Folgende Erfolgsfaktoren unterstützen den Erfolg bei der Einführung und beim dauerhaften Einsatz von Social Collaboration-Plattformen in Unternehmen:
Erfolgsfaktor 1: Prozesse optimieren und integrieren
Social Collaboration ist heute nicht mehr nur der Einsatz von Blogs und Wikis, um den E-Mailverkehr zu eliminieren. Vielmehr ist es – erfolgreich eingeführt – ein wichtiger Baustein der internen Kommunikation, des Wissensmanagements und der Unterstützung der internen und externen Prozesse.
Nur wenn die neuen Werkzeuge ein sinnvoller, transparenter und integrierter Teil der (Kommunikations-)Prozesse sind, werden die Plattformen erfolgreich eingesetzt und angewendet. Ansonsten ist es für die Mitarbeiter nur ein weiteres Stück Software, das sie bedienen müssen. Leider bestehen in den Unternehmen meist sehr viele Mauern in der real existierenden Architektur (Arbeiten in unkommunikativen Bürokomplexen) oder in den vorgegebenen, statisch in Beton gegossenen und oftmals nicht nachvollziehbaren Prozessen. Sie besteht aber auch sehr häufig in den Köpfen der Akteure, die eine sinnvolle Zusammenarbeit verhindern.
Ob die eingesetzte Lösung am Ende eine Plattform ist, die alles integriert und dem Anwender eine Oberfläche mit allen relevanten Informationen bietet oder ob die Social Komponenten sich in den verschiedenen Anwendungen einfügen, hängt von den Anforderungen, den Rahmenbedingungen und den Vorstellungen ab. Egal wie die Software aussieht, sie muss an die Bedürfnisse angepasst sein. Die Herausforderung ist, dass diese sehr unterschiedlich sind.
Erfolgsfaktor 2: User Experience
Die Nutzung der Social Collaboration Plattform beruht überwiegend auf der freiwilligen Nutzung durch die Anwender. Das bedeutet, dass die Oberflächen modern, selbsterklärend und attraktiv sein müssen.
Schaut man sich verfügbare Anwendungen im Unternehmenskontext an, die den Anwendern vorgesetzt werden, kann man das kalte Grausen bekommen. Die Eingabemasken sind unaufgeräumte Feldfriedhöfe, deren Sinn und Zweck sich häufig nicht erschließen. Funktionen sind in tief versteckt und nicht selbsterklärend. Eingaben sind nicht eindeutig und das Layout nähert sich bei manchen Plattformen eher der Steinzeit denn eines modernen Benutzerinterfaces an. Sie werden genutzt, weil sie genutzt werden müssen.
Mit der althergebrachten Herangehensweise schafft es ein Unternehmen nicht, dass die Mitarbeiter gerne in das System gehen, diese benutzen und auch mit ihrem Wissen füllen. Anwender sind in Zeiten moderner, mobiler oder Web-basierter Oberflächen nicht mehr gewillt, sich mit schlechten und komplizierten Anwendungen abzugeben – zu Recht.
Erfolgsfaktor 3: echte Mobilität
Beim Thema „Mobilität“ geht es leider meist nur darum ein schickes neues Gadget zu haben. Mobilität ist viel mehr. Mobiles Arbeiten ist dann gegeben, wenn Mitarbeiter jeglicher Hierarchiestufe und Aufgabe im Unternehmen auf die Kommunikationsplattformen und Produktionsanwendungen zugreifen können. Ein 7 Zoll-Tablet für jeden Mitarbeiter und flächendeckender Zugriff auf die Anwendungen scheint im ersten Augenblick teuer und unnötig zu sein. Aber bei genauer Betrachtung liegen hier die Vorteile von mobilem Arbeiten: die Kommunikationsfähigkeit wird verbessert, Prozesse werden beschleunigt und Wege vereinfacht.
Erfolgsfaktor 4: Community Manager einsetzen
Leider scheuen sich die meisten Unternehmen bei der Einführung eine Social Collaboration Plattform Geld in die Hand zu nehmen. Wozu auch? Facebook & Co sind auch kostenlos und werden von sehr vielen einfach so genutzt. Im Kontext eines Unternehmens spielen jedoch sehr viele andere Faktoren eine wichtige Rolle. Mal abgesehen davon, dass Facebook & Co aus vielen Gründen wie Sicherheit nicht in Frage kommen, haben diese Plattformen eine andere Zielsetzung. Im Unternehmen geht es darum, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben schnell und effizient erledigen können. Dafür benötigen sie die notwendige Unterstützung.
Erfolgsfaktor 5: Mitarbeiter begeistern
Eine Social Collaboration Plattform einzuführen ist nicht vergleichbar mit der Umsetzung eines Arbeitsprozesses. Vorgegebene Prozesse müssen von den Mitarbeitern eingehalten werden. Die Mitarbeit in einer „social Kommunikationsplattform“ ist immer freiwillig. Daher ist es notwendig, die Mitarbeiter von Anfang an auf die Reise mitzunehmen und zu begeistern. Das funktioniert über eine frühe Einbindung und der Möglichkeit, sich an der Gestaltung aktiv zu beteiligen. Weitere Faktoren sind Vertrauen in das Tun der Mitarbeiter, Transparenz und die aktive Beteiligung aller Hierarchiestufen.
Erfolgsfaktor 6: Zeit
Zeit ist ein Faktor, der in der modernen Wirtschaft keinen Platz mehr hat. Alles muss schnell gehen und Resultate sofort sichtbar sein. Leider ist das an dieser Stelle und bei diesem Thema einer der größten Fehler, die gemacht werden können. Alle erfolgreichen Unternehmen, die sich der Aufgabe Social Collaboration einzuführen gestellt haben, haben Höhen und Tiefen erlebt. Immer wieder musste das „Projekt“ erneut angeschoben und zum Fliegen gebracht werden. Erst wenn eine kritische Masse, die nicht konkret spezifiziert werden kann, an Personen, Veränderungen und Möglichkeiten erreicht ist, läuft die Nutzung wie von selbst. Aber das dauert und es kostet Geld, Ressourcen und Zeit. Aber der Erfolg wird vielleicht nicht messbar, aber auf jeden Fall sichtbar und spürbar werden.
Fazit
Das Thema Social Collaboration beschäftigt weiterhin die Unternehmen, sowohl die Hersteller wie auch die Anwenderunternehmen. Ein Ende der Entwicklung ist noch nicht zu sehen. Die technologische Basis und die vielfältigen Erfahrungen sind vorhanden, um erfolgreich Social Collaboration Plattformen in Unternehmen einzuführen.
Zum vollständigen Artikel: DER FOKUS LIEGT AUF DEM MITARBEITER