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Reale Zeitverschwendung durch digitale Hilfsmittel vermeiden!

„Muss das sein, dass wir das jetzt auch noch mit dem Computer machen müssen?“

In einem von mir geleiteten Workshop vor ein paar Tagen war das immer wieder eine der Aussagen der Teilnehmer. Dabei versuchte ich genau das Gegenteil zu erreichen: Lasst euch dort vom Computer die Arbeit abnehmen, wo dieser einfach besser ist und nutzt die gewonnene Zeit, um mehr miteinander zu reden.

Worum ging es? Der Workshop hatte das Ziel, dass die Mitarbeiter besser miteinander arbeiten und sich über ihre Aufgaben und Projekte austauschen. Leider stand das so nicht auf der Agenda: Dort hieß es nur, dass es eine Schulung in Form eines Workshops(!) gibt, um den Umgang mit der Social Collaboration Plattform des Unternehmens zu erlernen. Leider hat man als externer Consultant nicht immer rausreichend Einfluss auf den Ausschreibungstext.

meetingsAnhand eine Moduls soll die Herausforderung des Workshops dargestellt werden: Meetings! Ein alltägliches Problem in fast jedem Unternehmen und für fast jeden Mitarbeiter ein Ereignis mit einem gewissen Leidensfaktor!

Sehr viele Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen viel Zeit in Meetings. Grundsätzlich sind Meetings eine hervorragende Einrichtung: Menschen treffen sich, um sich miteinander auszutauschen, miteinander zu reden und um Zeit gemeinsam zu verbringen – (fast) nichts mehr wünscht man sich mit der Familie und mit Freunden. Der große Unterschied bei der Arbeit ist: hier erhalten sie auch noch Geld dafür!

Aber leider sind die meisten Meetings bzw. die sich daraus entwickelten Kulturen eine unsägliche Plage. Sie gelten für die meisten Mitarbeiter und Chefs als totale Zeitverschwendung. Stimmt ja auch. Meetings sind oftmals komplett fehlgeplant (ich behandle hier nicht die negativen Erscheinungen menschlichen Miteinanders: Ober sticht Unter, Revierkämpfe, Abservierungen, Meetings als möchtegerne Basisveralberungsstunden usw.)!

Nichts Neues, alles altbekannte Probleme mit denen wir uns täglich belasten!

Es beginnt am Anfang bereits an vielen Ecken, die Meetings unproduktiv machen. Ein Beispiel sind die Versammlungsorte: Viele Besprechungsräume sind eckige, kalte (nein, es ist nicht die Raumtemperatur gemeint) und stramm durchoptimierte Räume bei denen überdurchschnittlich oft die Technik wie Beamer oder die Jalousien versagen (im Gegensatz zum eigenen Arbeitsplatz ist nicht immer klar, wer sich für den Besprechungsraum verantwortlich zeichnet) – lange Tischreihen mit einem großen Kabelsalat (WLans sind zu unsicher 😉 ) für den Internetanschluss (damit sich die Anwesenden während ihrer Meetingzeit mit den Dingen beschäftigen können, die sie gerade außerhalb des Raums verpassen).

image.pngKurzer Einwurf: Ich frage mich oft, weshalb der Stuhlkreis abgeschafft wurde. Warum? Weil er viele Probleme lösen könnte: Papierberge würde es dann nicht mehr geben und das Abtauchen in die weite Welt des Internets während Kollegen sprechen wäre auch nicht mehr möglich. Die Kommunikation ist direkter, da kein Tisch als Schutzwall und Abstützungshilfe für schwer gewordene Köpfe mehr dazwischen steht und sofort offener kommuniziert wird und mehr körperliche und geistige Bewegung möglich ist. Stehtische als Versammlungsort sind auch dafür geeignet Meetings zu verändern.

Weiter geht es mit der Vorbereitung von Meetings. Der Chef oder ein Kollege, der die Aufgabe aufs Auge gedrückt bzw. übernommen hat, lädt ein: Raum suchen, Zeitplaner aufrufen und eine freie Zeit finden, Agenda verschicken!

Das Thema Raum wurde schon angerissen und bleibt hier im Folgenden unbearbeitet, birgt aber noch sehr viel mehr Optimierungspotential. Freie Zeit wird solange ein Problem bleiben, wie wir von Meeting zu Meeting hetzen und dort die Dinge vor uns hertragen, die in den Lücken nicht erledigt werden konnten.

Bleibt die Agenda. Mit kleinen Veränderungen bietet die Agenda viele Möglichkeiten Meetings besser zu planen und besser durchzuführen. Ziel im Workshop bei diesem Thema war es, die unnützen Tätigkeiten aus dem Meeting zu entfernen: Warten auf Kollegen! Erklärungen am Anfang abgeben, warum Kollege X nicht da ist und das der eigene Chef, der auch nicht konnte, großen Wert auf irgendwas wichtiges legt! Entschuldigung, dass das letzte Protokoll nicht verschickt werden konnte und man es daher jetzt erst ausgedruckt verteilt (ja, das passiert im Jahr 2015 noch!!!)! Das Protokoll wird daher ad hoc  live abgestimmt (bei Sport- und Musikevents ist „live“ ein Muss, hier eher störend). Nun sind alle da und auf dem gleichen Informationsstand was auf dem letzten Meeting passiert ist. Dann kann es in die nächste Runde gehen und die Kollegen werden auf den aktuellen Stand der Ereignisse seit dem letzten Meeting gebracht.

Schon geht es los mit der eigentlichen Agenda. Der erste inhaltliche Punkt ist schnell abgearbeitet, der zweite kann wegen der nicht-Teilnahme des Chefs (siehe oben) nicht besprochen werden (hier sieht man tendenziell die nicht vorhandene vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Abteilung), der dritte wird verschoben, da der Kunde oder wer auch immer noch nicht soweit ist usw. Am Schluss, kurz vor dem Ende des Meetings noch schnell die sonstige Themen, die nun zu einem Überziehen der geplanten Zeit führen und somit die nachfolgenden Termine und Meetings in Bedrängnis bringt.

Lösung: Kultur ändern, Räume für die menschlichen Bedürfnisse attraktiver machen und ein Wiki für die Agenda!

OK, Kultur und Räume ändern wir jetzt nicht bzw. nur ein bisschen. Aber die Agenda und somit die Vor- und Nachbereitung und die Durchführung können mit einfachen Mitteln verbessert werden.

Der einfache Trick ist, das die Agenda nicht in einer statischen Form in ihrer der Unvollständigkeit  verschickt wird und erst beim Zusammentreffen angepasst werden kann. Die einladende Person verschickt keine E-Mail mit der Agenda – oder noch besser eine PDF Dokument innerhalb der E-Mail, sondern erstellt ein Wiki und trägt dort die zu dieser Zeit bekannten Themen und das Protokoll ein.

Die potentiellen Meetingteilnehmer haben nun die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ergänzen, ihre eigenen Tagungsordnungspunkte hinzuzufügen (ja, wir arbeiten hier mit erwachsenen Menschen und die dürfen selbständig ihre Punkte ergänzen bzw. bearbeiten >>>  Kulturwandel) und weitere Informationen bereitstellen.

Warum das Ganze – ganz einfach: Das Meeting wird nun anhand mit einer abgestimmten, vollständigen und durch die Teilnehmer optimierten Agenda durchgeführt.

Es hört sich so einfach an und ist es letztendlich auch. Einige werden das auch schon so oder ähnlich vollziehen, aber viele Unternehmen bzw. die Mitarbeiter sind noch weit davon entfernt, sich entsprechend zu verändern.

Der letzte Satz macht es leider sehr deutlich (obwohl diese  Person ganz begeistert von unserer Lösung war): „Kann meine Sekretärin darauf dann auch zugreifen, damit sie es …!“

Das wollte ich dann nicht mehr hören.

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