Wann beginnt eigentlich die Einführung einer Social Network Plattform im Unternehmen? Und wann ist die Einführung beendet?
Die erste Fragen lässt sich im Prinzip leicht beantworten. Sobald die Software installiert ist, die notwendigen Systeme über Schnittstellen angeschlossen sind und die Anwender sich am System anmelden können.
Wenn sich anschließend alle angemeldet haben und ihren ersten Beitrag verfasst haben, dann ist die Einführung erfolgreich abgeschlossen! Frage 2 ist somit auch beantwortet.
Obwohl jedem klar ist, dass es genau so nicht geht, musste ich in einigen Gesprächen erfahren, dass es im Prinzip so läuft. Das ist natürlich eine sehr verkürzte Ansicht und niemand würde es so formulieren. Meine Erkenntnis beruht auf den folgenden Feststellungen: Erstens muss der Erfolg schnell sichtbar und messbar (!) sein, die Umsetzung muss zweitens sehr zügig von statten gehen und drittens, das nächste Projekt wartet bereits.
Eine erfolgreiche Einführung – in verkürzter Form widergegeben – sollte folgende Elemente bzw. Schritte enthalten:
- Beginnend mit einer Strategie:
Viele Projekte wuchsen oder wachsen im Unternehmen still und heimlich heran. Sollen sie auch. Aber letztendlich gehört zu einer erfolgreichen Einführung eine Strategie und der Segen von oben. Diese Strategie berücksichtigt – soweit sinnvoll – die bisherigen Erfahrungen bzw. Entwicklungen und die Ziele, die verfolgt und erreicht werden sollen. - Entwicklung eines Konzeptes
Aus diesem Strategiepapier wird ein Einführungs- und Umsetzungskonzept entwickelt. Welche Ressourcen sind vorhanden? Welche werden zusätzlich benötigt? Wer muss mit eingebunden werden? Außerdem gehören an dieser Stelle die Entwicklung von Anwenderszenarien (die im nächsten Punkt umgesetzt und immer wieder weiterentwickelt werden), Infoveranstaltungen, notwendige Workshops, Schulungen und Informationen usw. Den Bereich Organisationsentwicklung und Change Management lasse ich wissentlich an dieser Stelle aus. Gehört natürlich dazu, ohne geht es nicht. - Meinungsführer und wichtige Akteure starten zuerst
Eine Einführung auf breiter Ebene ist nicht sinnvoll und oftmals auch nicht möglich. Besser ist es, wenn man sich gezielt auf eine Handvoll von Szenarien konzentriert. Diese Szenarien sind breit aufgestellt und bilden ein Spektrum möglicher späterer Einsatzfelder im Unternehmen ab. Diese Szenarien erhalten bekannte und im Unternehmen erfolgreiche “Zugpferde” (Meinungsmacher) für die Umsetzung vorangestellt.
Hilfreich ist es, wenn bereits in dieser Phase jemand aus der Führung des Unternehmens einen Teil übernimmt und den anderen Mitarbeitern damit gezeigt wird, dass das Unternehmen es ernst meint. Welche Szenarien entwickelt und umgesetzt werden, das ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur, Geschichte, Möglichkeiten, Herausforderungen und Ziele. Außerdem arbeiten überall Menschen mit den unterschiedlichsten Vorkenntnisse und Fähigkeiten. - Zusammentragen der Ergebnisse: lesson learned
Bereits in der Planungsphase werden die Meilensteine gesetzt: Wann und in welcher Form werden bis dahin erreichte Ergebnisse im Unternehmen bekannt gemacht werden. An jedem dieser Punkt werden die Erfahrungen zusammengetragen. Die Szenarien werden weiterentwickelt, eventuell mehr und mehr verallgemeinert. Diese Ergebnisse werden weiteren potentiellen interessierten Kollegen im Unternehmen zugänglich (schmackhaft) gemacht. In welche Form dies geschieht, ist wieder sehr unterschiedlich und muss immer wieder neu definiert werden. - Einführung im Unternehmen
Von der Natur der Sache her endet ein Social Network Projekt nie, es handelt sich um Kommunikation zwischen Menschen. Auch wenn sich die Definition von Projekten dagegen wehren wird: Andere Aufgaben sollen mit der Plattform gelöst werden. Neue Mitarbeiter steigen im Unternehmen ein. Ideen werden entwickelt. Die Technik entwickelt sich weiter und ein neues Tool schlägt alles bisher dagewesene (und muss sofort eingeführt werden).
Trotzdem kommt der Punkt, an dem jeder im Unternehmen Zugang zum System erhält. Dies erfolgt gemeinsam mit den entsprechenden Schulungen, Materialen und Informationen. Und es sollte an diesem Punkt auch für jeden Mitarbeiter erkennbar werden, dass sich etwas verändert hat. Und das das Unternehmen auch erwartet, dass jeder diese Veränderungen mitträgt und sich an den neuen Vorgaben orientiert und damit arbeitet.
Die Zutaten für eine erfolgreiche Einführung einer Social Network Plattform sind noch viel zahlreicher. Diese Grundrezeptur gemixt mit einer ordentlich Portion Kreativität, Motivation, klassischer IT- und Organisationsentwicklung (!) und dem Willen etwas nach vorne zu bewegen, liefert den Grundstein für eine erfolgreiche Einführung.