Wie man den Karren zum Laufen bringt oder ist Transparente Kommunikation wirklich so schwer?

Projekte kann man sehr gute mit einem alten Karren vergleichen. Die Ausstattung ist meist mangelhaft, der Stand der verfügbaren Technik ist unzureichend, meist gibt es einen Ochsen der den Karren zieht und die Ladefläche lädt ein, allen möglichen Müll in das Projekt bzw. auf dem Karren abzuladen. Fehlt dann noch das konkrete Ziel bzw. die Orientierung wohin der Karren gezogen werden soll, endet das meist in einem unvollendeten und schmerzlichen Chaos. Außer für die Profis, die gelernt haben, in solch desaströsen Strukturen zu überleben. Sie verlassen den Wagen rechtzeitig und übergeben die Rolle des Ochsen an jemanden anderes.

Intransparente Strukturen gedeihen nach wie vor vorzüglich!

Zwei Geschichten sind mir diese Woche über den Weg gelaufen. Beide sind geprägt von veralteten und intransparenten Strukturen in Unternehmen. Sie zeigen sehr deutlich, dass es vielen Mitarbeitern und Managern im Unternehmen weder um das Unternehmen noch den eigenen Produkten noch den Kunden geht, sondern nur darum, die eigene Stellung in einem verworrenen System aus Regeln, Abhängigkeiten, Eitelkeiten und Frustration zu waren.

Ein Freund berichtete von seiner Tätigkeit als externer IT Spezialist in einem sehr großen Unternehmen. Er ist dort in der IT gern gesehen, da er dort eine Lücke füllt, die die eigenen IT Mitarbeiter in diesem Umfang und Qualität nicht liefern können. Dafür holt man sich externe Mitarbeiter.

Externe Mitarbeiter haben den Vorteil, dass sie nicht Teil der Strukturen des Unternehmens sind. Das heißt, sie dienen meist nur ihrem direkten Auftraggeber. Sie sind nicht am Ränkespiel der Hierarchien beteiligt. Sie sorgen durch ihre Arbeit, dass vor allem ihr direkter Auftraggeber nach oben und dem Umfeld innerhalb des Unternehmens gut dasteht. Manchmal geht es tatsächlich einfach nur um die Erfüllung der Aufgabe, aber den „seltenen“ Fall lassen wir hier mal außen vor.

Als externer Mitarbeiter ist zwar die eigene Freiheit größer eigene Entscheidungen zu treffen oftmals größer, aber meist muss man sich eingestehen, dass die Abhängigkeit an den Auftraggeber meist größer ist als gedacht. Positiv gesehen kann man auch sagen, dass externe Berater und Freiberufler ihre Erfüllung darin sehen, ihren Job überragend zu machen und diesen zu erfüllen, um entsprechende Folgeaufträge zu bekommen – Dienstleister im besten Sinne.

Wenn der Schönheits- und Optimierungsfilter defekt ist!

Dieser Freund traf nun auf einer Veranstaltung jemanden aus dem obersten Management. Man kam ins Gespräch und unterhielt sich über vieles. Und hier nun der schwere Fehler: Auch über konkrete Projekte. Ungefiltert und frei jeglicher Eitelkeiten erfuhr der oberste Chef das ein oder andere aus dem täglichen Geschäft. Nichts Schlimmes, keine Boshaftigkeiten, keine Seitenhiebe, sondern einfach nur so wie die aktuelle Sachlage ist.

Daraufhin setzte eine Kettenreaktion ein: Der oberste Manager fragte seinen Ansprechpartner, sprich mit dem Manager eine Ebene tiefer, dass er über dies und jenes doch mehr erfahren möchte. Ach herje. Und dieser rannte die Leiter weiter herunter und schnappte sich seinen untergebenen Manager. Das ging noch 2-3 Stufen so weiter. Bis, ja bis zu meinem lieben Freund.

Anstatt nun Auskunft über die Sachlage zu geben, so wie es ursprünglich der Auftrag war, ging es nur darum, wie es sein könnte, dass er die Berichtskette überspringt und direkt und ungefiltert Informationen an das oberste Management weitergibt?

Kein guter Tag für alle beteiligten.

Es gibt Optimierungsbedarf in der Projektkommunikation!

In einem anderen Gespräch erfuhr ich von einem Projektleiter aus einem Unternehmen deren typische Vorgehensweise in Projekten. Wo es hakt, wo es gut läuft und was man doch endlich anders machen könnte.

Die Erfahrung zeigt, dass viele Projekte nicht am mangelnden Geld scheitern oder weil das Problem zu komplex ist, sondern an der fehlenden Kommunikation vor, während und vielleicht auch zum Abschluss bzw. danach. Ich selber habe gerade die Kommunikation innerhalb eines Projekts von E-Mail auf die Social Collaboration Plattform umgestellt. Die Flut am unübersichtlichen E-Mail Ping Pong war einfach nicht mehr einzudämmen.

Wir diskutierten eine Weile und irgendwann zeichnete ich das Bild von dem Mann, der einen Wagen mit quadratischen Rädern hinter sich herzieht. Ich zeichnete weiter und malte ein Bild von einem Mann der einen Wagen mit runden Rädern zieht. Das wäre mein Angebot an das Unternehmen. Nicht mehr oder wenig als das Rad neu erfinden und ihnen dabei helfen den Karren, sprich das Projekt einfach nach vorne zu bringen. Selbstverständlich kann man mit großen Aktionen und viel Aufwand auch einen neuen Wagen hinstellen, um in dieser Metapher zu bleiben, aber es geht auch einfacher. Moderne Kommunikationstools, neue Methoden und eine ordentliche Portion Erfahrung gepaart mit gesundem Menschenverstand macht auch einen im täglichen Wahnsinn steckengebliebenes Projekt wieder flott.

Mein Gegenüber schaut mich an, nimmt das Blatt Papier, dreht es um und zeichnet seinen Wagen. Erst wird wieder der Mann als Strichmännchen gezeichnet, dann die Deichsel, der Wagen und Zum Schluss: keine Räder.

So sieht es bei uns aus.

Kaputte Karren sind nach wie vor oft Standard im Jahr 2016

Ich war bei beiden Erzählungen mehr oder weniger Überrascht. Natürlich gibt es nach wie vor viele Missstände in Unternehmen, die daherkommen, dass die Strukturen veraltet, selbstherrlich und das Handel nicht am gemeinsamen Ziel ausgerichtet ist.

Die Nachfrage, was denn das gemeinsam Ziel bei beiden Unternehmen ist, habe ich mir erspart.

 

Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.