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IBM Verse: Videos, Videos, Videos

Nicht nur beim Produkt hat sich IBM gewandelt und weiterentwickelt, sondern auch bei der Darstellung um den Launch herum. Sieht aus, als wenn irgendjemand bei der IBM die Türen ganz weit aufgemacht hat und dadurch ganz viel frische Luft hereingekommen ist.

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Die übernächste Generation von E-Mail ist da: IBM Verse

Interessierte wussten es bereits seit einiger Zeit: IBM ICS wird mit der nächsten Produktvorstellung einen großen Satz nach vorne machen. Aber dieser Sprung ist dann doch sehr viel größerer geworden wie vermutet – sogar mit einer Landung im Stehen und einer perfekter Haltung. Alle Hochachtung vor dem, was IBM in einem Livestream der Weltgemeinschaft vorgestellt hat. Worum geht es eigentlich? Um nichts mehr oder weniger wie einen neuen E-Mail Client.

JON SIMON/FEATURE PHOTO SERVICE FOR IBM

Dachte man über einen langen Zeitraum, dass es eigentlich keine wirklichen Neuerungen geben kann beim Thema E-Mail, zeigt IBM, dass es doch noch viel zu verbessern gibt. Aber warum ausgerechnet die E-Mail? Die Antwort darauf ist eigentlich ganz einfach: Trotz aller Bemühungen neue Formen der Zusammenarbeit oder alternative Aufgaben- und der Terminverwaltungen zu etablieren, ist E-Mail nach wie vor das Kommunikationswerkzeug Nummer 1 in Unternehmen. Anwender kommunizieren damit ohne Schranken und Hürden mit Partnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Dateien werden damit verwaltet und es ist das mit Abstand größter Wissensarchiv. Von weiteren Einsatzszenarien wie Projektmanagement und CRM möchte man am liebsten nicht sprechen, aber die Realität ist oftmals so. Ein sehr wichtiger Vorteil – trotz aller Probleme – der E-Mail ist, dass jeder Anwender mit seinem persönlichen E-Mail-Client arbeitet und diesen kennt. Im Gegensatz dazu haben alle anderen Tools, wie z.B. die Social Plattformen, jeweils ihre eigene Oberfläche, ihren eigenen Zugang und ihre eigenen Regeln (die es zu erlernen gilt).

IBM traf vor über einem Jahr die Entscheidung, neben seiner Social Business Plattform wieder viel Geld in die bis dahin zurückgedrängte, fast vergessene E-Mail zu investieren. Um die E-Mail tatsächlich wieder nach vorne zu bringen, greifen die Entwickler tief in die eigene Trickkiste und ergänzen die neue Mail-Anwendung mit den bewährten Entwicklungen aus dem eigenen Haus: Analytics mit Watson, Social Business mit Connections usw. Das IBM Analytics und Social kann, ist weitestgehend bekannt. Das sie nun aber bei der User Experience im Browser und Mobil nicht nur aufgeholt sondern die Mitbewerber überholt haben, ist sehr bemerkenswert. Die hohen Investitionen in die neuen Design Zentren von IBM in Texas, und seit kurzem auch in Deutschland, und die Kooperation mit Apple haben bzw. werden sich auszahlen.

IBM integriert auf der vollständig neu entwickelten Oberfläche von der E-Mail über Kalender und Aufgaben bis hin zu Meetings, Filesharing, Instant-Messaging, Videochats und Social Network-Komponenten. Dabei bleibt der Arbeitsplatz immer sehr aufgeräumt und übersichtlich. Die Designer schaffen es sehr elegant, dem Anwender weitestgehend nur die Informationen und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die für die aktuelle Aufgabe benötigt werden.

Jeff Schick zeigt in seiner Live-Demo wie sich die Suche verändert hat. Anwender erhalten vom System unterstützt alle wichtigen Informationen, zum Beispiel zu einer Person, mit der man gerade an einem gemeinsamen Thema arbeitet. Mit der additiven Suche, von IBM “facetted search” genannt, und der vom System analysierten Mailbox erhält der Benutzer schrittweise alle relevanten Beiträge aus Mail, aus Chat, einem anderen Beitrag oder einer angehängten Datei. Jedes Suchelement enthält ein kleines “x”, so dass der Anwender bei der Suche nach relevanten Informationen sehr schnell(!) wieder einen Schritt zurück oder in eine andere Richtung gehen kann. Bei der Arbeit mit den gefundenen Inhalten erhält der Anwender nun alle Möglichkeiten die aktuelle Browser bieten und in Consumerprodukten schon lange etabliert sind. Dateien können nun einfach per Drag ‘n Drop in die Mail kopiert werden, Mouse-over Effekte stehen nun den Anforderungen entsprechen zur Verfügung und angehängte Inhalte werden nun im Browser dargestellt und müssen nicht mehr heruntergeladen werden. Wer das heutzutage als etwas Selbstverständliches ansieht, hat sicherlich Recht. Aber in den nach wie vor gängigen Unternehmensanwendungen jeglicher Couleur ist man davon oftmals noch weit entfernt.

Weiterhin haben die Entwickler das Klickverhalten der Anwender analysiert. Einige kleine Beispiele in der Demo zeigen, womit wir uns schon viel zu lange rumplagen, ohne es eigentlich zu bemerken. Wer ausversehen auf “Antworten an alle” geklickt hat, muss die Namen von Hand entfernen. Bei Verse reicht ein klick auf “Antworten” und alle Namen sind entfernt und nur der ursprüngliche Absender bleibt stehen. Oder der Anwender bemerkt, dass die Mail immer weitere Kreise zieht und die Kommunikation ineffizient wird. In diesem Moment erstellt dieser einfach einen Blogbeitrag und verschiebt den Inhalt und die anschließende Kommunikation dorthin. Auch verbinden die Entwickler die Mail mit einer Aufgabe, die man zu einem späteren Zeitpunkt erledigen kann. So gerät nicht aus dem Sinn, dass man den Kollegen am Ende der Woche noch eine Information zukommen lassen muss.

Es hört sich erst Mal alles im einzelnen nicht weltbewegend an, schließlich reden wir hier nur über einen E-Mail Client. Aber wenn man diese vielen vermeintlichen einfachen Hilfen gepaart mit dem neuen Layout und den analytischen Fähigkeiten des Systems in der Summe sieht, zeigt IBM einen E-Mail Client, der tatsächlich revolutionär ist. Man darf dabei nicht vergessen, dass das darunterliegende Backend-System weiterhin der Domino-Server ist und Unternehmen somit nahtlos die neue Anwendung zu der bestehenden Installation – sprich Investitionen – hinzufügen können.

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Etwas aufwendig und für den Anwender komplex zu programmieren ist einfach, Notes User wissen davon ein Lied zu singen. Aber einfach und pfiffig ist eine viele größere Herausforderung und IBM hat sie bewältigt. Da wir alle täglich viel Zeit mit E-Mails verbringen, wird sich dieser Aufwand lohnen.

IBM wird aller Voraussicht nach nicht nur die Software erneuern, sondern auch in anderen Bereichen neue Wege gehen. Es wird neue Bezahlmodelle geben und auch bei der Werbung wird es neue Angebote geben. IBM hat es mit der bisherigen Form der Werbung vermieden, dass man über die eigenen Produkte spricht. Daran wird sich etwas ändern. Auch bei der Bereitstellung der Software geht IBM einen neuen Weg. Ab sofort steht Verse ausgewählten Kunden in der Cloud auf ihrer eigenen Softlayer Infrastruktur zur Verfügung. Im neuen Jahr wird es dann allen Kunden in der Cloud zur Verfügung gestellt. Die IBM Entwickler können so sehr schnell Anpassungen am System vornehmen. Sobald ein bestimmter Reifegrad erreicht ist, werden dann – sicherlich vor allem in Deutschland sehnsüchtig erwartet – im Laufe des nächsten Jahres dann On-Premise Versionen zur Verfügung gestellt.

Man kann IBM nur gratulieren. Der Mut, in eine Commodity Anwendung, deren Verbreitung bei nahezu 100% liegt, zu investieren, wird sich mit dieser Anwendung auszahlen. Gemeinsam mit Apple rüstet sich IBM gegen Google und Microsoft. Es ist das klare Signal an den Wettbewerb, in diesem Segment wieder Marktanteile zurückzugewinnen zu wollen. Die Karten sind neu gemischt und IBM ist wieder im Spiel.

 

 

IBM Next und nicht nur Mail Next

Der große Tag steht bevor: IBM wird ihren neuen Mail Client “Mail Next” im einem weltweiten Webcast vorstellen. Endlich mag man sagen: Endlich stellt IBM das Ergebnis einer der wichtiges  Entwicklungen des vergangenen Jahres seinen Kunden zur Verfügung. Im vergangenen Herbst verkündete IBM, dass sie einen neuen Mail Client entwickeln werden. Nachdem jahrelang gepredigt wurde, dass Social Networks besser sind wie die alte E-Mail, war das ein großer Paukenschlag und hat viel Unverständnis hervorgerufen. Über das Jahr hinweg wurde aber die Strategie hinter dieser Entscheidung immer klarer:

  • IBM gibt neben Cloud und Mobile der User Experience die längst überfällige Aufmerksamkeit und stellt die notwendigen Ressourcen bereit!
  • IBM richtet Design Zentren ein, um nicht mehr nur gute Backend-Systeme sondern auch innovative User Interfaces zu entwickeln!
  • IBM geht eine strategische Partnerschaft mit Apple ein!
  • IBM Mail Next ist der Grundstein für die neuen Entwicklungen des von IBM über Jahre geprägten Social Business und ihren Kommunikationstools!

Auf der in der vergangenen Woche in Leipzig stattgefunden Anwenderkonferenz der DNUG berichtete Dr. Thomas Zeizel von der Partnerschaft mit Apple, die in diesem Sommer von beiden Unternehmen eingegangen wurde. Für Apple bedeutet diese Partnerschaft der Zugang zu den Business Kunden und den vielfältigen Systemen der IBM sowie das Know-How entsprechende Systeme bei Unternehmen zu betreiben. Die IBM erhält im Gegenzug dafür die jahrelange Erfahrung der Apple Entwickler und deren Fähigkeiten coole, moderne und intuitive Anwendungen, Systeme und Services zu entwickeln. Man kann als Kunde nur hoffen, dass der jeweilige “Virus” auf die richtige Seite überspringt. Spätestens wenn die seit vielen Jahren in Notes eingesetzten “Twisties“ oder die unsäglichen Menüstrukturen und die aufwendigen Installationsprozeduren bei Apple Einzug gehalten haben, wissen wir, dass das Projekt aus Kundensicht gescheitert ist.

Aber noch ist es nicht soweit. Im Moment sieht alles danach aus, dass sich die Unternehmen durch die Partnerschaft gegenseitig positiv befruchten. Bei Mail Next sieht man die Veränderungen bereits von Weitem. Eine radikal veränderte Benutzeroberfläche steht dem Anwender sowohl im Browser, im Notes-Client wie auch Mobil zur Verfügung. Die neue Oberfläche erhält  nun viele grafische und bildliche Elemente und hat nicht mehr den technisch geprägten Charme der 90iger Jahre. Im Fokus stehen nun die anstehenden Aufgaben und Personen bzw. Netzwerke und nicht mehr die E-Mail. Mail Next soll den Anwender durch das moderne Design und die intelligenten Funktionen bei der Arbeit unterstützen und diesem helfen, die Informationsflut zu beherrschen – so wie man es sich von einer modernen User Experience wünscht. Wenn IBM die Versprechen der aktuellen Ankündigungen hält, dann ist es der Beweis dafür, dass Mail nicht nur commodity ist, sondern noch das Potential für echte Innovationen hat.

IBM hat sich auf der DNUG Konferenz mit verschiedenen Beiträgen und den Keynotes von Jack Welch (der hat die Endung 2.0, der mit 1.0 ist der von GE) und Dr. Thomas Zeizel sehr offen und modern präsentiert. Wer aktuell vor allem die amerikanische Presse beobachtet  und sich mit Kunden und Business Partnern unterhält, sieht leider ein im Moment nicht sehr positives Bild von dem altehrwürdigen Unternehmen. Da wird es dringend Zeit, dass sich etwas verändert und man sich nicht mehr auf den “Social Business”-Lorbeeren der vergangenen Jahre ausruht. Ein radikaler Wandel ist bei der IBM notwendig – dazu gehören moderne Produkte, das über Bord werfen von alten Services und eine an die kommenden Anforderungen angepasste Organisation. Aber Wandel heißt nicht, alles so lange zusammenzustreichen, bis es kracht und der Shareholder lacht.

Ausgerechnet Prof. Dr. Welsch vom IBM eigenen Research und Development gab einen sehr unterhaltsamen Ausblick auf die globalen Entwicklungen: Was verändert sich und warum? Welche Transformationen gibt es? Wer sind die Treiber und Nutznießer? Seine Aussagen sind sehr klug, passend und pointiert dargestellt, sogar praktikable Lösungsansätze bringt er mit. Man kann nur hoffen, dass der Rufer im eigenen Walde auch gehört wird.

Genauso wie bei alle anderen IT Big Playern ist der Tanker IBM nur sehr schwer in seiner Fahrtrichtung zu verändern. Aber es muss etwas dringend geschehen. Um wieder auf dem Markt die Rolle zu spielen, die ein Unternehmen wie die IBM mit ihren Innovation, Ideen und Entwicklungen spielen sollte, dann

  • muss das Management, aber auch die Mitarbeiter ihre eigenen Stärken beim Transfer in die neue Cloud und Mobile Welt entwickeln, umsetzen und leben (können). Vor allem der leidige amerikanische Zentralismus und die langen, intransparenten Entwicklungsprozesse müssen verändert werden. Entwicklung heute heißt, den Kunden aktiv vor Ort mit auf die Reise zu nehmen.
  • müssen gegebene Versprechen gehalten werden. Auf der einen Seite entscheiden sich Unternehmen wie Bosch oder die Rechenzentren der Banken für IBM als strategischer Partner – das bedeutet, dass die Entscheider dort den Aussagen des IBM Management vertrauen – auf der anderen Seite gibt es immer wieder zahllose Beschwerden, dass IBM nicht oder nicht schnell genug liefert. Fragt man bei IBM intern dezent nach, kennt man die Probleme. Man hat das Gefühl, dass die Konzern-eigenen (symbolischen) Fußfesseln mittlerweile eine Größe erreicht haben, die den Radius zum Handeln sehr einschränken. Hier reagieren andere große IT-Unternehmen drauf und orientieren sich in ihrer Entwicklung an den vielen erfolgreichen Start-Ups der vergangenen Jahre.
  • muss man sicher vorher überlegen, wie weit die Zöpfe bei einer Umorganisation abgeschnitten werden. Man hat als Außenstehender das Gefühl, das der hauseigene Frisör der IBM hinter der Organisation mit einer Heckenschere steht und hier was weg nimmt und da was wegnimmt. Keiner weiß wie viel wegkommt und wo was wegkommt. Wer sich unüberlegt bewegt, riskiert die Begegnung mit der Schere. Es wird Zeit, dass der neue Haarschnitt bald sitzt und die Mitarbeiter wieder mit einem neuen Look unbeschwert auf die Straße zu ihren Kunden gehen können.
  • müssen die neuen Produkte genauso radikal wie Mail Next verändert werden. Man kann nur hoffen, dass IBM Connection Next bald mit einer neuen User Experience auf den Markt kommt.

Viele Anzeichen und Gespräche deuten darauf hin, dass sich der Tanker IBM bewegt. Vieles ist noch nicht spruchreif, einiges wird vage angedeutet und anderes sieht man bereits. Der Eindruck nach der Konferenz ist eindeutig positiv. Viele einzelne Akteure sind im Moment dran, dass Schiff zu drehen. Es sieht so aus, dass immer mehr vom Sonnendeck herunterkommen und bereit sind bei der Transformation mitzuhelfen.

Abbruch- oder doch Aufbruchstimmung bei der DNUG

Es sind schwierige Zeiten für die DNUG. Vom Untergang war die Rede, von der Auflösung des Vereins, lieber ein Ende mit Schrecken usw. Die Meldungen verhießen nichts Gutes. Man braucht nicht lange drum herum zu reden, die DNUG fährt schon viel zu lange Zeit in einem sehr unruhigen Fahrwasser. Das Angebot ist für viele nicht mehr attraktiv, viele der Mitglieder haben „Notes“ nicht mehr als strategisches Produkt im Unternehmen und die Konkurrenz an Veranstaltungen ist groß. Außerdem ist der große Partner, sprich die IBM, im Moment am Markt und in der öffentlichen Wahrnehmung nicht optimal aufgestellt. Dazu später mehr, denn auch hier verändert sich vieles.

clip_image002Wie reagiert die DNUG darauf. Bereits seit langer Zeit wird immer und immer wieder darüber diskutiert und es wird an verschiedenen Stellschrauben gedreht. Die ersten Erfolge sind zu sehen. Die Konferenzen sind im Vergleich zum Vorjahr(en) attraktiver und der Rückgang scheint gestoppt zu sein. Es kommen wieder – noch auf einem niedrigen Niveau – mehr zahlende Teilnehmer. Insgesamt sind ca. 200+ Teilnehmer bei der Eröffnung im Saal.

Trotzdem bleibt der Weg steinig. Zwei der drei bisherigen Vorstände haben bereits im Frühjahr angekündigt aus privaten Gründen nicht mehr zu kandidieren. Lange wurde nach Nachfolgern gesucht. Es gibt Mitglieder, die sich grundsätzlich bereit erklärt haben sich zur Wahl zu stellen. Aber noch nicht jetzt. Dafür steht im Moment zu viel um Umbruch.

Aber der Umbruch schreitet voran und es scheint so, dass der Weg klarer wird. Vor der Konferenz gab es eine Mitgliederversammlung. Ein hartes Brot für viele, aber so funktioniert Basisdemokratie. Über einen langen, manchmal zu langen Diskussionsprozess gilt es ein gemeinsames Meinungsbild zu erschaffen. Am Montagabend wurde lange diskutiert. Viele Fragen wurden gestellt, IBM Vertreter wurden direkt aufgefordert Stellung zu nehmen und verschiedene Positionen wurden geklärt. IBM nahm Stellung. Tom Zeizel, verantwortlich für den Bereich Collaboration bei der IBM, beantwortete viele Fragen. Und er gab ein Commitment ab: Die IBM steht zur DNUG und wird sie bei ihren Aufgaben und Veränderungen unterstützen.

Wie geht es weiter? Die Abstimmung über die Auflösung wurde durchgeführt. Das Ergebnis fiel klar und sehr eindeutig aus: Die DNUG soll bleiben. Auch die anwesenden Kritiker wollen weiterhin eine DNUG, ihre Angebote und die Konferenzen haben. Aber anders. Und darum geht es!

Ein kleiner, weiterhin offener Kreis von “neuen” und “alten” Personen werden in den kommenden Wochen und Monaten mit den gestern gewählten Personen und dem weiterhin kommissarisch arbeitenden Vorstand an einem neue Konzept arbeiten und neue Angebote schaffen. Es soll und wird alles auf den Kopf gestellt werden und im kommenden Juni zur Diskussion gestellt.

Ist jetzt alles gut? Bei weitem nicht! Es kann noch immer sein, dass der Verein aufgelöst wird. Auch wenn viele immer und immer wieder beteuern, dass der Verein wichtig ist. Kommen keine neuen Mitglieder dazu oder bleiben die Konferenzen schlecht besucht, dann ist das Ende nahe.

Noch ist es nicht soweit. Die Personen, die sich engagieren, stehen bereit (und freuen sich über weitere Akteure). Die Ideen sind da. Auch wie groß der Tellerrand sein soll, über den wir in Zukunft schauen wollen, ist gestern weitestgehend abgesteckt worden. Das Potential ist da. Die anwesenden Anwender wollen einen Ort haben, an dem sie die Unterstützung erhalten, um in ihrem täglichen Geschäft die richtigen Argumente und Hilfen zu bekommen. Sie wollen den persönlichen, vielleicht auch “familiären” Austausch in einem Kreis von Gleichgesinnten haben. Das war, ist und wird die DNUG hoffentlich wieder sein.

Es ist ein spannender Prozess, mit einem offenen Ende.

Die Sehnsucht nach dem Sommerloch oder WhatsApp hat endlich blaue Häkchen!

 

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Seit Wochen und Monaten erhalten wir täglich furchtbare Nachrichten aus aller Welt. In Syrien tobt ein blutiger Krieg mit einem klaren Hauptfeind und vielen anderen beteiligten Gruppierung, von denen in der öffentlichen Wahrnehmung nicht immer klar ist wer zu den Guten und wer zu den Bösen gehört. Die Israelis und die Palästinenser zeigen uns sehr brutal, dass sie auch in 100 Jahren nicht friedlich zusammenleben werden. In einem kleinen Teil Westafrikas verbreitet sich eine Seuche, lässt Menschen qualvoll verenden und zerstört dabei die gesellschaftlichen Strukturen und die bescheidene Wirtschaft, die es dort gab. In einem unserer Nachbarstaaten in Europa gibt es Landbesetzungen und Krieg, der von einem ehemaligen Erzfeind und seit ein paar Jahren richtig guten Freund unterstützt wird. In Deutschland leiden wir persönlich und wirtschaftlich darunter, dass zwei kleine Minderheiten von ihrem im Grundgesetzt niedergeschriebenen Recht gebraucht machen und streiken. Und zum Schluss sei noch die staatlich ausgeübte Datensammelwut im internationalen Kontext erwähnt, die aber so langsam aus der öffentlichen Berichterstattung verschwindet. Was Wichtiges vergessen?

Das sind alles wichtige Ereignisse, die zu Recht von den Medien bearbeitet und immer wieder uns aufgetischt werden. Aber irgendwann wird man müde, man möchte diese Meldungen nicht mehr sehen, hören oder lesen. Kinder fragen, warum in den Abendnachrichten immer nur traurige Meldungen von Krieg, Leid und Zerstörung zu sehen sind. Der Mensch sehnt sich nach einer Ruhepause, er möchte seine Seele auch mal entlasten und ihr schöne Nachrichten bieten können.

Um genau dies zu ermöglichen wurde vor vielen Jahren, lange vor der Sommerzeitumstellung, das Sommerloch eingeführt. In der warmen Zeit, in der es den meisten Menschen gut geht – außer den Pollenallergiekern – möchten wir nicht auch noch mit furchtbaren Ereignissen belastet werden. Die übrigens – bis auf das Hochwasser und der Streik – meist sehr weit weg stattfinden und uns nur sehr entfernt betreffen. Was gab es da in den vergangenen Jahren für wunderbare Geschichten und Ereignisse, die uns wieder zusammenführten und über die wir uns austauschen konnten. Schnappschildkröten in abgelegenen Weihern, pinkelnde Prinzen, Promis die nicht oder vielleicht doch geliftet wurden – es aber vehement bestreiten, egal wie verzerrt das Gesicht aussieht, Politiker, meist von der CSU, die mit irgendwelchen abstrusen Ideen von Marktplatz zu Markplatz gezogen sind.

Aber was gab es in diesem Jahr? Nichts. Kein Krokodil, kein peinlicher Star und kein umgefallener Sack Reis. Es blieb bei den traurigen, schwermütigen Nachrichten. Doch dann kam die Rettung in Form von WhatsApp. Alle renommierten Medien stürzten sich drauf, mein Facebook Stream war heute Vormittag voll mit der neuen Ankündigung: WhatsApp Nachrichten Versender können sehen, ob der Empfänger die Nachricht auch gelesen hat. Heidewitzka. Endlich. Darauf haben wir schon lange gewartet. Tack Tack Tack, ging es. Alle Zeitungen brachten es, sogar die A-Blogger und Groß-Community-Eigner auf Facebook haben die Nachricht weiterverbreitet. Nur kurz unterbrochen von #GDL Streiknachrichten. Aber das waren so wenige, das störte kaum.

Warum ich mich genötigt fühle, einen Text darüber zu verfassen. Weil ich es schrecklich finde, dass selbst die großen Blätter, die Leitblätter wie die Süddeutsche Zeitung, der Spiegel und der Focus, darüber in aktuellen Nachrichten berichtet haben. Ich befürchte, dass die Sondersendung zum Streik ausgetauscht wird und einer der beiden öffentlichen rechtlichen Sendeanstalten 15 Minuten darüber aktuell berichten werden.

Das Sommerloch ist da und wurde gefüllt, auch wenn es in diesem Jahr nur einen Vormittag lang gedauert hat.

6 Erfolgsfaktoren für Social Collaboration in Unternehmen

Folgende Erfolgsfaktoren unterstützen den Erfolg bei der Einführung und beim dauerhaften Einsatz von Social Collaboration-Plattformen in Unternehmen:

Erfolgsfaktor 1: Prozesse optimieren und integrieren

Social Collaboration ist heute nicht mehr nur der Einsatz von Blogs und Wikis, um den E-Mailverkehr zu eliminieren. Vielmehr ist es – erfolgreich eingeführt – ein wichtiger Baustein der internen Kommunikation, des Wissensmanagements und der Unterstützung der internen und externen Prozesse.

prozesseNur wenn die neuen Werkzeuge ein sinnvoller, transparenter und integrierter Teil der (Kommunikations-)Prozesse sind, werden die Plattformen erfolgreich eingesetzt und angewendet. Ansonsten ist es für die Mitarbeiter nur ein weiteres Stück Software, das sie bedienen müssen. Leider bestehen in den Unternehmen meist sehr viele Mauern in der real existierenden Architektur (Arbeiten in unkommunikativen Bürokomplexen) oder in den vorgegebenen, statisch in Beton gegossenen und oftmals nicht nachvollziehbaren Prozessen. Sie besteht aber auch sehr häufig in den Köpfen der Akteure, die eine sinnvolle Zusammenarbeit verhindern.

Ob die eingesetzte Lösung am Ende eine Plattform ist, die alles integriert und dem Anwender eine Oberfläche mit allen relevanten Informationen bietet oder ob die Social Komponenten sich in den verschiedenen Anwendungen einfügen, hängt von den Anforderungen, den Rahmenbedingungen und den Vorstellungen ab. Egal wie die Software aussieht, sie muss an die Bedürfnisse angepasst sein. Die Herausforderung ist, dass diese sehr unterschiedlich sind.

Erfolgsfaktor 2: User Experience

Die Nutzung der Social Collaboration Plattform beruht überwiegend auf der freiwilligen Nutzung durch die Anwender. Das bedeutet, dass die Oberflächen modern, selbsterklärend und attraktiv sein müssen.

Schaut man sich verfügbare Anwendungen im Unternehmenskontext an, die den Anwendern vorgesetzt werden, kann man das kalte Grausen bekommen. Die Eingabemasken sind unaufgeräumte Feldfriedhöfe, deren Sinn und Zweck sich häufig nicht erschließen. Funktionen sind in tief versteckt und nicht selbsterklärend. Eingaben sind nicht eindeutig und das Layout nähert sich bei manchen Plattformen eher der Steinzeit denn eines modernen Benutzerinterfaces an. Sie werden genutzt, weil sie genutzt werden müssen.

Mit der althergebrachten Herangehensweise schafft es ein Unternehmen nicht, dass die Mitarbeiter gerne in das System gehen, diese benutzen und auch mit ihrem Wissen füllen. Anwender sind in Zeiten moderner, mobiler oder Web-basierter Oberflächen nicht mehr gewillt, sich mit schlechten und komplizierten Anwendungen abzugeben – zu Recht.

Erfolgsfaktor 3: echte Mobilität

mobilBeim Thema “Mobilität” geht es leider meist nur darum ein schickes neues Gadget zu haben. Mobilität ist viel mehr. Mobiles Arbeiten ist dann gegeben, wenn Mitarbeiter jeglicher Hierarchiestufe und Aufgabe im Unternehmen auf die Kommunikationsplattformen und Produktionsanwendungen zugreifen können. Ein 7 Zoll-Tablet für jeden Mitarbeiter und flächendeckender Zugriff auf die Anwendungen scheint im ersten Augenblick teuer und unnötig zu sein. Aber bei genauer Betrachtung liegen hier die Vorteile von mobilem Arbeiten: die Kommunikationsfähigkeit wird verbessert, Prozesse werden beschleunigt und Wege vereinfacht.

Erfolgsfaktor 4: Community Manager einsetzen

communities 1Leider scheuen sich die meisten Unternehmen bei der Einführung eine Social Collaboration Plattform Geld in die Hand zu nehmen. Wozu auch? Facebook & Co sind auch kostenlos und werden von sehr vielen einfach so genutzt. Im Kontext eines Unternehmens spielen jedoch sehr viele andere Faktoren eine wichtige Rolle. Mal abgesehen davon, dass Facebook & Co aus vielen Gründen wie Sicherheit nicht in Frage kommen, haben diese Plattformen eine andere Zielsetzung. Im Unternehmen geht es darum, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben schnell und effizient erledigen können. Dafür benötigen sie die notwendige Unterstützung.

Im Projektmanagement ist man diesen Weg bereits vor langer Zeit gegangen: Ausgebildete Personen, die das Wissen haben ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Daneben gibt es auch Projekte, die ohne einen dedizierten Projektmanager erfolgreich durchgeführt werden. Genau dies wird auch beim Community Management benötigt. Mitarbeiter brauchen nicht immer, aber ab und an, qualifizierte und verfügbare Kollegen, sogenannte Community Manager, die sie bei der Arbeit dauerhaft oder temporär unterstützen.

Erfolgsfaktor 5: Mitarbeiter begeistern

Eine Social Collaboration Plattform einzuführen ist nicht vergleichbar mit der Umsetzung eines Arbeitsprozesses. Vorgegebene Prozesse müssen von den Mitarbeitern eingehalten werden. Die Mitarbeit in einer “social Kommunikationsplattform” ist immer freiwillig. Daher ist es notwendig, die Mitarbeiter von Anfang an auf die Reise mitzunehmen und zu begeistern. Das funktioniert über eine frühe Einbindung und der Möglichkeit, sich an der Gestaltung aktiv zu beteiligen. Weitere Faktoren sind Vertrauen in das Tun der Mitarbeiter, Transparenz und die aktive Beteiligung aller Hierarchiestufen.

Erfolgsfaktor 6: Zeit

Zeit ist ein Faktor, der in der modernen Wirtschaft keinen Platz mehr hat. Alles muss schnell gehen und Resultate sofort sichtbar sein. Leider ist das an dieser Stelle und bei diesem Thema einer der größten Fehler, die gemacht werden können. Alle erfolgreichen Unternehmen, die sich der Aufgabe Social Collaboration einzuführen gestellt haben, haben Höhen und Tiefen erlebt. Immer wieder musste das “Projekt” erneut angeschoben und zum Fliegen gebracht werden. Erst wenn eine kritische Masse, die nicht konkret spezifiziert werden kann, an Personen, Veränderungen und Möglichkeiten erreicht ist, läuft die Nutzung wie von selbst. Aber das dauert und es kostet Geld, Ressourcen und Zeit. Aber der Erfolg wird vielleicht nicht messbar, aber auf jeden Fall sichtbar und spürbar werden.

Fazit

Das Thema Social Collaboration beschäftigt weiterhin die Unternehmen, sowohl die Hersteller wie auch die Anwenderunternehmen. Ein Ende der Entwicklung ist noch nicht zu sehen. Die technologische Basis und die vielfältigen Erfahrungen sind vorhanden, um erfolgreich Social Collaboration Plattformen in Unternehmen einzuführen.

 

Zum vollständigen Artikel: DER FOKUS LIEGT AUF DEM MITARBEITER

Matt Mullenweg: State of WordPress 2014

Matt Mullenweg hat wieder einen bzw. seinen Rückblick, Einblick und Ausblick auf WordPress, seine Entwicklung(en) und die dazugehörige Community gegeben. Viele Bilder zu den verschiedenen WordPress Veranstaltungen sind im Vortrag zu finden. Aber auch wieder ein paar sehr beeindruckenden Zahlen – WordPress wird auf einem Viertel der Webseiten im Internet eingesetzt. Und das System wächst und wächst – immer wieder beeindruckend.

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Zum Vortrag und den Folien