehr elegant, dem Anwender weitestgehend nur die Informationen und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die für die aktuelle Aufgabe benötigt werden.

Jeff Schick zeigt in seiner Live-Demo wie sich die Suche verändert hat. Anwender erhalten vom System unterstützt alle wichtigen Informationen, zum Beispiel zu einer Person, mit der man gerade an einem gemeinsamen Thema arbeitet. Mit der additiven Suche, von IBM “facetted search” genannt, und der vom System analysierten Mailbox erhält der Benutzer schrittweise alle relevanten Beiträge aus Mail, aus Chat, einem anderen Beitrag oder einer angehängten Datei. Jedes Suchelement enthält ein kleines “x”, so dass der Anwender bei der Suche nach relevanten Informationen sehr schnell(!) wieder einen Schritt zurück oder in eine andere Richtung gehen kann. Bei der Arbeit mit den gefundenen Inhalten erhält der Anwender nun alle Möglichkeiten die aktuelle Browser bieten und in Consumerprodukten schon lange etabliert sind. Dateien können nun einfach per Drag ‘n Drop in die Mail kopiert werden, Mouse-over Effekte stehen nun den Anforderungen entsprechen zur Verfügung und angehängte Inhalte werden nun im Browser dargestellt und müssen nicht mehr heruntergeladen werden. Wer das heutzutage als etwas Selbstverständliches ansieht, hat sicherlich Recht. Aber in den nach wie vor gängigen Unternehmensanwendungen jeglicher Couleur ist man davon oftmals noch weit entfernt.

Weiterhin haben die Entwickler das Klickverhalten der Anwender analysiert. Einige kleine Beispiele in der Demo zeigen, womit wir uns schon viel zu lange rumplagen, ohne es eigentlich zu bemerken. Wer ausversehen auf “Antworten an alle” geklickt hat, muss die Namen von Hand entfernen. Bei Verse reicht ein klick auf “Antworten” und alle Namen sind entfernt und nur der ursprüngliche Absender bleibt stehen. Oder der Anwender bemerkt, dass die Mail immer weitere Kreise zieht und die Kommunikation ineffizient wird. In diesem Moment erstellt dieser einfach einen Blogbeitrag und verschiebt den Inhalt und die anschließende Kommunikation dorthin. Auch verbinden die Entwickler die Mail mit einer Aufgabe, die man zu einem späteren Zeitpunkt erledigen kann. So gerät nicht aus dem Sinn, dass man den Kollegen am Ende der Woche noch eine Information zukommen lassen muss.

Es hört sich erst Mal alles im einzelnen nicht weltbewegend an, schließlich reden wir hier nur über einen E-Mail Client. Aber wenn man diese vielen vermeintlichen einfachen Hilfen gepaart mit dem neuen Layout und den analytischen Fähigkeiten des Systems in der Summe sieht, zeigt IBM einen E-Mail Client, der tatsächlich revolutionär ist. Man darf dabei nicht vergessen, dass das darunterliegende Backend-System weiterhin der Domino-Server ist und Unternehmen somit nahtlos die neue Anwendung zu der bestehenden Installation – sprich Investitionen – hinzufügen können.

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Etwas aufwendig und für den Anwender komplex zu programmieren ist einfach, Notes User wissen davon ein Lied zu singen. Aber einfach und pfiffig ist eine viele größere Herausforderung und IBM hat sie bewältigt. Da wir alle täglich viel Zeit mit E-Mails verbringen, wird sich dieser Aufwand lohnen.

IBM wird aller Voraussicht nach nicht nur die Software erneuern, sondern auch in anderen Bereichen neue Wege gehen. Es wird neue Bezahlmodelle geben und auch bei der Werbung wird es neue Angebote geben. IBM hat es mit der bisherigen Form der Werbung vermieden, dass man über die eigenen Produkte spricht. Daran wird sich etwas ändern. Auch bei der Bereitstellung der Software geht IBM einen neuen Weg. Ab sofort steht Verse ausgewählten Kunden in der Cloud auf ihrer eigenen Softlayer Infrastruktur zur Verfügung. Im neuen Jahr wird es dann allen Kunden in der Cloud zur Verfügung gestellt. Die IBM Entwickler können so sehr schnell Anpassungen am System vornehmen. Sobald ein bestimmter Reifegrad erreicht ist, werden dann – sicherlich vor allem in Deutschland sehnsüchtig erwartet – im Laufe des nächsten Jahres dann On-Premise Versionen zur Verfügung gestellt.

Man kann IBM nur gratulieren. Der Mut, in eine Commodity Anwendung, deren Verbreitung bei nahezu 100% liegt, zu investieren, wird sich mit dieser Anwendung auszahlen. Gemeinsam mit Apple rüstet sich IBM gegen Google und Microsoft. Es ist das klare Signal an den Wettbewerb, in diesem Segment wieder Marktanteile zurückzugewinnen zu wollen. Die Karten sind neu gemischt und IBM ist wieder im Spiel.

 

 

IBM Next und nicht nur Mail Next

Der große Tag steht bevor: IBM wird ihren neuen Mail Client “Mail Next” im einem weltweiten Webcast vorstellen. Endlich mag man sagen: Endlich stellt IBM das Ergebnis einer der wichtiges  Entwicklungen des vergangenen Jahres seinen Kunden zur Verfügung. Im vergangenen Herbst verkündete IBM, dass sie einen neuen Mail Client entwickeln werden. Nachdem jahrelang gepredigt wurde, dass Social Networks besser sind wie die alte E-Mail, war das ein großer Paukenschlag und hat viel Unverständnis hervorgerufen. Über das Jahr hinweg wurde aber die Strategie hinter dieser Entscheidung immer klarer:

  • IBM gibt neben Cloud und Mobile der User Experience die längst überfällige Aufmerksamkeit und stellt die notwendigen Ressourcen bereit!
  • IBM richtet Design Zentren ein, um nicht mehr nur gute Backend-Systeme sondern auch innovative User Interfaces zu entwickeln!
  • IBM geht eine strategische Partnerschaft mit Apple ein!
  • IBM Mail Next ist der Grundstein für die neuen Entwicklungen des von IBM über Jahre geprägten Social Business und ihren Kommunikationstools!

Auf der in der vergangenen Woche in Leipzig stattgefunden Anwenderkonferenz der DNUG berichtete Dr. Thomas Zeizel von der Partnerschaft mit Apple, die in diesem Sommer von beiden Unternehmen eingegangen wurde. Für Apple bedeutet diese Partnerschaft der Zugang zu den Business Kunden und den vielfältigen Systemen der IBM sowie das Know-How entsprechende Systeme bei Unternehmen zu betreiben. Die IBM erhält im Gegenzug dafür die jahrelange Erfahrung der Apple Entwickler und deren Fähigkeiten coole, moderne und intuitive Anwendungen, Systeme und Services zu entwickeln. Man kann als Kunde nur hoffen, dass der jeweilige “Virus” auf die richtige Seite überspringt. Spätestens wenn die seit vielen Jahren in Notes eingesetzten “Twisties“ oder die unsäglichen Menüstrukturen und die aufwendigen Installationsprozeduren bei Apple Einzug gehalten haben, wissen wir, dass das Projekt aus Kundensicht gescheitert ist.

Aber noch ist es nicht soweit. Im Moment sieht alles danach aus, dass sich die Unternehmen durch die Partnerschaft gegenseitig positiv befruchten. Bei Mail Next sieht man die Veränderungen bereits von Weitem. Eine radikal veränderte Benutzeroberfläche steht dem Anwender sowohl im Browser, im Notes-Client wie auch Mobil zur Verfügung. Die neue Oberfläche erhält  nun viele grafische und bildliche Elemente und hat nicht mehr den technisch geprägten Charme der 90iger Jahre. Im Fokus stehen nun die anstehenden Aufgaben und Personen bzw. Netzwerke und nicht mehr die E-Mail. Mail Next soll den Anwender durch das moderne Design und die intelligenten Funktionen bei der Arbeit unterstützen und diesem helfen, die Informationsflut zu beherrschen – so wie man es sich von einer modernen User Experience wünscht. Wenn IBM die Versprechen der aktuellen Ankündigungen hält, dann ist es der Beweis dafür, dass Mail nicht nur commodity ist, sondern noch das Potential für echte Innovationen hat.

IBM hat sich auf der DNUG Konferenz mit verschiedenen Beiträgen und den Keynotes von Jack Welch (der hat die Endung 2.0, der mit 1.0 ist der von GE) und Dr. Thomas Zeizel sehr offen und modern präsentiert. Wer aktuell vor allem die amerikanische Presse beobachtet  und sich mit Kunden und Business Partnern unterhält, sieht leider ein im Moment nicht sehr positives Bild von dem altehrwürdigen Unternehmen. Da wird es dringend Zeit, dass sich etwas verändert und man sich nicht mehr auf den “Social Business”-Lorbeeren der vergangenen Jahre ausruht. Ein radikaler Wandel ist bei der IBM notwendig – dazu gehören moderne Produkte, das über Bord werfen von alten Services und eine an die kommenden Anforderungen angepasste Organisation. Aber Wandel heißt nicht, alles so lange zusammenzustreichen, bis es kracht und der Shareholder lacht.

Ausgerechnet Prof. Dr. Welsch vom IBM eigenen Research und Development gab einen sehr unterhaltsamen Ausblick auf die globalen Entwicklungen: Was verändert sich und warum? Welche Transformationen gibt es? Wer sind die Treiber und Nutznießer? Seine Aussagen sind sehr klug, passend und pointiert dargestellt, sogar praktikable Lösungsansätze bringt er mit. Man kann nur hoffen, dass der Rufer im eigenen Walde auch gehört wird.

Genauso wie bei alle anderen IT Big Playern ist der Tanker IBM nur sehr schwer in seiner Fahrtrichtung zu verändern. Aber es muss etwas dringend geschehen. Um wieder auf dem Markt die Rolle zu spielen, die ein Unternehmen wie die IBM mit ihren Innovation, Ideen und Entwicklungen spielen sollte, dann

  • muss das Management, aber auch die Mitarbeiter ihre eigenen Stärken beim Transfer in die neue Cloud und Mobile Welt entwickeln, umsetzen und leben (können). Vor allem der leidige amerikanische Zentralismus und die langen, intransparenten Entwicklungsprozesse müssen verändert werden. Entwicklung heute heißt, den Kunden aktiv vor Ort mit auf die Reise zu nehmen.
  • müssen gegebene Versprechen gehalten werden. Auf der einen Seite entscheiden sich Unternehmen wie Bosch oder die Rechenzentren der Banken für IBM als strategischer Partner – das bedeutet, dass die Entscheider dort den Aussagen des IBM Management vertrauen – auf der anderen Seite gibt es immer wieder zahllose Beschwerden, dass IBM nicht oder nicht schnell genug liefert. Fragt man bei IBM intern dezent nach, kennt man die Probleme. Man hat das Gefühl, dass die Konzern-eigenen (symbolischen) Fußfesseln mittlerweile eine Größe erreicht haben, die den Radius zum Handeln sehr einschränken. Hier reagieren andere große IT-Unternehmen drauf und orientieren sich in ihrer Entwicklung an den vielen erfolgreichen Start-Ups der vergangenen Jahre.
  • muss man sicher vorher überlegen, wie weit die Zöpfe bei einer Umorganisation abgeschnitten werden. Man hat als Außenstehender das Gefühl, das der hauseigene Frisör der IBM hinter der Organisation mit einer Heckenschere steht und hier was weg nimmt und da was wegnimmt. Keiner weiß wie viel wegkommt und wo was wegkommt. Wer sich unüberlegt bewegt, riskiert die Begegnung mit der Schere. Es wird Zeit, dass der neue Haarschnitt bald sitzt und die Mitarbeiter wieder mit einem neuen Look unbeschwert auf die Straße zu ihren Kunden gehen können.
  • müssen die neuen Produkte genauso radikal wie Mail Next verändert werden. Man kann nur hoffen, dass IBM Connection Next bald mit einer neuen User Experience auf den Markt kommt.

Viele Anzeichen und Gespräche deuten darauf hin, dass sich der Tanker IBM bewegt. Vieles ist noch nicht spruchreif, einiges wird vage angedeutet und anderes sieht man bereits. Der Eindruck nach der Konferenz ist eindeutig positiv. Viele einzelne Akteure sind im Moment dran, dass Schiff zu drehen. Es sieht so aus, dass immer mehr vom Sonnendeck herunterkommen und bereit sind bei der Transformation mitzuhelfen.

Abbruch- oder doch Aufbruchstimmung bei der DNUG

Es sind schwierige Zeiten für die DNUG. Vom Untergang war die Rede, von der Auflösung des Vereins, lieber ein Ende mit Schrecken usw. Die Meldungen verhießen nichts Gutes. Man braucht nicht lange drum herum zu reden, die DNUG fährt schon viel zu lange Zeit in einem sehr unruhigen Fahrwasser. Das Angebot ist für viele nicht mehr attraktiv, viele der Mitglieder haben „Notes“ nicht mehr als strategisches Produkt im Unternehmen und die Konkurrenz an Veranstaltungen ist groß. Außerdem ist der große Partner, sprich die IBM, im Moment am Markt und in der öffentlichen Wahrnehmung nicht optimal aufgestellt. Dazu später mehr, denn auch hier verändert sich vieles.

clip_image002Wie reagiert die DNUG darauf. Bereits seit langer Zeit wird immer und immer wieder darüber diskutiert und es wird an verschiedenen Stellschrauben gedreht. Die ersten Erfolge sind zu sehen. Die Konferenzen sind im Vergleich zum Vorjahr(en) attraktiver und der Rückgang scheint gestoppt zu sein. Es kommen wieder – noch auf einem niedrigen Niveau – mehr zahlende Teilnehmer. Insgesamt sind ca. 200+ Teilnehmer bei der Eröffnung im Saal.

Trotzdem bleibt der Weg steinig. Zwei der drei bisherigen Vorstände haben bereits im Frühjahr angekündigt aus privaten Gründen nicht mehr zu kandidieren. Lange wurde nach Nachfolgern gesucht. Es gibt Mitglieder, die sich grundsätzlich bereit erklärt haben sich zur Wahl zu stellen. Aber noch nicht jetzt. Dafür steht im Moment zu viel um Umbruch.

Aber der Umbruch schreitet voran und es scheint so, dass der Weg klarer wird. Vor der Konferenz gab es eine Mitgliederversammlung. Ein hartes Brot für viele, aber so funktioniert Basisdemokratie. Über einen langen, manchmal zu langen Diskussionsprozess gilt es ein gemeinsames Meinungsbild zu erschaffen. Am Montagabend wurde lange diskutiert. Viele Fragen wurden gestellt, IBM Vertreter wurden direkt aufgefordert Stellung zu nehmen und verschiedene Positionen wurden geklärt. IBM nahm Stellung. Tom Zeizel, verantwortlich für den Bereich Collaboration bei der IBM, beantwortete viele Fragen. Und er gab ein Commitment ab: Die IBM steht zur DNUG und wird sie bei ihren Aufgaben und Veränderungen unterstützen.

Wie geht es weiter? Die Abstimmung über die Auflösung wurde durchgeführt. Das Ergebnis fiel klar und sehr eindeutig aus: Die DNUG soll bleiben. Auch die anwesenden Kritiker wollen weiterhin eine DNUG, ihre Angebote und die Konferenzen haben. Aber anders. Und darum geht es!

Ein kleiner, weiterhin offener Kreis von “neuen” und “alten” Personen werden in den kommenden Wochen und Monaten mit den gestern gewählten Personen und dem weiterhin kommissarisch arbeitenden Vorstand an einem neue Konzept arbeiten und neue Angebote schaffen. Es soll und wird alles auf den Kopf gestellt werden und im kommenden Juni zur Diskussion gestellt.

Ist jetzt alles gut? Bei weitem nicht! Es kann noch immer sein, dass der Verein aufgelöst wird. Auch wenn viele immer und immer wieder beteuern, dass der Verein wichtig ist. Kommen keine neuen Mitglieder dazu oder bleiben die Konferenzen schlecht besucht, dann ist das Ende nahe.

Noch ist es nicht soweit. Die Personen, die sich engagieren, stehen bereit (und freuen sich über weitere Akteure). Die Ideen sind da. Auch wie groß der Tellerrand sein soll, über den wir in Zukunft schauen wollen, ist gestern weitestgehend abgesteckt worden. Das Potential ist da. Die anwesenden Anwender wollen einen Ort haben, an dem sie die Unterstützung erhalten, um in ihrem täglichen Geschäft die richtigen Argumente und Hilfen zu bekommen. Sie wollen den persönlichen, vielleicht auch “familiären” Austausch in einem Kreis von Gleichgesinnten haben. Das war, ist und wird die DNUG hoffentlich wieder sein.

Es ist ein spannender Prozess, mit einem offenen Ende.