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Flipped Meeting – Umkehrung der Meeting Vorbereitung und Durchführung

Wie laufen Meetings in Unternehmen häufig ab? Irgendjemand verfasst eine Agenda, verschickt diese mit dem Termin, bucht einen Raum, vielleicht Kaffee dazu und dann war es das. Am Tag X kommen die Eingeladenen unvorbereitet zusammen, oftmals gestresst zwischen lauter anderen Terminen oder Aufgaben und sind froh, dass sie es noch rechtzeitig geschafft haben. Das ist für keinen Zufriedenstellend, aber wird so gelebt und ist dem System geschuldet. Eine Alternative dazu ist ein Flipped Meeting – das eingefahrene System der Meetings auf den Kopf stellen.

Der Tag X ist gekommen und es geht los. Der Raum ist meist zu klein und optimiert (sprich vollgestellt), die Tischreihe lang und die Stühle eng an eng – echte Kommunikationsbremsen. Erste Aufgabe – nachdem man seinen der Hierarchie entsprechenden Platz gefunden hat – das Abstimmen der Agenda. Sind alle Punkte aufgeführt? Ist die Reihenfolge korrekt? Zwischendurch noch die Einwürfe, warum Kollege Meier nicht da ist (er hat es nicht geschafft, weil er zu viel zu tun hatte – Stellt sich kurz die Frage: Warum war er dann eingeladen? Ist das Thema nicht wichtig genug? Oder ist es gar nicht schlimm, dass er da ist, da er sowieso nichts beizutragen gehabt hätte?).

Die ersten 15-20 Minuten sind geschafft. Dann wird die Runde darüber informiert, was auf dem letzten Meeting passiert ist. Das letzte Protokoll, das ein Kollege reih um aus der Runde immer schreiben muss (mit der lustigen Bemerkung „Wer schreibt der bleibt“) war sozusagen für die Katz, da es niemand gelesen hat.

Die ersten gehen, da zeitgleich noch ein anderes Meeting ansteht, an dem man unbedingt teilnehmen muss. Diese Zeit des Aufbruchs wird von den Kollegen, die nicht dauernd auf dem Handy spielen oder sich hinter ihrem Notebook-Deckel verstecken, genutzt, um kurz die Nachrichtensituation im Unternehmen, zuhause oder in der Welt zu prüfen.

Dann geht es in die Bullet-Abarbeitungs-Orgie mit Rechtfertigungszwang los: Müller, was haben sie vor zwei Wochen in Projekt X gemacht? Meier, ist nicht da, daher die unvorbereitete Kollegin mit den Zahlen, die sie grad noch schnell zusammengesucht hat. Abschließend Schulze mit seinem Folienkino – viel hilft viel. Dazwischen die lieblos eingestreuten Ph(r)asen, wo der größte Gockel ausgekämpft wird, im Wechsel mit dem immer wieder beliebten Ober-sticht-Unter-Spiel. Für die Kartenfreunde wird die Runde mit einer Runde „Schwarzer-Peter“ aufgelockert. Oder es ist alles Wohlwollend und man ist beliebig lieb zu einander – keiner ist vorbereitet, keinen stört es und Missstände werden als gegeben hingenommen.

Am Ende geht man wieder auseinander, die Zeit ist um, der Protokollant benannt und die noch offenen Punkte sind vertagt. Es ist – kurz gesagt – unsäglich: Jeder ist unzufrieden, aber es wird nichts geändert! Von der Qualität der Ergebnisse ganz abgesehen.

Von Flipped Classroom zum …

In der Lehre gibt es seit geraumer Zeit „Flipped Classrooms“. Das Konzept ist recht einfach: Anstatt in der Vorlesung oder im Unterricht den Stoff zu vermitteln und die Lernenden mit ihren Fragen im Anschluss nach Hause zu schicken, erhalten die Lernende alle Materialien im Vorfeld. Das sind nicht nur die schriftlichen Materialien, denn das gab es so schon immer, sondern auch – wenn vorhanden – Filmmaterial oder eine Videoaufzeichnung des Vortragenden. Diese wurde entweder gezielt im „Studio“-Büro aufgezeichnet oder stammt aus einer vergangenen Veranstaltung.

Die Präsenszeit wird nun genutzt, um Fragestellungen gemeinsam zu bearbeiten, zu diskutieren usw. Das Konzept hat viele Vorteile: Dozenten müssen nicht jedes Semester das gleiche Erzählen; Lernende können sich selber einteilen, wann sie sich mit dem Stoff beschäftigen wollen und die gemeinsam Zeit wird genutzt, um mit dem neu erlernten Stoff zu arbeiten.

… Flipped Meeting

Das gleiche geht auch im Unternehmenskontext. Wäre es nicht hilfreich für alle beteiligten, wenn der Druck und die Unzufriedenheit beseitigt wird und Meetings wieder zu dem werden, wozu es eigentlich Sinn macht: Ein Treffpunkt, um sich persönlich auszutauschen und um gemeinsam an Themen und Herausforderungen zu arbeiten.

Der Weg zum Flipped Meeting:

1. Die Einladung:

Warum wird diese verschickt? Stellen sie das Meeting allen Interessierten zur Verfügung! Was sich nach Beliebigkeit anhört, hat den Zweck, dass diejenigen zum Meeting erscheinen, die etwas dazu beizutragen haben.
Um das zu erreichen, gehört noch viel mehr an Neugestaltung im Unternehmen, um diesen Punkt zum Erfolg zubringen, aber am Ende haben sie die Personen im Meeting, die einen Beitrag liefern wollen.
Haben sie zum Beispiel Angst vor Meeting-Touristen (die es auch so gibt): Dann haben sie bereits an einer ganz anderen Stellen Probleme, die im Meeting nur sichtbar werden!

2. Die Agenda:

Anstatt ein als fertig hinzunehmendes Dokument in Form einer E-Mail oder eines PDF Dokuments zu verschicken wird die Agenda in einem Wiki erstellt.
Das hat den Vorteil, dass alle anderen an dem Vorschlag mitarbeiten können und ihre Ergänzungen hinzufügen können.
Beispiel: Punkt 3 der Agenda kann entfallen, da der Kunde noch nicht reagiert hat. Punkt 5 erhält eine Ergänzung, z.B. den Link zu den aktuellen Infos in der Projektcommunity.
So wird nach und nach die Agenda durch die Teilnehmer optimiert. Im Meeting sind alle auf dem gleichen Stand und haben die relevanten Informationen. Der Punkt „Sonstiges“ – sprich für den Agenda-Ersteller unvorhersehbares – kann entfallen.
Ein weiterer Vorteil ist, man hat sich bereits Tage vor dem Meeting mit der Agenda beschäftigt. Unser Gehirn mag das, denn es hat nun Zeit, sich in einer stillen Ecke damit auseinanderzusetzen.

3. Die Vorbereitung

Wie soll man vernünftig auf einem Meeting argumentieren und diskutieren, wenn man die Inhalte erst in diesem Moment erhält. Das kann nicht funktionieren. Daher wäre es besser wenn diese Materialen bereits im Vorfeld allen zur Verfügung gestellt werden.
Folien an die Agenda hängen ist ein Ansatz, aber bei weitem nicht optimal.
Viel besser ist es, wenn die Informationen, die für das Meeting relevant sind, grundsätzlich transparent und zentral gespeichert werden. Dazu muss bei den meisten Unternehmen die Kommunikations- und der Informationsaustausch verändert werden. Weg vom E-Mail Austausch hin zum gemeinsamen Arbeiten in offenen Communities: ein Ablageort, ein Ort um sich (außerhalb von Meetings) gemeinsam auszutauschen, eine Stelle, an der alle relevanten Informationen zu finden sind (alle im Sinne von „alle“)

projektcommunity

(c) 2016 Joachim Haydecker

Daraus wird ein Flipped Meeting:

  1. Jeder hat Zugriff auf alle Materialien
  2. In der Agenda werden die für das Meeting relevanten Informationen nochmal zusammengefasst oder aufbereitet.
  3. Im Meeting werden nicht mehr die bekannten Informationen ausgetauscht, sondern an den Fragestellungen gearbeitet!

Sie werden merken, bereits nach den ersten Meetings verändert sich die Meetingkultur. Es gibt keine Geheimnisse mehr, es gibt keine Nebenabsprachen mehr, kein – Oh, das habe ich vergessen – und vieles mehr.
Der Blick in den Meetings richtet sich nach vorne, denn es muss nichts aufgearbeitet und abgefragt werden. Keine Rechtfertigungen mehr über Ereignisse, die in der Vergangenheit liegen.

Der Blick kann nach vorne gerichtet werden. Es können die anstehenden Herausforderungen von Anfang an angegangen werden.

4. Das Protokoll:

Häufig noch gepflegt und zum Einsatz gebracht: die ausführlichen Protokolle, die von irgendjemanden in der Runde zeitaufwendig geschrieben und anschließend im E-Mail Ping-Pong abgestimmt werden bis alle glücklich sind. Oder die „Minutes“, die irgendjemand aus der Runde aus den eigenen handschriftlichen Bemerkungen Tage später zusammengeklöppelt hat.
Zwei Alternativen dazu: Das Agenda-Wiki wird live und in Farbe (sprich via Beamer oder Whiteboard) und für alle sichtbar um die Ergebnisse des Meetings ergänzt.
Eine weitere Alternative ist Powerpoint im Einsatz auf einem „Stift-Notebook“. Die vorbereiteten Folien werden durch den Protokollanten mit Notizen versehen. Mit ein wenig Übung und einem entsprechenden Folienaufbau kann man sehr gute Ergebnisse erzielen, die abgespeichert allen sofort zur Verfügung stehen. Gleiches geht auch mit OneNote von Microsoft und anderen Tools. Wichtig ist: Alle sehen das Ergebnis während es erfasst wird.

5. Die Räumlichkeiten:

Weg mit den engen, statischen und unkreativen Bestuhlungen.

„Wer immer gleich eingeengt sitzt hat auch immer die gleichen eingeengten Gedanken.“.

Rein mit den Sofas, Stehtischen, Stehhilfen und anderen Sitzgelegenheiten in jeglicher Form. Wo findet auf Partys der beste Austausch statt: Genau, in der Küche. Richten sie eine großzügige Küchenecke mit Meeting Werkzeugen ein. Bemalen sie ihre Wände mit Lack- und Magnetfarben und stellen sie Visualisierungsmaterialien vielfältiger Art zur Verfügung.
Vergessen sie nicht, dass nur die wenigsten Kollegen sich trauen, einfach einen Stift zu nehmen, um los zu malen und zu skizzieren. Ab und an eine kleine Übungseinheit, wie man mit die Materialen im Raum nutzen kann, zahlt sich aus.

Aktivieren sie die Teilnehmer

Meetings sind was Tolles. Sie dienen dem Austausch, dem miteiander und dem gemeinsamen Arbeiten Herausforderungen und Fragestellungen. Sorgen sie dafür, dass Meetings ihren negativen Charakter verlieren und verlagern. Flipped Meeting ist ein Weg, um Meetings attraktiver und wieder wertvoller zu machen.

Die Umkehrung der Meetingvorbereitung und die offene Form der Durchführung erzeugt eine bessere Meetingkultur. Die Ergebnisse werden schnell sichtbar und erlebbar besser durch eine Umstellung auf Flipped Meeting..

Nun wird sicherlich der eine oder die andere argumentieren, dass man dafür keine Zeit hat. Das sind die, die den Wagen mit den eckigen Rädern hinter sich herziehen und total beschäftigt sind. Lassen sie sie ziehen.

PS: Meetings im allgemeinen und nicht nur Flipped Meeting sind eines meine Lieblingsthemen. 😉

 

Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.

 

 

Reale Zeitverschwendung durch digitale Hilfsmittel vermeiden!

„Muss das sein, dass wir das jetzt auch noch mit dem Computer machen müssen?“

In einem von mir geleiteten Workshop vor ein paar Tagen war das immer wieder eine der Aussagen der Teilnehmer. Dabei versuchte ich genau das Gegenteil zu erreichen: Lasst euch dort vom Computer die Arbeit abnehmen, wo dieser einfach besser ist und nutzt die gewonnene Zeit, um mehr miteinander zu reden.

Worum ging es? Der Workshop hatte das Ziel, dass die Mitarbeiter besser miteinander arbeiten und sich über ihre Aufgaben und Projekte austauschen. Leider stand das so nicht auf der Agenda: Dort hieß es nur, dass es eine Schulung in Form eines Workshops(!) gibt, um den Umgang mit der Social Collaboration Plattform des Unternehmens zu erlernen. Leider hat man als externer Consultant nicht immer rausreichend Einfluss auf den Ausschreibungstext.

meetingsAnhand eine Moduls soll die Herausforderung des Workshops dargestellt werden: Meetings! Ein alltägliches Problem in fast jedem Unternehmen und für fast jeden Mitarbeiter ein Ereignis mit einem gewissen Leidensfaktor!

Sehr viele Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen viel Zeit in Meetings. Grundsätzlich sind Meetings eine hervorragende Einrichtung: Menschen treffen sich, um sich miteinander auszutauschen, miteinander zu reden und um Zeit gemeinsam zu verbringen – (fast) nichts mehr wünscht man sich mit der Familie und mit Freunden. Der große Unterschied bei der Arbeit ist: hier erhalten sie auch noch Geld dafür!

Aber leider sind die meisten Meetings bzw. die sich daraus entwickelten Kulturen eine unsägliche Plage. Sie gelten für die meisten Mitarbeiter und Chefs als totale Zeitverschwendung. Stimmt ja auch. Meetings sind oftmals komplett fehlgeplant (ich behandle hier nicht die negativen Erscheinungen menschlichen Miteinanders: Ober sticht Unter, Revierkämpfe, Abservierungen, Meetings als möchtegerne Basisveralberungsstunden usw.)!

Nichts Neues, alles altbekannte Probleme mit denen wir uns täglich belasten!

Es beginnt am Anfang bereits an vielen Ecken, die Meetings unproduktiv machen. Ein Beispiel sind die Versammlungsorte: Viele Besprechungsräume sind eckige, kalte (nein, es ist nicht die Raumtemperatur gemeint) und stramm durchoptimierte Räume bei denen überdurchschnittlich oft die Technik wie Beamer oder die Jalousien versagen (im Gegensatz zum eigenen Arbeitsplatz ist nicht immer klar, wer sich für den Besprechungsraum verantwortlich zeichnet) – lange Tischreihen mit einem großen Kabelsalat (WLans sind zu unsicher 😉 ) für den Internetanschluss (damit sich die Anwesenden während ihrer Meetingzeit mit den Dingen beschäftigen können, die sie gerade außerhalb des Raums verpassen).

image.pngKurzer Einwurf: Ich frage mich oft, weshalb der Stuhlkreis abgeschafft wurde. Warum? Weil er viele Probleme lösen könnte: Papierberge würde es dann nicht mehr geben und das Abtauchen in die weite Welt des Internets während Kollegen sprechen wäre auch nicht mehr möglich. Die Kommunikation ist direkter, da kein Tisch als Schutzwall und Abstützungshilfe für schwer gewordene Köpfe mehr dazwischen steht und sofort offener kommuniziert wird und mehr körperliche und geistige Bewegung möglich ist. Stehtische als Versammlungsort sind auch dafür geeignet Meetings zu verändern.

Weiter geht es mit der Vorbereitung von Meetings. Der Chef oder ein Kollege, der die Aufgabe aufs Auge gedrückt bzw. übernommen hat, lädt ein: Raum suchen, Zeitplaner aufrufen und eine freie Zeit finden, Agenda verschicken!

Das Thema Raum wurde schon angerissen und bleibt hier im Folgenden unbearbeitet, birgt aber noch sehr viel mehr Optimierungspotential. Freie Zeit wird solange ein Problem bleiben, wie wir von Meeting zu Meeting hetzen und dort die Dinge vor uns hertragen, die in den Lücken nicht erledigt werden konnten.

Bleibt die Agenda. Mit kleinen Veränderungen bietet die Agenda viele Möglichkeiten Meetings besser zu planen und besser durchzuführen. Ziel im Workshop bei diesem Thema war es, die unnützen Tätigkeiten aus dem Meeting zu entfernen: Warten auf Kollegen! Erklärungen am Anfang abgeben, warum Kollege X nicht da ist und das der eigene Chef, der auch nicht konnte, großen Wert auf irgendwas wichtiges legt! Entschuldigung, dass das letzte Protokoll nicht verschickt werden konnte und man es daher jetzt erst ausgedruckt verteilt (ja, das passiert im Jahr 2015 noch!!!)! Das Protokoll wird daher ad hoc  live abgestimmt (bei Sport- und Musikevents ist „live“ ein Muss, hier eher störend). Nun sind alle da und auf dem gleichen Informationsstand was auf dem letzten Meeting passiert ist. Dann kann es in die nächste Runde gehen und die Kollegen werden auf den aktuellen Stand der Ereignisse seit dem letzten Meeting gebracht.

Schon geht es los mit der eigentlichen Agenda. Der erste inhaltliche Punkt ist schnell abgearbeitet, der zweite kann wegen der nicht-Teilnahme des Chefs (siehe oben) nicht besprochen werden (hier sieht man tendenziell die nicht vorhandene vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Abteilung), der dritte wird verschoben, da der Kunde oder wer auch immer noch nicht soweit ist usw. Am Schluss, kurz vor dem Ende des Meetings noch schnell die sonstige Themen, die nun zu einem Überziehen der geplanten Zeit führen und somit die nachfolgenden Termine und Meetings in Bedrängnis bringt.

Lösung: Kultur ändern, Räume für die menschlichen Bedürfnisse attraktiver machen und ein Wiki für die Agenda!

OK, Kultur und Räume ändern wir jetzt nicht bzw. nur ein bisschen. Aber die Agenda und somit die Vor- und Nachbereitung und die Durchführung können mit einfachen Mitteln verbessert werden.

Der einfache Trick ist, das die Agenda nicht in einer statischen Form in ihrer der Unvollständigkeit  verschickt wird und erst beim Zusammentreffen angepasst werden kann. Die einladende Person verschickt keine E-Mail mit der Agenda – oder noch besser eine PDF Dokument innerhalb der E-Mail, sondern erstellt ein Wiki und trägt dort die zu dieser Zeit bekannten Themen und das Protokoll ein.

Die potentiellen Meetingteilnehmer haben nun die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ergänzen, ihre eigenen Tagungsordnungspunkte hinzuzufügen (ja, wir arbeiten hier mit erwachsenen Menschen und die dürfen selbständig ihre Punkte ergänzen bzw. bearbeiten >>>  Kulturwandel) und weitere Informationen bereitstellen.

Warum das Ganze – ganz einfach: Das Meeting wird nun anhand mit einer abgestimmten, vollständigen und durch die Teilnehmer optimierten Agenda durchgeführt.

Es hört sich so einfach an und ist es letztendlich auch. Einige werden das auch schon so oder ähnlich vollziehen, aber viele Unternehmen bzw. die Mitarbeiter sind noch weit davon entfernt, sich entsprechend zu verändern.

Der letzte Satz macht es leider sehr deutlich (obwohl diese  Person ganz begeistert von unserer Lösung war): „Kann meine Sekretärin darauf dann auch zugreifen, damit sie es …!“

Das wollte ich dann nicht mehr hören.

Digitale Transformation – Ein Zug, der die Fahrt aufnimmt!

Und je nachdem wie man sich als Unternehmen und Mitarbeiter/Manager positioniert sitzt man auf dem Zug oder man sieht ihn auf sich zu rasen.

Aktuell gehen Schätzungen davon aus, dass jedes zweite Unternehmen vom Wandel durch die Digital Transformation betroffen sein wird. Die ersten Branchen hat es bereits getroffen. Plötzlich tauchen neue Mitbewerber auf, die auf dem bisherigen Radar nicht zu sehen war. Haben sich in den vergangenen Jahren BMW, Audi und Mercedes ein Kopf-an-Kopf Rennen geliefert und sich nach jedem Modellwechsel in ihre jeweiligen Klasse die Führung für einen kurzen Zeitraum erkämpft oder VW mit Toyota um die weltweite Marktführerschaft gerungen, so sind neue Namen im Wettbewerb aufgetaucht, mit denen bisher keiner gerechnet hat: Tesla ist der Inbegriff für E-Mobilität, Google für das selbstfahrende Auto und auch Apple hat angekündigt beim Thema Mobilität ein Wörtchen mitzureden.

Jeder Unternehmenslenker kann sich selbst ein Diagramm an die Wand malen und sich überlegen, ob, wann und wie heftig der Einschlag erfolgen wird. Produziert das Unternehmen Produkte, die in irgendeiner Form Daten, die auf das Verhalten der Anwender Rückschlüsse zu lassen, können sie damit rechnen, dass sich ein neuer Mitbewerber darauf stürzen wird.

Obwohl das Thema in aller Munde ist, hat man bei vielen Unternehmen nicht das Gefühl, dass sie die Veränderungen kommen sehen und darauf reagieren. Dabei gibt es in jedem Unternehmen Mitarbeiter, die sich damit auseinandersetzen und etwas bewegen wollen. In einem Gespräch teilte mir ein Angestellter eines Unternehmens mit, dass er die Artikel über Wandel, Chancen, Zukunft, Digitalisierung usw. nicht mehr liest. Er sieht so viele Chancen für sein Unternehmen; kommt er jedoch nach der Lektüre am nächsten Morgen wieder an den Arbeitsplatz, wird jeglicher Enthusiasmus sofort gestoppt.

Aber wie können Unternehmen die Digitale Transformation als Chance nutzen?

  1. Die Veränderungen erkennen, den Blickwinkel verschieben!

Schaut man wie bisher von seinem Büro – wichtig hierbei vor allem die Anzahl der Fenster und der Verteilung über zwei Fronten – auf die Dinge, wird man keine Veränderungen sehen. Sitzt man weiterhin in Reih und Glied in Meetings und arbeitet die Agenda ab, wird sich nichts verändern.

Öffnen Sie sich für neue Gedanken, nutzen Sie neue Formen der Kommunikation und der Zusammenarbeit und brechen Sie die Silos ihrer Gedanken, Ihrer Organigramme/Hierarchien und Ihrer bisherigen Arbeitsweisen auf.

  1. Vieles wird sich verändern, aber nicht alles!

Ein Widerspruch in sich, aber die Voraussetzung für den Wandel. Schaffen Sie den Spagat zwischen Bewahrung und Veränderung. Vieles muss sich bewegen und gleichzeitig brauchen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Erfahrungen für den Weg in das neue Zeitalter.

Nehmen sie ihre Mitarbeiter und ihr Management mit auf diese Reise. Finden sie heraus wer den Wandel vorantreibt, das sind nicht nur die hippen und jung-dynamischen. Das sind die, die vorne weg gehen, experimentierfreudig und offen sind. Geben Sie Ihnen den Raum und die Freiheiten befreien Sie vom engen Korsett des jetzigen Daseins in Ihrem Unternehmen.

Finden Sie heraus wer bereit ist sich zu verändern und sich weiterzuentwickeln. Das sind ca. 2/3 in Ihrem Unternehmen und die finden Sie in allen Bereichen und Ebenen. Erklären Sie Ihnen was passiert und wozu man sie braucht und brauchen wird.

Und finden Sie aber auch heraus, wer blockiert und den Status nicht verändern will.

Für diejenigen, die auf dem Zug sitzen, wird sich vieles zum Positiven verändern. Es kommen so viele spannende neue Dinge, Produkte und Möglichkeiten auf uns zu, von denen wir noch gar nicht wirklich wissen, was das alles sein wird. Aber es ist so wie vor 10 Jahren: Plötzlich gab es ein iPhone! Und kaum etwas hat unser Leben so verändert wie dieser kleine Taschencomputer mit Telefonfunktion. Nun stellen Sie sich mal vor, dass diese Veränderungen in allen unseren Lebensbereichen kommen werden.

 

Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.

Und es gibt sie immer noch: Die 10 größten Cloud-Mythen

Es funktioniert immer wieder. Man geht in eine Runde von ITlern, die für ein Anwenderunternehmen arbeiten. Ein kurzer Kommentar, dass die Cloud die Zukunft ist und schon geht die Diskussion los. Es ist aktuell das Reizthema Nummer 1 in den Rechenzentren. Bereits nach ein paar Sätzen bilden sich klare Fronten. Pauschalisierte Argumente werden ausgetauscht, als wahr und als unantastbar definiert. Die darauf folgenden Gegenargumente haben auf diese Weise sofort an Aussagekraft verloren.

Die am häufigsten genannten Pro- und Kontra-Argumente – vereint in einer Top 10 Liste:

Top 1: Die Daten sind in der Cloud per se (un)sicher!

Notebooks, die Hersteller-eigene Trojaner vom Werk aus mitbringen – Firewalls, die durch Geheimdienste „erweitert“ wurden – Festplatten, die sehr sendefreudig sind und Kontakt mit „zu Hause“ aufnehmen – USB-Sticks, die Daten von Rechnern absaugen und bei nächster Gelegenheit auch nach „Hause“ senden.

Sicherheit lässt sich nicht mehr so eindimensional definieren. Das Thema ist sehr viel komplexer und kann nicht durch den Weg in Cloud mit ist „besser oder schlechter“ beantwortet werden.

Top 2: Mit der Cloud lassen sich keine/alle Anwendungen und damit Probleme lösen!

Es werden für jegliche Aufgabenstellungen und Industrien Cloud-Lösungen angeboten. Die schnelle Bereitstellung und Umsetzung, niedrigere Kosten u.v.m. sprechen für die Cloud. Trotzdem gibt es nicht nur einen Weg. Unternehmen sollten die Chance nutzen und aus der Vielfalt der Angebote der Public/Private Cloud sowie dem klassischen Hosting ihre optimale Lösung entwickeln.

Top 3: Die Anwender können das nicht entscheiden (tun es aber)!

Immer öfter kommt es vor, dass Fachabteilungen sich ihre Lösungen in der Cloud selber suchen. Ist die IT eines Unternehmens für ihre Blockadehaltung bekannt, wird diese nicht eingebunden. Es ist nicht mehr notwendig. Möchte die IT nicht auf das Abstellgleis geschoben werden, muss sie sich wandeln und ihre Rolle als Dienstleister neu definieren. Die Fachabteilungen brauchen auch in Zukunft qualifizierte Beratung, damit sie nicht nur den Aussagen der Cloud-Anbieter vertrauen müssen.

Top 4: Der Weg in die Cloud ist eine Sackgasse/der Weg in die Freiheit!

Die Geschichte der IT ist voll von Sackgassen. Kaum ein Hersteller hat in der Vergangenheit oder aktuell einen Weg raus aus der eigenen Software angeboten. Einige wenige Anbieter nutzen in der jeweiligen Lösungswelt die Ausstiegsoption aus ihrer Anwendung als Positionierung gegenüber anderen Marktbegleitern.

Nur wenn sich die Hersteller gemeinsam einen Mehrwert von Standards, Open Source und offenen Strukturen versprechen, gibt es diese Option.

Daher: Die Gefahr der Abhängigkeit ist vorhanden, aber sie war schon immer da. Der Anwender muss immer wieder für sich selbst entscheiden, wie groß die Vor- bzw. Nachteile einer möglichen Abhängigkeit sind.

Top 5: Die Verfügbarkeit ist viel schlechter/besser!

Das ist eigentlich kein großer Diskussionspunkt, denn die Verfügbarkeit kann man messen! Da muss sich die eigene IT der Herausforderung stellen. Die Cloud-Anbieter sind auch nicht frei von Ausfällen und Fehlern. Immer wieder entstehen Ausfälle durch falsch gesetzte Parameter oder die Systeme sind durch Fehler auf dem Weg von der Cloud zum Anwender nicht erreichbar.

Die geforderten Werte für die Verfügbarkeit kann man festlegen und messen. Diesen Vorgaben müssen sich sowohl die eigene IT wie auch die Cloud-Dienstleister stellen.

Top 6: Unsere Prozesse sind zu komplex, um in einer Software, die „alle“ nutzen, abgebildet zu werden!

Vielleicht fängt man als Anwenderunternehmen erst einmal bei sich selbst an und überdenkt die eigenen Prozesse. Denn auch die Abbildung in selbstbetriebenen Anwendungen kann sehr komplex und damit sehr teuer werden. Die Cloud-Lösungen bieten häufig ausgefeilte Konfigurationsmöglichkeiten, um die Wünsche aller Kunden, die ja per Definition mit der gleichen Software arbeiten, zu ermöglichen.

Top 7: Die Cloud ist immer billiger!

Wenn alles passt, dann ist die Cloud sehr wahrscheinlich preiswerter. Aber dieser Preis setzt sich aus vielen Komponenten zusammen. Steht zum Beispiel keine optimale Lösung für das eigene Geschäftsmodell zur Verfügung, sind die Folgekosten enorm (werden aber wahrscheinlich erst sehr spät sichtbar). Unternehmen sollten die Option, in die Cloud zu gehen, als Anlass nehmen, objektiv die Kosten für die aktuelle IT und für die Cloud-Lösung aufzuschlüsseln. Nicht immer ist billiger auch seinen Preis wert!

Top 8: Dank der Cloud geht alles schneller!

Knappe Antwort: Nein. Sind die Anforderungen unklar, die Prozesse schlecht definiert oder passt die Lösung nicht zum Problem, kann die Cloud-Lösung auch keine Wunder vollbringen. Im eigenen Haus läuft das System dann aber auch nicht optimal.

Top 9: Wir brauchen keine eigene IT mehr!

Durch die Einführung von Cloud Services im Unternehmen wird es Veränderungen geben. Und wenn es Veränderungen gibt, heißt das auch, dass man sich als Betroffener bewegen bzw. verändern und weiterentwickeln muss.

Die bisherigen Erfahrungsberichte gerade von mittelständischen IT-Abteilungen zeigen jedoch, dass die gewonnenen Freiheiten bzw. Ressourcen endlich für lange liegengebliebene Projekte und Aufgaben eingesetzt werden können. Kaum eine IT-Abteilung hat nicht unter einer großen Arbeitsbelastung geklagt. Nun entstehen Freiheiten, die es zu nutzen gilt.

Top 10: Alle gehen in die Cloud! Wir auch bzw. Wir nicht! Basta!

Das wird so sicherlich nie jemand sagen. Die Punkte 1-9 zeigen ja, wie differenziert man den Weg in die Cloud betrachten muss. Aber trotz aller Statistiken, unendlich langer Entscheidungsmeetings, herumgereichter Papiere entscheiden sehr häufig das Bauchgefühl bzw. persönliche Interessen.

Den gesunden Mittelweg für die Entscheidung muss jedes Unternehmen für sich selbst finden.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Symantec.

Einer fehlt nach wie vor: der Community Manager

In vielen, „älteren“ oder besser gesagt in alten Strukturen agierende Unternehmen kommt das Thema moderne Kommunikationstools und –formen nicht wirklich zum Fliegen. Die Ursachen sind meist sehr vielfältig: Sei es, dass die Mitarbeiter den Nutzen darin nicht sehen, sondern nur den Mehraufwand; sei es, weil die Organisation und die Kultur nicht die dafür notwendige Basis bildet oder sei es, weil die Notwendigkeiten, die Aufgaben oder das Ziel nicht gegeben bzw. unklar definiert sind.

Supermann als PPT DeckblattNicht mehr abzustreiten und bereits vielleicht bewiesen ist, dass moderne „Social-Software“ für die virtuelle Welt und immer wieder angepasste Formen der Kommunikation im realen Leben die Zusammenarbeit fördern und die tägliche Arbeit erleichtert. Sinnvoll und produktiv umgesetzt unterstützen sie die Ziele des Unternehmens zu erzielen. Aber leider wird darauf bewusst häufig kein Wert gelegt.

Nach wie vor wird zuviel Zeit mit Unkenntnis, Unwissen und fehlender Unterstützung vergeudet!

Schaut man etwas genauer hin, so sieht man sehr oft, dass es den Mitarbeitern häufig am Wissen und den notwendigen Kompetenzen fehlt. Bis zu einem bestimmten Level kann hier sehr viel durch Schulungen, Anweisungen und Informationen kompensiert werden. Aber ab einem bestimmten Punkt oder Aufgaben werden Spezialisten benötigt.

Genau, richtig gelesen. Mitarbeiter brauchen Unterstützung bei der Kommunikation und der Zusammenarbeit, um ihre eigentlichen Aufgaben besser erledigen zu können. Seit ein paar Jahren setzen sehr große Unternehmen, die die Notwendigkeit erkannt haben, auf die Ausbildung und die Unterstützung durch Community Manager.

Community Manager haben vielfältige Aufgaben, vergleichbar einem Projekt Manager. Vieles können die Anwender selber erledigen, aber wenn ihnen die Kompetenz oder die Zeit fehlt, dann bekommen sie Unterstützung von einem dafür ausgebildeten und verfügbaren Experten. Community Manager sind Netzwerker, Trainer, Coach, Ausführende, verstehen etwas von Internet-Technik und Multimedia, sind methodisch versiert, kennen die Prozesse des Unternehmens und vieles andere mehr. Sie sind echte Multifunktionstalente im Internet und im „echten“ Leben. Sie bilden die Flanken, damit ihre Kollegen ihre Arbeit erledigen können. Der hier vorgestellte Community Manager geht weit über das Thema Social Collaboration hinaus. Die Aufgaben umfassen einen viel größeren Bereich.

Beispiele gibt es zuhauf! Der Einsatz rechnet sich!

Schwierig ist es häufig, den Entscheidern entsprechende Argumente zu liefern, warum eine zusätzliche Person für eine vermeintlich nicht produktive Stelle eingestellt werden soll.

Aber die Beispiele sind schnell bei der Hand:

  • Schlecht vorbereitete und durchgeführte Meetings:
    Anzahl Personen mal Durchschnittlicher Stundenlohn mal der Zeit, die Aufgrund falscher Agenda, fehlerhafter Technik, schlechter Moderation, unzureichender Dokumentation und Ausführung verbraten wird! Da kommt eine ordentliche Summe heraus.
  • Eigenentwicklung statt Nutzung vorhandener Ressourcen:
    Je größer das Unternehmen wird, desto schwieriger wird es, die richtigen Personen zu kennen. Hier hilft die Erfahrung und das Netzwerk des CM
  • Suche nach …. :
    Wie viel Zeit wird jeden Tag vergeudet, weil man etwas nicht weiß oder nicht kann.
    Der Community Manager weiß nicht alles und kann auch nicht alles bedienen. Aber er kennt jemanden!

Community Manager sind viel mehr wie die Supporter für eine Social Plattform. Ihr Know-how, ihre Erfahrungen und ihr Engagement sorgen dafür, dass Teams, Abteilungen und Unternehmen besser ihren eigentlichen Aufgaben nachgehen können.

Noch ist es vielen Unternehmen zu teuer, sie bezahlen lieber die versteckten Kosten.

 

Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.

 

Mein Wunschzettel 2015 – (fast) alles von Microsoft

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1. Mobil Phone

Fangen wir mit dem kleinsten Gerät an: Nokia Lumia 1520. 

Warum: Ich brauche ein etwas größeres Gerät. Ich habe das Gefühl, dass meine Finger breiter und meine Augen schlechter werden. Das letztere stimmt leider :-(. Außerdem soll es eine gute Kamera mit an Bord haben und es darf soll nicht mehr Apple sein. Ich brauche da mal ganz dringend Abwechslung.

2. Tablett

Da nehmen wir das Surface Pro 3

Warum 1: Ich habe mich an die Bedienung des Surface gewöhnt – zuhause nutzen wir ein Surface 1. Mir gefällt, wie ich als Benutzer die Möglichkeit habe, mit den Anwendungen zu arbeiten, diese hinzuzufügen, zu sortieren und aufzurufen. Einiges ist noch nicht so ganz stimmig in der Bedienung, z.B. ist das Office-Paket einfach nicht Touch-tauglich. Aber ich gehe davon aus, dass mit der Version 10 des Betriebssystems Microsoft dort einen großen Sprung nach vorne machen wird und das ganze System jetzt noch runder laufen wird.

Warum 2: Die Stiftbedienung ist der Hammer. Ich habe in einem Elektrokaufhaus für Doofe das Gerät mit meiner Liebslingssoftware Bamboo testen können und bin begeistert.

3. Notebook

Hier habe ich auch schon einen würdigen Nachfolger für mein betagtes Notebook Lenovo X220 gefunden: Lenovo Yoga Thinkpad 15

Warum: Ich mag die Touch-Bedienung, ich skizziere viel mit meinen Stift und ich möchte gerne als Vielschreiber endlich wieder mehr Platz auf dem Monitor haben. Daher kommen mir die 15 Zoll gerade richtig. Auch die Tastatur ist groß und hat einen eigenen Zahlenblock. Außerdem gefällt mir die Qualität der Geräte und die die Haptik der Tastatur von Lenovo.

Sollte allerdings ein Surface Pro3 vorher schon bei mir einziehen, würde ich – zur Not – auch ein Yoga Notebook ohne Stiftbedienung nehmen. Ach ne, ich möchte das auf beiden Geräten haben.

4. Whiteboard

Da hat Microsoft gestern den Hammer vorgestellt: Microsoft Surface Hub.

Ich liebe Whiteboards. Ich finde es elendig, bei Meetings und in Workshops mit Notebooks etwas über den Beamer zu präsentieren, nichts interaktiv vor dem Publikum bearbeiten und keine Notizen machen zu können. Kommen Flipcharts zum Einsatz werden anschließend die Telephone-fähigen Kameras gezückt und alles wird abfotografiert und per Mail an alle Teilnehmer verschickt. Ein Elend, wie gesagt.

Das Surfce Hub hat Touch, ist groß in der einen Version und noch größer in der anderen. Multi-Stifteingabe und Videokonferenz inklusive Applikation Sharing ist inklusive. Bombe. Und ist man mit der gemeinsamen Arbeit fertig, geht es – wohin auch immer, das Notebook, das Tablett oder das Handy werden gezückt und man kann daran weiterarbeiten. Beim nächsten Treffen geht es dann auf dem Riesenteil wieder weiter. Nochmal Bombe.

Microsoft hat gestern seinen neuen Produkte vorgestellt: das neuen Windows, das Surface Hub und vieles andere. Mich beeindruckt, dass Microsoft so weit ist bei der Realisierung einer einzigen Betriebssytemwelt, die miteinander interagiert, ähnlich zu bedienen ist, alles Moderne mit beinhaltet, super aussieht. Ich bin ja selten frei von Zweifel, aber im Moment sehr positiv beeindruckt und ohne Mecker. Ich bin gespannt wie Microsoft die Entwicklungen weiter vorantreiben wird.

Jetzt muss ich erstmal zum Bankschalter und die aktuellen Kontoauszüge holen gehen und vielleicht mit dem ein oder anderen der dortigen Mitarbeiter ein Gespräch führen, um mir meine Wünsche zu erfüllen. Bei der Liste wird schon ein stattlicher Betrag zustande kommen.

PS: Vielleicht bleibt ja noch Geld für die Holo Brille übrig. Eher nicht, aber die hätte was.

Zurückblickend geht es ins neue Jahr

Endlich geht es wieder los. Ich stehe am kältesten und windigsten Bahnhof Deutschlands für meine erste geschäftliche Reise in diesem neuen Jahr. Und das beginnt so, wie ich es im alte Jahr sehr häufig erdulden durfte: Wartend auf den ICE. Nun, wollen wir mal nicht alles schlecht reden. Gab ja auch sehr viel Gutes im vergangenen Jahr – Zeit für eine kleine Bestandsaufnahme.

Nachdem die ersten beiden Jahre meiner Selbständigkeit von der Suche nach dem richtigen Weg, Aufbau der dafür notwendigen Kompetenzen, Erweiterung meines Netzwerkes, erste Versuche in ganz neuen Themen, Wiederentdeckung alter Themen und dem finden eines “Arbeitsplatzes” geprägt waren, war das vergangene Jahr das Jahr, wo ich das Gefühl hatte, dass es kontinuierlich aufwärts ging. Auch wenn das Frühjahr noch sehr schwierig und durchwachsen war.

Begonnen hat alles damit, dass ich endlich einen Ort zum Arbeiten gefunden habe, der so ziemlich meinen Vorstellungen eines modernen und für mich geeigneten Arbeitsplatzes entspricht. Ende 2012 war ich bei Crisp Research zur Gründungsfeier eingeladen worden. Daraus entwickelten sich sehr gute Gespräche und das Angebot von Carlo Velten und Steve Janata ein Büro in ihrem Reich zu beziehen und dann auch noch als Analyst einzusteigen. Diese Offerte habe ich angenommen und die ersten Ergebnisse und die Resonanz auf meine Arbeiten waren sehr positiv.

Wenn man alleine in die Selbständigkeit aus einem Job im öffentlichen Dienst startet, ist es – so zumindest in meinem Fall – sehr schwierig, die richtigen Partner zu finden mit denen man etwas gemeinsames entwickelt. Ich hatte viele Gespräche und Kontakte mit tollen Leuten und Unternehmen, aber leider fehlten immer ein paar Prozentpunkte, um gemeinsam weiterzumachen. In der Regel trifft man sich ein paar Mal und schaut ob es passt oder nicht. Leider knackte es im letzten Jahr bei einem dieser Versuche deutlich in der bisher sehr guten Beziehung. Umso mehr hat es mich gefreut, dass mich der “Andere” bei unserer nächsten Begegnung – ohne viel Worte zu verlieren – bei der Begrüßung in den Arm genommen hat. Dafür Danke ich dem “Anderen” sehr.

Das ganze Team von Crisp Research hat mich von Anfang sehr beeindruckt. Coole Typen, hohes Tempo und ein klarer Weg. Dafür, dass Crisp erst ein Jahr alt ist, wurde bereits sehr viel bewegt, der Bekanntheitsgrad wurde enorm nach oben geschraubt und tolle Projekte mit sehr renommierten, aber auch weniger bekannten Unternehmen wurden durchgeführt. Wenn ich die Zeilen gerade so schreibe, freue ich mich nach wie vor wie Bolle ein Teil davon zu sein. Das ist einer der Bereiche, den ich in diesem Jahr weiter ausbauen werde.

In meinem angestammten Bereich gab es im vergangenen Jahr einige tolle, lehrreiche (für beide Seiten) Projekte bei verschiedenen Unternehmen. Noch immer ist das Thema Einführung und die Etablierung von Social Collaboration Plattformen in Unternehmen relevant. Im Sommer habe ich den Zuschlag für ein sehr großes Projekt bei der Firma Linde Gas in München erhalten. Für mich ist es das erste Mal für ein Unternehmen dieser Größe zu arbeiten – eine echte Herausforderung. Ich darf dort in einem Unternehmensbereich das Thema “Wissensmanagement” und “Social Business” im IBM Umfeld voran treiben. Wissensmanagement gehört für mich zu denen wiederentdeckten Themen. Ich habe mich in den 1990iger Jahren damit sehr intensiv beschäftigt. Nun ist es wieder in seiner ganzen Breite bei mir angekommen.

Immer wieder kommt bei mir der Gedanke hoch, dass ich mich doch wieder nach einer festen Anstellung umsehen könnte. Der einzige Grund dafür wäre, dass es monatlich wieder ein regelmäßiges Einkommen und ein paar andere Annehmlichkeiten –  wie ein neues Handy, bezahlte Reisen und ein Auto – gibt. Der Preis dafür wäre allerdings aus meiner Sicht für mich sehr hoch. Ich genieße es nach wie vor selbst darüber zu entscheiden, was ich wann mit wem mache. Vielleicht warte ich noch 5 Jahre und gehe dann als Beamter zurück zum Staat. Da soll es ja immer schwieriger werden mit der Besetzung von Stellen. In Hessen kann man da bis zum 52. Lebensjahr einsteigen. Dann sitze ich den Rest meiner Zeit ab und sichere mir meine Altersvorsorge. Genug gescherzt, bleiben wir ernst und sachlich.

Im jetzt beginnenden Jahr werde ich mich – hoffentlich – wieder meinen Vorstellungen, Ideen und auch Träumen entsprechend weiterentwickeln. Ich habe das mal in die fünf Bereich geclustert.

image(1) Analysten-Dasein  – Social Collaboration, User Experience & Talent Management 

Das erste von den beiden Themengebieten ist nicht mehr ganz so hipp, denn es hat sich mittlerweile als Standard in vielen Unternehmen etabliert. Es kommen jedoch weiterhin ständig neue und erweiterte Plattformen und Tools auf den Markt und die Notwendigkeit für eine gute Kommunikation und optimierte Zusammenarbeit wird es in Unternehmen immer geben – egal mit welchen Werkzeugen.

Talent Management ist bereits bei vielen Unternehmen ein großes Thema und es wird die kommenden Jahren die Entwicklungen in den Unternehmen prägen. Gerade erst heute Morgen habe ich mit einem Freund darüber gesprochen, dass seine Firma hier aktiv wird und ein “Co-Working Space” aufbaut, um das Thema voranzutreiben und sich fit für die Zukunft zu machen.

Beide Bereiche sehe ich in meiner Tätigkeit in seiner ganzen Breite als Thema an: Sowohl im täglichen, realen, nicht-computerisierten gemeinsamen Arbeiten über die Nutzung von Tools und Plattformen bis hin zur Gestaltung von Organisationen und der Optimierung von Prozessen. Zu einer Software-Lösung für die Entwicklung von “Talenten” gehört ebenso die Veränderung der Zusammenarbeit z.B. in Meetings und in Projekten oder dem täglichen Arbeitsplatz. Darüber schreibe und analysiere ich und setze mich mit den IT-Herstellern auseinander oder begleite Unternehmen bei ihrem Einsatz.

Als jemand, der fast den ganzen Tag mit verschiedenen Tools und Plattformen arbeitet, diese nutzt, testet und vergleicht wird eine gute User Experience, ein schickes Layout, nachvollziehbare Funktionen und eine moderne, intuitive Benutzerführung immer wichtiger. Noch bevor ich mich an eine neue Anwendung setze, gehen bei mir die ersten Warnsignale an. Es gibt mittlerweile so geile Technologien um den Benutzer zu beglücken, aber leider wird zu oft noch aus den verschiedensten Gründen darauf verzichtet. Dagegen muss muss man, also ich, etwas tun.

(2) journalistische Tätigkeiten – allgemeine IT-Themen

Durch einen meiner Netzwerkkontakten bin ich zu der Aufgabe gekommen, regelmäßig zu bestimmten IT Themen Blogbeiträge zu schreiben. Da ich mittlerweile mit viel Genuss schreibe und mich dazu auch gerne immer wieder in neue Themen einarbeite, ist das eine sehr gute und für mich erfüllende Ergänzung meiner anderen Tätigkeiten. Es ist ein Job, der sich immer weiterentwickelt – ich erhalte immer mehr Feedback zu meinen Beiträgen und die Zugriffszahlen auf meinem Blog haben sich im vergangene Jahr vervielfacht.

(3) Consulting-Aufgaben – Social Business in Unternehmen einführen und entwickeln – Social-Workflow Anwendungen konzipieren

Das ist das, was ich bereits seit meiner Ausbildung zum DV-Kaufmann in der alten Bundesrepublik immer wieder und auch sehr gerne mache. In das Thema Social bin ich über das Thema E-Learning bereits sehr früh eingestiegen. Aber auch die anderen, “alten” Themen wie Groupware und Workflow und – wie bereits erwähnt – Wissensmanagement sind nach wie vor aktuell, jedoch ergeben sich neue Möglichkeiten und Herausforderungen durch neue Technologien wie “Mobil”  und “Cloud” und durch die vielfältigen Veränderungen in unserer Arbeitswelt.

Sich gemeinsam mit der Fachabteilung hinsetzen und den Prozess optimieren und das Ergebnis zusammen mit den Entwicklern in ein Stück (Social-)-Software gießen, gehört nach wie vor zu einer meiner liebsten Aufgabe.

(4) Workshops etablieren– Storytelling – Visualisieren – Präsentieren

Diese drei “Fähigkeiten” nutze ich schon eine ganze Weile in meinen Consultingprojekten, aber bisher hat es nicht dazu gereicht, dass ich dazu ein ausgearbeitetes Konzept und damit ein verkaufbares Angebot entwickelt habe. Ich mache einfach gerne Workshops und begleite sehr gerne Menschen bei ihrer persönlichen Entwicklung. Außerdem gehören diese drei Fähigkeiten – aus meiner Sicht – elementar zu den Themen Social Collaboration und Talent Management.

(5) Moderationsaufgaben ausbauen – Moderieren – Coachen und Begleiten

Immer wieder übernehme ich in Projekten und bei Veranstaltungen die Moderatorenrolle. In den vergangenen Jahren unter anderem auch auf der Cebit. Es ist eine große Herausforderung, aber auch ein großer Spaß, die dahintreibende Masse an Besuchern für eine kurze Zeit einzufangen und ihnen kurz und knapp die Message zu vermitteln. Ausschlaggebend, das Thema Moderation wieder mehr in den Vordergrund zu stellen, war aber die Mitgliederversammlung der DNUG. Es ging hoch her und es wurde intensiv über die Auflösung, die gemachten Fehler und die Perspektiven für die Zukunft diskutiert. Ich habe dort die Rolle der Moderation übernommen und dafür sehr viel Zuspruch erhalten. Es fällt mir leicht, ich mach es sehr gerne, also mehr davon.

Wie das so ist mit der Vielfalt in einer geordneten Welt

Wenn man das so liest, hört sich das nach einer großen Breite bei geringem Tiefgang an. Stimmt, zumindest teilweise. In jedem dieser Themenkomplexe gibt es Menschen, die das viel besser können wie ich. Ich bilde dafür aber die Klammer, zeige die Zusammenhänge auf und kann über den oftmals viel zu kleinen Tellerrand sehen und spreche das dann auch aus. Ich bewundere immer wieder die klar strukturierten Menschen, die ihre feste Aufgabe, ihren Weg und ihren geregelten Ablauf haben. Dann fällt mir wieder ein, dass meine Synapsen dafür nicht die notwendigen Verknüpfungen haben und bleibe dann voller Freude wieder in meinem Leben.

Ich bin sehr optimistisch, was das neue Jahr angeht. Ich bin mir sicher, dass der Weg, den ich beschreite, weiterhin zahlreiche Kurven und Abzweigungen haben wird, aber es ist der richtige. Es warten noch so viele neue Kontakte, Aufgaben und Herausforderungen auf mich. Es würde mich sehr freuen, den einen oder die andere auf diesem Weg zu treffen und ein Stück gemeinsam zu gehen,

Schlüsselfaktoren für das agile Rechenzentrum

Wie immer sind die Zeiten für IT Entscheider sehr schwierig. Waren es in der Vergangenheit die starken Restriktionen bei der Auswahl neuer Systeme, ist es nun die große Vielfalt, die die Entscheidungen so schwer machen. Hat man sich in der Vergangenheit nach langen Diskussionsprozessen endlich für einen Weg entschieden, musste man daraufhin den Anbieter X auswählen, der aber nur auf dem System y mit der Datenbank Z zu betreiben war. Das hatte wieder zur Folge, dass neue Hardware angeschafft werden musste, der oder die Datenbankadministrator/en noch ein System kennenlernten und die weiteren, von der Entscheidung betroffenen Systeme mussten auch entsprechend weiterentwickelt und angepasst werden. Das bisherige Sicherheits- und Authentifizierungsverfahren passt nun nicht mehr und auch das Backup möchte die neue Anwendung gerne etwas näher kennen lernen. Letztendlich musste noch das Controlling davon überzeugt werden, dass die Mittel aufgestockt werden, da die benötigen Kapazitäten nur schwer zu kalkulieren sind und daher entsprechende Puffer mit einzuplanen sind  usw. usf.

An dieser Vorgehensweise ändert sich aktuell sehr viel. Vielen neue Entwicklungen, wie z.B. Cloud Services, neuen Speichertechnologien oder auch massive Verbesserungen beim Energieverbrauch der eingesetzten Hardware, eröffnen komplett neue Perspektiven und Chancen  für die IT Entscheider. Wichtige Gründe für die Wandlung von einer statischen Infrastruktur und auch Denkweise hin zu einem agilen Rechenzentrum sind die schnellere Anpassung an die vom Business getriebenen Veränderungen, eine geringere Bindung des Kapitals sowie die Schaffung von Freiräumen, um die IT wieder in die Prozesse der Fachabteilungen zu bekommen.

Folgende Schlüsselfaktoren sind für den Aufbau eines agilen Rechenzentrums relevant:

  1. Das Festhalten an lieb gewonnen Abläufen vs. verantwortungsvolles Verhalten

In vielen Diskussionen über den richtigen Weg in ein agiles Rechenzentrum kommen sehr schnell die negativen Seiten auf. Es wird darüber diskutiert, was nicht geht und gefährlich ist es sowieso. Einiges davon mag berechtigt sein. Vieles davon erfolgt jedoch auf Grund der Tatsache, dass wir Menschen uns nur ungern von „was-auch-immer“ trennen, wenn wir es kennen und vertrauen – egal wie umständlich oder unpassend es auch sein mag. Natürlich ist in der sich neu entwickelnden IT Welt nicht alles perfekt, rosig und auf Knopfdruck verfügbar. Aber sie bietet viel mehr Möglichkeiten der Optimierung, der Kosteneinsparung und der Potentialentwicklung wie die traditionelle, monolithische aufgebaute und trotzdem zerfletterte – sprich gewachsene – IT. Daher ist es eine Pflichtaufgabe für jeden IT’ler sich mit den anstehenden Veränderungen auseinanderzusetzen, um dem eigenen Unternehmen auch in Zukunft eine attraktive und optimale IT Versorgung zu gewährleisten – die Möglichkeiten sind da und vielfältig.

  1. Neue Berufsbilder entwickeln und Mitarbeiter qualifizieren

Selbstverständlich wird es auch in Zukunft Menschen geben, die sich im Detail darin auskennen, wo und wie welche Stellschrauben zu drehen sind, damit die Datenbanken, die Server oder die Anwendungen optimal betrieben werden können. Aber nicht mehr in dem Ausmaß wie sie zurzeit noch häufig in den Unternehmen anzutreffen sind. Dafür werden sich neue Aufgaben mit neuen Fähigkeiten und Kenntnisse entwickeln. Die IT Mitarbeiter müssen stärker die Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen, der eigenen IT, den Unternehmensprozessen und den externen Dienstleistern bilden. Sie werden sich vom Spezialisten hin zu Generalisten wandeln müssen. Ähnlich wie es in der Finanzabteilung Mitarbeiter gibt, die dafür sorgen, dass genügend liquide Mittel kurz-, mittel und langfristig für das operative Geschäft zur Verfügung stehen, wird es IT-Mitarbeiter geben, die dafür sorgen, dass die Kollegen kurz (!)- und langfristige IT Ressourcen erhalten, um im operativen Geschäft agieren zu können. Dafür sind aber neue Verfahren bei der Entscheidungsfindung notwendig.

  1. Agile Entscheidungswege etablieren

Auch in Zukunft wird nichts von heute auf morgen über das Knie gebrochen und ohne Abstimmung und die entsprechenden Entscheidungsprozesse entschieden werden. Aber seien wir mal ehrlich: Wie viele Entscheidungsvorgänge liegen aktuell herum, liegen schon sehr lange herum und kommen nicht zum Ende. Sie tauchen immer wieder in verschiedenen Planungspapieren, Meetings und Aktenbergen auf; sie blockieren anderen Vorgänge und schaffen Frustration bei allen beteiligten. Das hängt vor allem damit zusammen, dass in der Regel für neue Anforderungen Geld benötigt wird, Ressourcen bereitgestellt werden müssen und neue Abhängigkeiten geschaffen werden.

Viele Angebote gibt es heute ausschließlich in der Cloud. Die Fachabteilung benötigt von der IT nur noch das Netzwerk, eventuell PCs – Bring your own Device sorgt hier bereits für Alternativen – und eine Schnittstelle zum ID Management. Es gibt keine Installation mehr, keine neu anzuschaffende Hardware, keine Softwareanpassungen mehr stattdessen Konfiguration durch die Fachabteilung usw. IT’ler müssen ihre eigenen Herangehensweise überdenken und stärker auf die Anforderungen der Fachabteilungen und des Unternehmens eingehen. Ansonsten werden sie in Zukunft bei vielen Entscheidungen keine oder nur eine sehr geringe Rollen spielen.

  1. Entwicklung einer agilen Datencenter Strategie

Nicht alles wird in die wie auch immer geartete Cloud ausgelagert werden. Wie so häufig bei neuen Trends schlägt das Pendel erst in die eine Richtung und kommt dann wieder zurück, um sich dann – beeinflusst durch die neuen Entwicklungen – in einer neuen Mitte einzupendeln. Daher ist es wichtig, dass die IT eine neue Strategie entwickelt, die die neuen Entwicklungen aufgreift und agil auf neue Anforderungen reagieren kann. Es gibt dafür nicht einen goldenen Weg für alle Unternehmen, sondern individuell an die eigenen Anforderungen angepasste Strategien:

  • Was bleibt im eigenen Haus, was kann/muss in die Cloud?
  • Welche Technologien werden durch eigenes Personal zum Einsatz gebracht und betrieben, was kann extern vergeben werden?
  • Wo ist eine lange Bindung notwendig und wo nicht?

Bisher mussten IT-Verantwortliche Entscheidungen treffen, die mitunter sehr lange Auswirkungen hatten, sei es beim Kapitaleinsatz oder beim Einsatz der eigenen Mitarbeiter. Nun müssen sie immer häufiger Entscheidungen treffen, die eine nur kurze Vorlaufzeit haben, sich unter Umständen wieder schnell verändern und die sehr viel stärker mit Fachabteilungen und externen Dienstleistern abgestimmt werden müssen.

 

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Symantec.

Die übernächste Generation von E-Mail ist da: IBM Verse

Interessierte wussten es bereits seit einiger Zeit: IBM ICS wird mit der nächsten Produktvorstellung einen großen Satz nach vorne machen. Aber dieser Sprung ist dann doch sehr viel größerer geworden wie vermutet – sogar mit einer Landung im Stehen und einer perfekter Haltung. Alle Hochachtung vor dem, was IBM in einem Livestream der Weltgemeinschaft vorgestellt hat. Worum geht es eigentlich? Um nichts mehr oder weniger wie einen neuen E-Mail Client.

JON SIMON/FEATURE PHOTO SERVICE FOR IBM

Dachte man über einen langen Zeitraum, dass es eigentlich keine wirklichen Neuerungen geben kann beim Thema E-Mail, zeigt IBM, dass es doch noch viel zu verbessern gibt. Aber warum ausgerechnet die E-Mail? Die Antwort darauf ist eigentlich ganz einfach: Trotz aller Bemühungen neue Formen der Zusammenarbeit oder alternative Aufgaben- und der Terminverwaltungen zu etablieren, ist E-Mail nach wie vor das Kommunikationswerkzeug Nummer 1 in Unternehmen. Anwender kommunizieren damit ohne Schranken und Hürden mit Partnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Dateien werden damit verwaltet und es ist das mit Abstand größter Wissensarchiv. Von weiteren Einsatzszenarien wie Projektmanagement und CRM möchte man am liebsten nicht sprechen, aber die Realität ist oftmals so. Ein sehr wichtiger Vorteil – trotz aller Probleme – der E-Mail ist, dass jeder Anwender mit seinem persönlichen E-Mail-Client arbeitet und diesen kennt. Im Gegensatz dazu haben alle anderen Tools, wie z.B. die Social Plattformen, jeweils ihre eigene Oberfläche, ihren eigenen Zugang und ihre eigenen Regeln (die es zu erlernen gilt).

IBM traf vor über einem Jahr die Entscheidung, neben seiner Social Business Plattform wieder viel Geld in die bis dahin zurückgedrängte, fast vergessene E-Mail zu investieren. Um die E-Mail tatsächlich wieder nach vorne zu bringen, greifen die Entwickler tief in die eigene Trickkiste und ergänzen die neue Mail-Anwendung mit den bewährten Entwicklungen aus dem eigenen Haus: Analytics mit Watson, Social Business mit Connections usw. Das IBM Analytics und Social kann, ist weitestgehend bekannt. Das sie nun aber bei der User Experience im Browser und Mobil nicht nur aufgeholt sondern die Mitbewerber überholt haben, ist sehr bemerkenswert. Die hohen Investitionen in die neuen Design Zentren von IBM in Texas, und seit kurzem auch in Deutschland, und die Kooperation mit Apple haben bzw. werden sich auszahlen.

IBM integriert auf der vollständig neu entwickelten Oberfläche von der E-Mail über Kalender und Aufgaben bis hin zu Meetings, Filesharing, Instant-Messaging, Videochats und Social Network-Komponenten. Dabei bleibt der Arbeitsplatz immer sehr aufgeräumt und übersichtlich. Die Designer schaffen es sehr elegant, dem Anwender weitestgehend nur die Informationen und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die für die aktuelle Aufgabe benötigt werden.

Jeff Schick zeigt in seiner Live-Demo wie sich die Suche verändert hat. Anwender erhalten vom System unterstützt alle wichtigen Informationen, zum Beispiel zu einer Person, mit der man gerade an einem gemeinsamen Thema arbeitet. Mit der additiven Suche, von IBM “facetted search” genannt, und der vom System analysierten Mailbox erhält der Benutzer schrittweise alle relevanten Beiträge aus Mail, aus Chat, einem anderen Beitrag oder einer angehängten Datei. Jedes Suchelement enthält ein kleines “x”, so dass der Anwender bei der Suche nach relevanten Informationen sehr schnell(!) wieder einen Schritt zurück oder in eine andere Richtung gehen kann. Bei der Arbeit mit den gefundenen Inhalten erhält der Anwender nun alle Möglichkeiten die aktuelle Browser bieten und in Consumerprodukten schon lange etabliert sind. Dateien können nun einfach per Drag ‘n Drop in die Mail kopiert werden, Mouse-over Effekte stehen nun den Anforderungen entsprechen zur Verfügung und angehängte Inhalte werden nun im Browser dargestellt und müssen nicht mehr heruntergeladen werden. Wer das heutzutage als etwas Selbstverständliches ansieht, hat sicherlich Recht. Aber in den nach wie vor gängigen Unternehmensanwendungen jeglicher Couleur ist man davon oftmals noch weit entfernt.

Weiterhin haben die Entwickler das Klickverhalten der Anwender analysiert. Einige kleine Beispiele in der Demo zeigen, womit wir uns schon viel zu lange rumplagen, ohne es eigentlich zu bemerken. Wer ausversehen auf “Antworten an alle” geklickt hat, muss die Namen von Hand entfernen. Bei Verse reicht ein klick auf “Antworten” und alle Namen sind entfernt und nur der ursprüngliche Absender bleibt stehen. Oder der Anwender bemerkt, dass die Mail immer weitere Kreise zieht und die Kommunikation ineffizient wird. In diesem Moment erstellt dieser einfach einen Blogbeitrag und verschiebt den Inhalt und die anschließende Kommunikation dorthin. Auch verbinden die Entwickler die Mail mit einer Aufgabe, die man zu einem späteren Zeitpunkt erledigen kann. So gerät nicht aus dem Sinn, dass man den Kollegen am Ende der Woche noch eine Information zukommen lassen muss.

Es hört sich erst Mal alles im einzelnen nicht weltbewegend an, schließlich reden wir hier nur über einen E-Mail Client. Aber wenn man diese vielen vermeintlichen einfachen Hilfen gepaart mit dem neuen Layout und den analytischen Fähigkeiten des Systems in der Summe sieht, zeigt IBM einen E-Mail Client, der tatsächlich revolutionär ist. Man darf dabei nicht vergessen, dass das darunterliegende Backend-System weiterhin der Domino-Server ist und Unternehmen somit nahtlos die neue Anwendung zu der bestehenden Installation – sprich Investitionen – hinzufügen können.

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Etwas aufwendig und für den Anwender komplex zu programmieren ist einfach, Notes User wissen davon ein Lied zu singen. Aber einfach und pfiffig ist eine viele größere Herausforderung und IBM hat sie bewältigt. Da wir alle täglich viel Zeit mit E-Mails verbringen, wird sich dieser Aufwand lohnen.

IBM wird aller Voraussicht nach nicht nur die Software erneuern, sondern auch in anderen Bereichen neue Wege gehen. Es wird neue Bezahlmodelle geben und auch bei der Werbung wird es neue Angebote geben. IBM hat es mit der bisherigen Form der Werbung vermieden, dass man über die eigenen Produkte spricht. Daran wird sich etwas ändern. Auch bei der Bereitstellung der Software geht IBM einen neuen Weg. Ab sofort steht Verse ausgewählten Kunden in der Cloud auf ihrer eigenen Softlayer Infrastruktur zur Verfügung. Im neuen Jahr wird es dann allen Kunden in der Cloud zur Verfügung gestellt. Die IBM Entwickler können so sehr schnell Anpassungen am System vornehmen. Sobald ein bestimmter Reifegrad erreicht ist, werden dann – sicherlich vor allem in Deutschland sehnsüchtig erwartet – im Laufe des nächsten Jahres dann On-Premise Versionen zur Verfügung gestellt.

Man kann IBM nur gratulieren. Der Mut, in eine Commodity Anwendung, deren Verbreitung bei nahezu 100% liegt, zu investieren, wird sich mit dieser Anwendung auszahlen. Gemeinsam mit Apple rüstet sich IBM gegen Google und Microsoft. Es ist das klare Signal an den Wettbewerb, in diesem Segment wieder Marktanteile zurückzugewinnen zu wollen. Die Karten sind neu gemischt und IBM ist wieder im Spiel.

 

 

Artikel zur IBM Connect

ibm connect puzzle

  • itdaily: „Build a smarter enterprise“
    • „Dank neuer, analytischer Verfahren priorisiert die Software die arbeitsrelevanten Informationen, reichert sie automatisch mit internen und externen Informationen an, blendet Unwichtiges aus und stellt die passenden Tools zur Erledigung einer Aufgabe bereit.“
      – Wenn das mal gut geht?!?!?
  • pressrelations: Viel Neues von IBM zu Social Business, Cloud und E-Mail
    • „Das IBM Angebot für E-Mail, Chats, Meetings, Büro-Software und Content wird in diesem Jahr namentlich in das IBM Connections Portfolio integriert. Darüber hinaus plant IBM, Audio- und Video-Funktionen in hoher Auflösung basierend auf der Sametime 9 Technologie in Connections in der Cloud einzubinden.“
  • webgate: Hilft uns „Mail Next“ mit dem Dashboard anstelle der Inbox aus dem täglichen Mail-Drama?
    • „IBM wagt einen komplett neuen Weg, um mit Mail zu arbeiten: Die Inbox ist weg! Und auch die Folder gehören nicht mehr dazu. Frontend ist das Dashboard, ein Portal mit überrraschenden Arbeitsbereichen wie „Dinge, die ich für andere zu erledigen habe“, „Dinge, die andere für mich zu erledigen haben“ und etwa VIP-Mail. Hilft uns „Mail Next“ mit dem Dashboard anstelle der Inbox in Zukunft tatsächlich im täglichen Mail-Drama? „
  • Thomas Christinck: Einblicke in die Zukunft von IBM Connections
    • „IBM tritt mit dem slogan “organize anything” an.“
  • computerworld.ch: neues Notes und Mail in 2015
    • „IBMs verantwortlicher Manager für die früheren Lotus-Produkte, Craig Hayman, trug während der Eröffnungsrede zur Hausmesse «Connect» gelbe Schuhe.“
  • ARS: berichtet Ihnen von den Neuigkeiten zu den Messaging- und Collaboration-Lösungen aus dem Hause IBM
    • Mal ein paar neue Funktionen für Connections:
      • Integration von externen Stakeholdern
      • Erweiterung der Mobile-Funktionalität: Individualisierbare Navigationsleiste, Markieren von wichtigen Inhalten und einfacher Zugriff auf kürzlich aufgerufenen Inhalte
      • Neues Notification Center informiert Sie in Echtzeit über Neuigkeiten aus Ihren Activity Streams
      • Desktopintegration: Die Content Management-Funktionen können direkt aus dem Windows Explorer genutzt werden
      • Verbesserte User Experience: Individualisierbare Activity Streams, In-line Previews auf Dokumente, Anzeige von kürzlich aufgerufenen Dokumenten, uvm.
      • Verbesserte Suchfunktion ermöglicht schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente
      • uvm.
  • bluecue.de: Viel Neues von IBM zu Social Business, Cloud und E-Mail
    • „So hat zum Beispiel HootSuite, Anbieter einer Social Media Management-Plattform, eine neue Social Media-Anwendung geschaffen, die IBM Connections in das HootSuite Dashboard integriert. Damit können Nutzer Informationen aus ihren Corporate Social Networks über dieselbe Plattform einsehen und verwenden, wie den Content aus Facebook, Twitter, LinkedIn und anderen sozialen Netzwerken.“
      – Da bin ich als HootSuite Nutzer mal sehr gespannt drauf.
:)