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Vom Record Management zur Information Governance

Seit Jahrzehnten geht es in den Rechenzentren vor allem darum, große Datenmengen zu verwalten. Waren es am Anfang noch sehr ausgewählten Datenbestände, die aufgrund teurer Speicherkapazitäten digitalisiert wurden, wird mittlerweile jegliche Information mehrfach abgespeichert und verwaltet. Über viele Jahre kam man beim sogenannten Records Management (Archivverwaltung) mit dem Erfassen, Speichern, Sortieren und wieder Bereitstellen der Daten aus. Die Anforderung zur Speicherung der Daten kam durch die eingesetzten Anwendungen. Die immer größer werdenden Datenmengen wurden von entsprechenden Systemen verwaltet und „gehütet“.

Das reicht heutzutage aber nicht mehr aus. Die Mengen an zu speichernden Daten sind schier unendlich geworden. Alle Systeme im Unternehmen, die mehr nur die dedizierten Anwendungen für den kaufmännischen oder den produktiven Betrieb, erzeugen mittlerweile unüberschaubare Menge an Daten. Daraus ergibt sich, dass die Anforderungen immer größer werden und das Thema Records Management nicht mehr nur eine Frage der IT ist, sondern alle Bereiche des Unternehmens betreffen. Es geht nicht mehr nur um Speichern und Abrufen, sondern auch um das analytische Auswerten, rechtliche Frage sowie um den gesamten Lebenszyklus. Es müssen neue Systeme und Frameworks entwickelt werden, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Bereits vor 10 Jahren haben sich in England die ersten Unternehmen mit der Information Governance beschäftigt und erste Konzeptentwürfe entwickelt. Nun nimmt das Thema aber auch bei uns immer mehr an Fahrt auf. Daher wird es auch immer wichtiger sich um neue Rahmenbedingungen Gedanken zu machen. Über das einfache Speichern und Verwalten von Daten gehört beim Information Governance folgenden Punkte dazu:

  • Wer darf wann wie zugreifen? à Zugriffsrechte
  • Wann passiert was mit welchen Daten? à Darstellung der Entscheidungswege
  • Wie wertvoll und relevant sind die Daten für das Unternehmen? à Bewertung der Daten
  • Wie lange werden sie in welcher Form bereitgestellt? à Speicherung, Archivierung und Löschung
  • Wer darf Daten erstellen und woher dürfen sie stammen? à Erstellung und Quellen
  • Wem gehören die Daten? à rechtliche Bewertung
  • Wie werden die Daten verarbeitet? à Prozesse, Workflows, Richtlinien und Standards
  • Wie werden die Zugriffe auf die Daten geregelt? à Datensicherheit

Bei all diesen Fragen geht es immer darum, dass die Daten die Ziele des Unternehmens direkt oder indirekt unterstützen. Daten, die nicht zum Erreichen dieses Ziels benötigt werden, sollten, trotz immer weiter sinkender Kosten bei der Datenhaltung, entfernt werden.

Gerade weil immer mehr Daten gespeichert und verarbeitet werden können – eine Folge der immer besseren Speichertechnologien und sinkender Kosten, ist es zwingend notwendig, dass Unternehmen für sich ein Rahmenwerk für den Umgang mit den Daten entwickeln.

Ein Einfaches wir speichern einfach alles reicht bei weitem nicht aus. Die Kosten dafür können bei falscher Speicherung, bei schlechter Qualität oder auch bei rechtlich Fragwürdigen Inhalten schnell in die Höhe gehen.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Symantec.

 

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