Ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung
Startet man in einem klassischen, vielleicht auch als mehr oder weniger „durchschnittlich“ zu bezeichnenden Unternehmen eine Diskussion über das Thema Digitalisierung, dann hat man sofort die gesamte Bandbreite an Meinungen im Raum. Von totaler Überzeugung, dass wir bereits vollständig in einer digitalisierten Welt leben bis hin zu der Überzeugung, dass das wieder nur eine der regelmäßig aufkommenden Marketing Säue ist, die von den Marktprofiteuren durch das Dorf getrieben werden. Dazwischen finden sich dann diejenigen, denen das ganze Thema viel zu diffus ist und sie damit nichts anfangen können. Dazu gesellen sich noch all diejenigen, denen die Themen Sicherheit, Transparenz, Arbeitsplätze, gesellschaftliche Veränderungen, NSA, Google, Facebook und Co und vieles andere am Herzen liegen – privat oder beruflich – und die sich zwischen verhindern, sich ergeben und gestalten bewegen.
Die Vielfalt an Meinungen und Vorstellungen sind groß. Trotzdem erreicht die Erkenntnis, dass da eine große Welle der Veränderung und der Modernisierung auf uns zukommt, und nach und nach alle, auch die eher traditionellen, klassischen Unternehmen (was auch immer man darunter versteht) davon betroffen sein werden.
Die Digitalisierung ist da! Und nun?
Wie leitet man nun eine Diskussion zu einem Thema, das bereits in voller Größe vor der Tür steht und bei vielen bereits heftig anklopft bzw. bereits schwungvoll eingetreten ist. Am einfachsten ist es, die Kollegen dort abzuholen, wo sie sich gerade befinden und sie mit auf eine Reise zu nehmen.
Die Reise in das digitale Zeitalter!
Bevor die Reise startet, werden die Spielfeldgrenzen abgesteckt. Die Teilnehmer erhalten wichtige Informationen, was sie auf dieser Reise erwartet, was man von ihnen erwartet und warum diese Reise so wichtig ist.
- Die neue Verbindung zwischen Kunden und Unternehmen!
Würde die Überschrift lauten, dass der Kunde im Mittelpunkt steht, hätten sich die ersten bereits wieder abgewendet. Zeigt man aber Bilder von den neuesten Apps aus der Laufsportszene, dann wird es allen sofort klar. Lief man früher alleine oder in der Gruppe durch Wald und Wiesen, statten sich Läufer heute mit Armbändern und Chips in ihren Schuhen aus, übertragen die Daten ins Internet und nutzen ihr persönliches Läuferportal für ihr Training. Ziele können dort verfolgt werden, die Historie steht zur Verfügung, körpereigene Verbrauchswerte sind detailliert aufgelistet, Vergleiche mit bekannten und unbekannten Mitläufern können erstellt werden und natürlich kann das eigene Social Netzwerk über die Erfolge auf dem Laufenden gehalten werden.Hat man sich in der Vergangenheit einen Schuh rein unter den läuferischen Anforderungen ausgesucht, muss man heute darauf achten, dass man sein persönliches Läuferportal auch in Zukunft nutzen kann. - Neue Prozesse und Schnittstellen entstehen innerhalb und außerhalb des Unternehmens!
Die Cloud ist einer der wichtigsten Treiber der Digitalisierung. Dazu gehören auch neue Anwendungen, die sich nicht mehr dadurch auszeichnen, dass man sie bis in den letzten Winkel anpassen kann, sondern durch die Vielfalt ihre Konfigurationsmöglichkeiten und ihre vielfältigen Schnittstellen. Kann eine Software etwas nicht, dann werden nicht mehr über Wochen und Monate Programmierprojekte gestartet, sondern man sucht im großen Markt an Cloudservices nach einer entsprechenden Lösung.Moderne Software-Applikationen zeichnen sich durch APIs, Daten in Echtzeit, Bereitstellung in der Cloud und durch ein modernes und attraktives Userinterface aus. Im privaten Bereich nutzen wir modernste Anwendungen, die einfach zu bedienen und unsere Bedürfnisse befriedigen. Das ist die Anforderung an und auch Voraussetzung für erfolgreiches handeln moderner IT Abteilungen und Dienstleister. - Neue Formen der Kommunikation und der Zusammenarbeit sind die VoraussetzungAlleine kann niemand diesen Wandel gestalten. Waren die Social Collaboration Prediger die letzten Jahre häufig vergebens unterwegs ihre Kernbotschaft erfolgreich zu verkünden, ist die fortschreitende Digitalisierung nun der Treiber für massive Veränderungen bei der Organisation, der Kommunikation und der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Anhand einfacher Beispiele kann aufgezeigt werden, dass die Verfügbarkeit moderner Kommunikationstechnologien – vor allem Smartphones und Social Networks – und die veränderten Anforderungen (Informationsüberflutung, schneller Entscheidungswege, neue Herausforderungen durch die Digitalisierung) eine andere Form der Zusammenarbeit nötig, aber auch möglich macht.
Spiel zum Einstieg!!!
Der Rahmen ist gesetzt: Es geht um einen neuen Blick auf das Verhältnis zwischen Kunden und Unternehmen, den eigenen Prozessen und Services sowie um die Veränderungen im Unternehmen.
Was passiert, wenn man den Teilnehmern einfach Dinge aus dem alltäglichen Leben vorlegt und diese nun digitalisieren lässt. Die Befürchtung ist groß, dass erstmal nichts passiert. Waren es doch am Anfang so viele, die der festen Überzeugung waren, dass man so etwas nicht braucht.
Die Befürchtungen des Managements bleiben jedoch immer unbegründet. Jedes Team entwickelt ein Konzept, um das ihnen vorgelegte Produkt zu digitalisieren. Die tollsten Ideen werden aufgezeichnet, an das Produkt geklebt, in eine vor-vor-vorläufiges Konzept geschrieben usw. Bei den verschiedenen Durchläufen dieses Spiels in unterschiedlichen Settings gab es bisher noch nicht ein einziges Mal keinen Vorschlag, wie man das Produkt zukunftstauglich machen könnte.
Das kleine Spiel zeigt, dass
- alle Mitarbeiter eine Vorstellung darüber haben, wie so ein klassisches Produkt digital zum Erfolg werden kann.
- Teamarbeit eine Grundvoraussetzung ist, um neue Produkte zu gestalten. Gibt man die Produkte je nach Spielmethode an unterschiedliche Personen weiter, entwickeln sich die skurrilsten aber auch die besten Ideen, auf die man alleine nie gekommen wäre
- vielfältige, offene Informationen, Aufklärung, Handlungsfreiheit und eine neue, intensive Form der Kommunikation die Grundvoraussetzung sind, um etwas Neues zu entwickeln.
- nicht alles Sinn macht, aber es noch sehr vieles Gutes zu entdecken gibt.
Fazit!
Pauschal kann man feststellen, dass sich alle im Klaren darüber sind, dass sie in einer digitalisierten Welt leben. Auch wenn die eigene Meinung vor Beginn der Diskussion noch eine andere ist. Jeder Teilnehmer sofort Vorstellungen, wie etwas verändert werden kann, damit es einen größeren Nutzen hat wie bisher. Mit diesen Erfahrungen kann man anschließend erneut in die Diskussion einsteigen. Vieles wird klarer gesehen. Die oben bereits genannten Hindernisse und Befürchtungen können nun unter einem neuen Blickwinkel betrachtet werden.
Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.
Organisation 4.0
Holger Schmidt gibt einen Einblick in die auf uns zukommende Arbeitswelt. Am Ende sind auch ein paar Folien von Crisp Research dabei, die der Studie „Digital Leadership – Leadership im digitalen Zeitalter“ entnommen wurden.
Chief zu mir – Sicherheitsrat wird einberufen!
So geht es nicht weiter. Da möchte ich als Super Chief Intentend Executive Organisation Master auf eine der wichtigsten Funktionen aus meinem Spieltrieb heraus einmal einsetzen, schon werden mir Schranken gesetzt. Das ist der Tod jeglicher Innovation. Meine spielerischen Kreativität wird in einem unzulässigen Maße behindert.
Werde gleich mal den Chief Security Office, den Chief Information Office, den Chief Compliance Officer, die Heilsarmee, den Betriebsrat und den Programmierer aus Bangladesh (das wird der Schuldige sein – wollte die Spannung ein wenig rausnehmen) zu mir rufen.
Dann rollen Köpfe. Mir keinen Zugang zu Cortana zu geben.
Akzeptanz für neue Softwarelösungen schaffen!
Wir bringen doch dauernd neue Software ins Unternehmen, aber niemand nutzt sie!
Vor ein paar Tagen stellte ein IT Leiter in einem Forum die Frage, wie denn andere Unternehmen damit umgehen, dass niemand sich mehr die Zeit nimmt und die neuen Software-Services und Tools nutzt!
In dem Unternehmen werden mit einer hohen Frequenz Softwarepakete ausgerollt und den Anwendern zur Verfügung gestellt. Parallel dazu werden mit Newslettern und E-Mails die Anwender über die neuen Möglichkeiten informiert.
Trotzdem – so die Erkenntnis – erfolgt keine ausreichende Nutzung durch die viel umworbenen Anwender.
Erste Einsicht im Kommentar: Natürlich kommt nur wenig von unseren Informationen bei den Anwendern an, da es diesen nicht an Arbeit fehlt und sie täglich ihren Freischwimmer bei der Bewältigung der Informationsflut bewältigen müssen.
Gut gemeint ist nicht unbedingt …
Die Intention des Unternehmens ist nachvollziehbar. Jahrelang hat man der IT vorgeworfen, dass sie nur alte Software zum Einsatz bringt, Neuerungen Jahre auf den Einsatz warten mussten und auf die Anwender und ihren Bedürfnissen keine Rücksicht genommen wurde.
Im privaten Bereich sind die meisten Anwender heute besser ausgestattet: Ein Smartphone mit allen Apps, die das Herz begehrt, PCs bzw. Notebooks die bereits mit dem neuen Betriebssystem arbeiten und auch die Anwendungen sind immer sofort aktuell und „State-of-the-Art“. All das bieten Unternehmen in der Regel nicht.
Die IT Abteilungen haben es sich – teils aus strategischen Gründen sich unersetzbar zu machen, teils weil es die Software-Anbieter und die verfügbare Technologie nicht hergab – zu eigen gemacht, erst einmal die große Welle zu schlagen, bevor irgendetwas zum Anwender geht: Es wird geprüft, verhandelt, angepasst, getestet, verbogen, gefixed, gepatched, gecoded, terminiert und am Ende in vielen Einzelschritten ausgerollt – und dann dem Anwender kommentarlos zur Verfügung gestellt.
Wandel gibt es an allen Ecken, warum nicht auch bei der Einführung neuer Software?
Die Idee, den Nutzern schnell die Anwendungen zur Verfügung zu stellen, ist erstmal nicht schlecht. Aber sie darf nicht zur Belastung werden. Und das tut es. Denn die Art und Weise, wie Anwender eingebunden und vorbereitet werden, stammt aus einer vergangenen Zeit. Waren früher sehr viele manuelle Schritte notwendig, teilweise sogar beim Anwender am Arbeitsplatz (und der Möglichkeit für den ITler dem Anwender mal einen kurzen Einblick zu geben), erfolgen Updates heute im Hintergrund: Apps werden aktualisiert, in der Cloud sollte man von der Erneuerung nichts bemerken und auch Microsoft hat mit Windows 10 beim Thema Update vieles unsichtbar gemacht.
Es kostet Zeit und Geld, Basta!
In manchen Filmen und Geschichten kommen Kinder superreicher Eltern vor, die ein Kinderzimmer voller Spielsachen haben. Trotzdem spielen sie nicht. Wie auch. Es sind zu viele Außenreize, um Eigeninitiative und Kreativität zu entwickeln und keiner zeigt ihnen, wie man damit spielt bzw. spielt mit ihnen.
Ähnlich ist es auch in Unternehmen. Es reicht nicht, einfach nur die Sache bereitzustellen und einen langen Text dazu mitzuschicken.
Es geht um den Anwender
Warum betreibt die IT diesen ganzen Aufwand? Aus folgenden Gründen: Professionalisierung, Effizienzsteigerungen, Optimierung, Prozesse noch besser gestalten und um das Business voranzutreiben.
Darum geht es sicherlich auch, aber letztendlich geht es um den Anwender. Dieser sitzt am Arbeitsplatz und muss meist zu viele Aufgaben bewältigen. Das heißt, der Anwender steht im Mittelpunkt und muss dort abgeholt werden, wo er/sie sich bei ihrer täglichen Arbeit befindet.
„Das ist viel zu teuer!“ wird sofort gerufen! Wir haben x-tausend Anwender, die können wir nicht alle einzeln abholen. Mag alles stimmen. Dafür leistet sie, die sofort losbrüllen, sich den Luxus, teuer eingekaufte und betriebene Software brach liegen zu lassen.
Den Anwender gilt es in den Mittelpunkt zu stellen – nicht die Software!
An zusätzlichen Materialen wie Newsletter, How-To-Handbüchern und Videos ist erstmal nichts auszusetzen, außer dass sie auf den Berg der Informationsüberflutung noch oben drauf kommen und meist nicht in die aktuelle Lebenswelt passen.
Warum nicht einmal neue Wege gehen und den Anwender fragen!
Beispiele dazu gibt es zuhauf:
- Erzählen Sie Geschichten,
wie andere Anwender eine Aufgabe gelöst haben und dabei – so nebenbei erwähnt – die Anwendung XY eingesetzt wurde! - Nicht schulen, coachen.
In den seltensten Fällen muss man heute noch Software schulen, außer die Software ist so komplex und nur für Spezialisten. - Nutzen Sie die Kunst des Schauspiels oder ähnliche Formate
und entwickeln sie kleine Stücke, die präsentiert werden – aus dem Alltag von Herrn Meier/Frau Schulze! Humor hat noch nie geschadet. - Bauen Sie Online-Communities
für und von Anwender auf! Anwender sind diejenigen, die täglich damit arbeiten, die kennen sich meist besser aus wie jeder Trainer oder ITler. Vertrauen Sie Ihren Anwendern, schließlich verkaufen die nebenbei auch noch ihre Produkte, stellen sie her oder versuchen anderweitig dafür zu sorgen, dass der Laden läuft (tun die Kollegen das nicht, haben sie ganz andere Probleme in ihrem Unternehmen). - Organisieren Sie Barcamps
oder andere partizipative Formate zum Thema „Wie kann ich …?“ Laden sie ihre Anwender in einen großen Raum ein, geben ihnen Flipcharts, Stifte usw.
Es gibt im betrieblichen Alltag kein singuläres Problem – dann wären wir in den Untiefen der abstrakten Physik. Irgendjemand hat sich mit den genannten Herausforderungen schon beschäftigt, hat sich Gedanken gemacht und eine Lösung entwickelt. Die Anwender tauschen sich aus, die ITler begleiten das und zeigen dezent auf was geht.
Viele haben nun Angst, dass zu viele Beiträge von Anwendern kommen, die das Problem falsch lösen. Nutzen Sie die Chance als IT und klären sie auf. Alternativ lassen Sie die Anwender alleine mit ihrem falschen und aufwendigen Weg und schicken Sie weiterhin Newsletter.
Die Liste kann man vielfältig verlängern, es gibt tolle Möglichkeiten Anwender abzuholen. Es ist alles billiger als ungenutzte Tools.
Die Vorschläge sind kein Selbstläufer. Es geht nicht von heute auf morgen. Wer nie gefragt wurde, sprudelt nicht plötzlich los mit Ideen, Fragen und Lösungen. Schritt für Schritt und viel Aufklärung und Kommunikation helfen dabei, diese neuen Wege einzuschlagen.
Sichtbares Geld für unsichtbare Kosten!
Argumentieren Sie mal gegenüber ihrem Geldgeber, dass sie X-tausend Euros haben wollen und stellen Sie demgegenüber, was es kostet, dass die Anwender nicht, unzureichend oder falsch mit der teuren Software arbeiten. Es handelt sich um unsichtbare Kosten und um die zu vermeiden, wollen sie viel sichtbares Geld – kein einfaches Unterfangen. Aber der Aufwand wird sich lohnen, in allen Belangen.
Fazit: Keine alten Antworten auf neue Herausforderungen!
Die Anforderungen haben sich geändert! Die Angebote und Lösungen haben sich geändert! Die Informationsbelastung hat sich geändert! Die Veränderungsintervalle haben sich geändert!
Antworten sie daher nicht mit den Lösungen aus der Zeit, bevor sich alles geändert hat, sondern trauen sie sich neue Wege zu gehen. Sie werden überrascht sein, was möglich ist.
Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.
Interview mit Gunnar Sohn auf der #neo15
#neo15
Eben auf dem Barcamp Next Economy Open.
Der Gunnar Sohn ist schon ein Fuchs. Eigentlich wollten wir über meinen spontanen Einsatz sprechen und schon hatte ich das Mikro unter der Nase.
Wir haben uns über den heutigen Barcamp-Tag #neo15, Thomas Sattelberger, Unternehmens Demokratie, dem englischen Fußball, Staatsbedienstete und Unternehmensgründer sowie über Netzwerke unterhalten.
Macht das Maul auf!
Es passt gerade sehr gut zu meiner aktuellen Lebenssituation: Warum nicht miteinander reden, das Maul aufmachen, sich beschweren und nicht jegliche Handlung von vermeintlichen Verantwortlichen als von Gott gegeben hinnehmen.
Danke Siegi!
Neulich in der Kaffeekùche
Diesen Text habe ich neulich in einem Unternehmen in der Kaffeeküche am Schrank gesehen.
Zu Stein gewordene Kommunikationsinseln
Zu Stein gewordenen Kommunikationsinseln
Habe gerade ein Bild für einen Vortrag nächste Woche gesucht, mit dem ich die verkrusteten Kommunikationsstrukturen darstellen kann. Ich denke, das Bild von meinem letzten Urlaub in meinem Heimatort Radolfzell am Bodensee, drückt es sehr gut aus.
Vielleicht ist es nur ein wenig zu lieblich, zu idyllisch und spiegelt die krankmachende, überfordernde, unachtsame, frustrierende und in den Unternehmen gelebte Kommunikationskultur vom Ausdruck her nur unzureichend wieder.
Nachtrag: Eben auf Twitter
@yolante Verlorene Kommunikation pic.twitter.com/J4trmbVByG
— Lore (@lress) 6. November 2015
Working Out Loud – unsere Erfahrungen des ersten deutschen Circles
Nun sind mehrere Monate vergangen, seit wir uns mit vielen Gleichgesinnten in Frankfurt zu einem gemeinsam Start von Working Out Loud (WOL) in Deutschland getroffen haben. Wir – das waren “Social”- / “Kommunikations”-Berater, Enthusiasten aus verschiedenen Unternehmen und auch Vertretern von Software-Herstellern – haben über die vielen Möglichkeiten, die der Working Out Loud Ansatz von John Stepper mit sich bringt, rege diskutiert.
Die wichtigste Erkenntnis des Tages war, dass in einer vernetzen Wissensgesellschaft, die sich durch die Digitalisierung wieder stark wandelt, persönliche Netzwerke eines der wichtigsten Elemente für den Beruf, aber auch im privaten Bereich sind.
Working Out Loud von John Stepper ist in seiner Struktur eine einfache, jedoch sehr durchdachte Methode, um langfristige (nachhaltig wäre besser, ist aber so abgedroschen) persönliche Netzwerk aufzubauen.
Kurze Einführung in Working Out Loud
Working Out Loud, wie von John Stepper in seinem Buch “Working Out Loud – for a better career and life” beschrieben ist die transparente, offene Zusammmenarbeit im Netzwerk und besteht aus den folgenden fünf Kernelementen:
1. Deine Arbeit sichtbar machen — Arbeitsergebnisse, auch Zwischenergebnisse, veröffentlichen,
2. Deine Arbeit verbessern — Querverbindungen und Rückmeldungen helfen, Deine Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern,
3. großzügige Beiträge leisten — biete Hilfe an, anstatt Dich großspurig selbst darzustellen,
4. ein soziales Netzwerk aufbauen — so entstehen breite interdisziplinäre Beziehungen, die Dich weiterbringen,
5. zielgerichtet zusammenarbeiten — um das volle Potenzial der Gemeinschaft so auszuschöpfen.
Ein Ansatz, um diese Ziele zu erreichen, sind sogenannte “Working Out Loud Circles”.
(mehr dazu unter www.workingoutloud.de oder www.workingoutloud.com):
Es ist vollbracht!
Wir, das sind Barbara Schmidt, Cornelia Heinke, David Hirsch und Joachim Haydecker, haben gerade unseren Circle erfolgreich durchlaufen und wollen nun unsere Erfahrungen mit Euch teilen.
Wir haben uns für unseren ersten deutschen Circle einer besonderen Herausforderung gestellt: Wir kommen nicht nur aus unterschiedlichen beruflichen und privaten Lebensbereichen, sondern auch aus unterschiedlichen Orten. Daher haben wir uns mit mit einem Web-Konferenz-System virtuell zu unseren Working Out Loud Circlen getroffen
Wir sind von der Methode des “WOL” überzeugt und halten es für einen erfolgsversprechenden Weg, wie man persönliche Netzwerke stärken kann. Daher berichten wir über unsere Eindrücke und Erkenntnisse und wollen ein paar Tipps geben, worauf bei einem Circle zu achten ist, um ihn erfolgreicher und effektiver zu machen – sozusagen Working Out Loud in der Nachbearbeitung.
Die Technik muss stehen!
Wenn es sich, wie bei unserem, um einen virtuellen Circle handelt, ist es besonders wichtig, bei jedem Teilnehmer vorher sicherzustellen, dass auch die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Ansonsten verbringt man wertvolle Zeit damit, während der Treffen die Technik nachzuziehen. Es ist erstaunlich, wie schwerfällig der Einsatz von Videokonferenzen auch heute noch sein kann: Mal kommt kein Bild zustande, mal bricht die Leitung ganz zusammen, die Firmen-eigene Firewall stellt sich dazwischen, die Tonübertragung ist abgehehackt oder ähnliches.
Lernt euch kennen!
Circles leben von den Menschen, die sich an diesem Circle beteiligen. Man baut ein sehr vertrauensvolles Verhältnis auf. Wir haben in unserem über sehr viele andere Themen gesprochen, die uns im Job oder privat gerade beschäftigt haben. Daher ist es sinnvoll, am Anfang ein Kennenlerntreffen zu vereinbaren. Es ist für Working Out Loud sehr wichtig, am Anfang herauszufinden, ob das der Kreis ist, mit dem man über ca. 12 Wochen sich regelmäßig austauschen möchte.
Wenn möglich, sollte man sich auch zur Halbzeit treffen, um das ein oder andere Thema nochmal gemeinsam an einem realen Ort zu besprechen.
Geht gemeinsam auseinander!
Der Abschluss muss(!) wieder gemeinsam verbracht werden. Egal wie die eigenen Ergebnisse des Circles aussehen. Man hat gemeinsam Zeit miteinander verbracht, hat an Themen gearbeitet, sich ausgetauscht, diskutiert, kritisiert, voran gebracht, geholfen, getröstet, Tipps gegeben und vieles mehr. Es ist ein wertvolles Miteinander entstanden. Wie auch immer das eigenen Netzwerk aussehen mag, der Circle Kreis ist einer, der bleiben wird. Der Abschluss bildet den Anfang für ein neues Netzwerk, auf das man irgendwann wieder zurückgreifen kann.
Die Zielsetzung muss passen!
Besonderes Augenmerk bei einem Working Out Loud Circle sollte auf der Zielsetzung liegen. Zu große bzw. zu weit gesteckte Ziele können nicht erreicht werden.
Auf den ersten Blick scheint es nicht viel Aufwand zu sein, sich einmal die Woche zu treffen und dazwischen so ein wenig zu netzwerken. Es kostet Zeit. Man möchte ja auch ein tragbares Ergebnis haben. Daher müssen die selbstgesteckten Ziele zur aktuellen Lebenssituation passen – Arbeitsbelastung, Beruf & Familie, zeitliche Ressourcen müssen einkalkuliert werden.
Die Treffen müssen vor- und nachbereitet werden. Jeder nimmt aus der wöchentlichen Sitzung seine eigenen “Hausaufgaben” mit, die es zu erledigen gilt. Die Teilnehmer müssen sich dessen bewusst sein. Ohne eine Priorisierung und einer ungefähren Einschätzung, wieviel Zeit man in den kommenden Wochen für Working Out Loud aufbringen kann, kann ein Circle nicht erfolgreich sein.
Das besondere an der Methode Working Out Loud ist, dass die Ziele nicht am Anfang in Stein gemeißelt werden und auch von niemanden fremdbestimmt werden. Die eigenen Ziele können während des Circles angepaßt, ergänzt oder gar verändert werden. Es ist kein 100m Sprint, sondern ein Weg, den man geht.
Bei Working Out Loud geht um das Netzwerken!
Bei Working Out Loud geht es um den Aufbau eines persönlichen Netzwerks. Daher muss das Ziel so definiert sein, dass man in seiner Aufgabenstellung um Kontakt zu anderen Menschen bemüht. am Ende sollte das eigenen Netzwerk um viele neue Kontakte bereichert worden sein.
Etwas ganz Praktisches
John Stepper (Source: http://workingoutloud.com
Auch wenn Working Out Loud noch jung ist. In vielen Bereichen ist es nichts Neues, es ist auch keine abstrakte Raketenforschung. John Stepper, aber auch mittlerweile weltweit einige andere Akteure haben bereits viel dazu veröffentlicht.
Machen Sie es sich einfach: Nutzen Sie die speziell entwickelten Circle Guides, die auf www.workingoutloud.com zur Verfügung stehen.
Tipp: Die aufgezeigten Aufgaben erfordern unter Umständen viel Zeit. Deshalb ist es sehr hilfreich, wenn jeder Teilnehmer seine Aufgaben vor den Treffen erledigt. Dazu gehört auch, sich mit den jeweiligen Circle-Anweisungen für das nächste Treffen zu beschäftigen.
Erfolg oder nicht?
Bei einem Working Out Loud Circle geht es um das Erreichen persönlicher Ziele. Man kann diese sehr detailliert festlegen, z.B. 10 neue Kontakte kennenzulernen. Aber darum geht es letztendlich nicht. Viel wichtiger ist die Zeit, die man gemeinsam mit den anderen im Circle und mit dem eigenen Weg verbringt. Wer das ernst nimmt und sich auf die Erfahrungen der anderen einlässt, wird seinen Weg gehen und Erfolg haben. Jeder Teilnehmer hat andere Voraussetzungen, ein anderes Tempo, andere Vorstellungen. Working Out Loud ist keine Schule! Am Ende wird keine Klausur geschrieben und vergleichbare Ergebnisse nach Schema F produziert.
Ein Working Out Loud Circle oder viele?
Unser Lern-Leben sieht so aus, dass wir einmal uns mit einem Thema auseinander setzen und dann nie wieder. Man hat es ja gelernt. Das ist häufig in der Schule so, eine Vorlesung besucht man nur notgedrungen ein zweites Mal, den Erste-Hilfe-Kurs haben die wenigsten aufgefrischt und Schulungen bezahlt ein Unternehmen immer nur einmal!
Working Out Loud ist anders. Working Out Loud ist dann erfolgreich, wenn man sich immer wieder auf das kleine Abenteuer einläßt und sich mit gleichgesinnten über mehrere Wochen auf sich, auf seine Zielen und die Anregungen und Anforderungen der anderen Teilnehmern einlässt. Das Ergebnis wird immer ein noch größeres und stabileres Netzwerk sein: Die Basis für ein erfolgreiches (Über-) Leben in einer Wissensgesellschaft.
Working Out Loud Circle für kommende Circle Organisatoren
Bei unserem Circle ging es außerdem um die Verinnerlichung der Methoden des Working Out Loud. Wir wollten Working Out Loud kennenlernen, da wir der Überzeugung sind, dass es ein Baustein ist, um Kollegen oder Kunden zu helfen, sich in einer digitalisierten Wissensgesellschaft zu behaupten und erfolgreich zu sein. Daher haben wir auch immer wieder über den Sinn und Zweck von Working Out Loud, seinem Aufbau und unsere Art miteinander zu arbeiten gesprochen.
Unsere Erkenntnis ist, dass wir alle etwas durch unseren eigenen Circle gewonnen haben. Wir haben unser Netzwerk ausgebaut, wir haben etwas über Working Out Loud gelernt und selber erfahren dürfen, wie man es persönlich nutzen und später auch anbieten kann.
Ganz unabhängig von dem eigenen Ziel wirken sich die Treffen der Gruppe auch sehr positiv auf weitere Themen oder Herausforderungen, an denen oder mit denen man gerade beschäftigt ist, aus.
Unser Fazit
Working Out Loud ist neu! Und besteht doch vor allem aus vielen Erkenntnissen, die es schon sehr lange gibt. Netzwerken ist nicht erst ein Thema in einer digital vernetzten Welt geworden. Aber das Digitale bringt neue Herausforderungen. Für diese neuen Herausforderungen braucht es neue Ansätze und Antworten. Working Out Loud ist dafür ein Weg, den es sich lohnt zu gehen. Working Out Loud ist offen und doch strukturiert. Es führt zu einem Ziel und lässt doch viele Freiheiten. Working Out Loud verknüpft bekanntes mit den Anforderungen, die auf uns zukommen werden. Working Out Loud ist verständlich und auf die eigenen Bedürfnisse und Gegebenheiten anpassbar.
Jeder von uns wird wieder in einen Circle gehen und sein persönliches Netzwerk stärken. Dafür hat jeder von uns jetzt sein persönliches Netzwerk gerade vergrößert.
Excel gab es bereits in den 30iger Jahren! War das das Ende der Kommunikation?
Frank, im Film gespielt von Burt Lancaster, saß 14 Jahre im Knast. Bevor er da rein musste, wurden Geschäfte unter Männern noch so geregelt, wie echte Männer sie untereinander geregelt haben. Jetzt aber, da er endlich wieder auf freiem Fuß ist, sind die Buchhalter, die Zahlendreher, die Kommastellenaufrunder ins Business eingefallen.
Es ist wie im richtigen Leben: Es haben zu oft die Buchhalter, die Zahlendreher, die Kommastellenaufrunder das Sagen. Dabei würde es sooft helfen, wenn man einfach mal die Sache von Angesicht zu Angesicht regelt (ohne Revolver natürlich). 😉
Quelle: Vierzehn Jahre Sing-Sing
Digital Workplace Trends
Mittlerweile ist die Digital Transformation in den meisten Unternehmen ein Thema –aktiv in der Umsetzung in den eigenen Produkten oder bei der Anwendung im eigenen Arbeitsbereich. In einigen Strategiepapieren taucht sie allerdings immer noch mehr oder weniger verschämt als Bullet Point auf einer der vielen Folien auf. Unterhalb der großen Strategieebene arbeiten in vielen IT Abteilungen und (hoffentlich gemeinsam mit den) Fachbereichen einige engagierte Vorreiter daran, wie die Digitalisierung – die in immer mehr unserer Lebensbereiche eingreift – umgesetzt werden kann: Wie kann ein Mehrwert erzeugt werden? Wie kann die Digitalisierung das Unternehmen voran bringen?
Ein wichtiger Teil bei der Digitalen Transformation ist der „Digital Workplace“: Wie muss die Arbeitsumgebung eines modernen Wissensarbeiters aussehen, um optimal die Anforderungen und Aufgaben zu unterstützen?
Der Desktop ist bereits seit einigen Jahren einer der Bereiche, bei dem sich viel verändert hat. War es vor einigen Jahren Pflicht, dass Software-Pakete heruntergeladen und installiert werden mussten bzw. in Unternehmen wurden bzw. werden diese Pakete in die Roll-Out-Mechanismen integriert, haben sich die Mechanismen für die Verteilung bei mittlerweile sehr vielen Softwarelösungen verändert. Anwender arbeiten heute mit mobilen Devices (mit speziellen Apps oder mobilen Website) oder am Desktop mit entsprechenden Browser-Anwendungen. Im privaten Umfeld ist die Vielfalt groß.
der Digital Workplace
Obwohl sich die Entwicklungen von Anwendungen für den Anwender bereits seit vielen Jahren geöffnet haben, sehen viele Arbeitsumgebungen – auf der Oberfläche aber auch in ihre möglichen Nutzung – nach wie vor aus, als wurden sie das letzte Mal vor über einem Jahrzehnt verändert.
- Social Collaboration hat nach wie vor einen zu geringen Verbreitungsgrad. Die gute alte Mail und ihre Silo-Speicherfunktion ist das Hauptkommunikationswerkzeug.
- Intranets sind nach wie vor viel zu statisch und unterliegen viel zu vielen Restriktionen. Die Folge sind geringe Nutzung und veraltete Inhalte. Ein Social Intranet bietet mehr Möglichkeiten der Interaktion sowie der Einbindung aller Mitarbeiter in den Informationsaustausch.
- In vielen Business Anwendungen wirkt die durchschnittliche Benutzeroberfläche wie ein verbliebenes Relikt aus dem letzten Jahrhundert. Dabei zeigen gerade vielen Anwendungen aus dem privaten Bereich, wie cool und einfach geht.
- Offene Schnittstelle, damit Anwender(!) sich ihre Arbeitsumgebungen selber zusammenstellen können, sind im Business Bereich kaum bis gar nicht vorhanden. Sieht man sich jedoch ein Werkzeug wie „Slack“ an und die sich daraus ergebenen Möglichkeiten.
- Mobile ist in aller Munde – hier sind die größten Entwicklungen zu beobachten.
- Aber der mobile Digital Workplace ist auch die Art und Weise wie, wann und wo wir arbeiten. Stehen gut gemachte, integrierte und durchdachte Anwendungen den Mitarbeitern zur Verfügung, spielt es bei vielen zu erledigen Aufgaben keine Rollen mehr von wo aus die Arbeit erledigt wird. Jedoch geben viele Organisationen ihren Mitarbeitern nach wie vor nicht den Raum und die Freiheit selbst zu entscheiden, wie die Leistungen zu erbringen sind.
- In einer Wissensgesellschaft und in einer vernetzten Welt ist Offenheit ein Vorteil: Das Engagement der Mitarbeiter wird gesteigert und gerade in großen Unternehmen irgendjemand hat das Problem garantiert bereits gelöst oder Ideen dazu.
- Da es keine Ausrollzyklen mehr gibt, verändert sich die IT Landschaft permanent. Daher ist eine kontinuierliche Qualifizierung notwendig, damit die neuen Tools auch genutzt werden können. Es handelt sich jedoch meist nicht mehr um Softwareschulungen, sondern um die Art und Weise wie die Software genutzt werden kann.
- Die Anzahl an Softwarelösungen ist nahezu unübersehbar. Eine neue Form der Evaluierung und Auswahl muss etabliert werden, damit nicht jeder „Schrott“ eingesetzt wird, aber gleichzeitig neue, innovative Lösungen eingesetzt werden können – ein mehrjähriger Auswahl- und Bereitstellungszyklus ist nicht mehr akzeptabel.
Viel ist passiert beim Digitalen Workplace und die neuen Entwicklungen bringen auch entsprechende neue Chancen mit sich. Allerdings müssen in vielen Unternehmen noch viele Hausaufgaben gemacht werden, damit der Digital Workplace eine treibende Kraft bei der Digitalen Transformation wird.
Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.
Talent Management: Connect. Collaborate. Converge. #CSODEMEA #CSODConf15
Heute morgen habe ich ich auf dem Weg gemacht und reise nach London zur Europakonferenz von Cornerstone on Demand. ich war bereits im vergangenen Jahr mit dabei und war da sehr beeindruckt, sowohl von der ganzen Veranstaltung aber auch von den Berichten aus den Unternehmen.
Talent Management – Möglich weil in der Cloud
Ein Bericht ist mir in guter Erinnerung geblieben. Es heißt ja oft, dass HR nicht die Innovationstruppe in den meisten Unternehmen sind. Das war bei dem Unternehmen auf der Bühne anders. Dort hat man bei HR früh gesehen, dass man etwas ändern muss, damit man die Besten findet oder aber auch behält.
Nachdem der traditionelle Weg über das Management und die IT und wer auch sonst noch daran beteiligt ist, sehr schwer bis unmöglich gemacht wurde, hat man sich bei dem kleinen Team in HR nach Lösungen in der Cloud umgesehen. Denn eine Installation durch die IT hätte sehr lange gedauert und war mit vielen Hürden versehen. Auch waren diejenigen zu umgehen, die alles von vorn bis hinten durchgeplant haben wollten und erst wenn auch das letzter Bit und der letzte Pixel ganz korrekt sitzt, darf die Software freigegeben werden.
Nach einer vergleichsweise kurzen Evaluationsphase hatte man sich für das Angebot con Cornerstone on Demand entschieden. Dei Software ist sofort verfügbar und über entsprechende Konfigurationseinstellungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. Gelobt wurde, dass CoD mit offenen Karten gespielt hat und sehr klar vorgegeben hat, was tatsächlich möglich ist und was nicht. Das ist der Unterschied zu den vielen OnPremise Anbietern: Da diese – einmal beim Kunden unstalliert – ohne Rücksicht auf andere Kunden das System annähernd beliebig anpassbar ist – bei entsprechendem hohen Budget. Hauptsache der Kunde nimmt die Software. In der Cloud ist das nicht so einfach, da ja viele Unternehmen und deren Mitarbeiter das gleiche System benutzen.
Die HR Mitarbeitern haben das U-Boot Modell gewählt. Sie haben erkannt, dass sie auf dem traditionellen Weg nicht weiterkommen, sie aber mehr für ihre Talente machen wollen und haben daher den Weg in die Cloud gewählt – gemeinsam mit den Angeboten von Cornerstone on Demand.
Freue mich auf ein Wiedersehen mit den U-Boot-Helden aus dem vergangenen Jahr. Bin sehr gespannt wie sich das Projekt entwickelt hat.
Mehr dazu später! Jetzt ist aber erstmal Schluss, der Flieger nach London steht bereit.
Microsoft is doing great things
Whow (jetzt kommt eine kleine Jubelparade)
Ich finde die von Microsoft gestern vorgestellten Geräte ziemlich cool. Bin sehr gespannt, wie sich das Surface Pro 4 und das neu vorgestellte Surface Book im Betrieb anfühlen werden. Aber so wie sie präsentiert wurden und wie sie in den bereitgestellten Videos zu sehen sind, werden sie genau das erfüllen, was ich für meine Arbeit brauche: Ein optimale Mischung aus Tablett und PC, eine sehr gute Stifteingabe und eine andockbare Tastatur, auf der man auch als Vielschreiber ordentlich und schnell tippen kann.
Als alter Touch- und Stift-Fan freue ich mich auf die kontinuierliche Weiterentwicklung dieser Technologie. Es macht einfach immer wieder Spaß auf diesen Geräten zu zeichnen. Siehe die kleine nebenstehende Grafik, die ich zur Vorbereitung eines Visualisierungsworkshops auf meinem Tablett-PC erstellt habe.
In den nächsten Tagen bin ich wieder auf Konferenzen unterwegs und da nutze ich OneNote den ganzen Tag, um mir meine Mitschriften zu erstellen. Auf meinem Schoss oder auf dem Tisch vor mir liegt mein Notebook, daneben der Stift, um schnell eine Skizze anzufertigen und neben mir liegt mein Handy. Auf dem Handy habe ich die gleiche Seite geöffnet und sobald etwas zu sehen ist, was ich gerne fotografieren möchte, knipse ich los. Das Ergebnis bettet sich automatisch in das geöffnete Dokument. Schnell sind alle wichtigen Notizen gemacht, die Bilder geschossen und zusätzliche Infos, wie z.B. PDF oder Präsentationen, sind schnell hinzugefügt. Fertig ist die Mitschrift für die spätere Nachbearbeitung.
Microsofts ist auf dem richtigen Weg!
Microsoft ist mit der absolut richtigen Strategie unterwegs: Die vorgestellten Geräte sind top und können sowohl im Job, aber auch im privaten Bereich eingesetzt werden. Das neue Betriebssystem Windows 10, aber auch die Office Programme und meine beiden Lieblinge OneNote und OneDrive sind top und auf allen Geräten verfügbar. Und seit dem Strategiewechsel von Microsoft auch auf Android und iOS erhältlich. Meine kleine Office Welt wird dadurch vollkommen abgedeckt. Microsoft bietet mir alles, was ich für eine mobile Arbeitswelt brauche.
Aktuelles auf dem Geräte Blog von Microsoft
Auf der folgenden Seite hat Microsoft alles wichtige über die neuen Geräte zusammengetagen: A New Era of Windows 10 Devices from Microsoft
Innovation, Digitale Transformation und Talente
Am 1. Oktober fand in München das „World Talent Forum“ in der Münchner Allianz Arena statt. Wie bereits in den Jahren davor haben die Veranstalter von IntraWorlds es wieder geschafft, viele sehr gute Beiträge rund um das Thema „Wie finde und wie halte ich die besten Talente für bzw. in meinem Unternehmen“ zu präsentieren. (zur Agenda)
Wenn ich Innovation haben will, geh ich nicht zur HR!
So startete der Vortrag von Prof. Dr. Dietmar Harhoff vom Max Planck Institute for Innovation and Competition. Das – so die Aussage von Prof. Harhoff – ist die gängige Meinung vieler Manager in Unternehmen. HR gilt nach wie vor als die Verwaltungstruppe, denen die Personalstammdatenverwaltung wichtiger ist, als die Entwicklung des Unternehmens. Er mag sicherlich mit dieser Beschreibung bei vielen Unternehmen richtig liegen. Allerdings bewegen sich zu so einem Forum sicherlich vor allem diejenigen, die bereits auf dem Weg sind, sich moderner und offener im Unternehmen einzubringen (Elternabend-Syndrom)!
Das Thema des Hauptvortags war die Herausforderungen die Trends und die Chancen von Innovationen. Innovationsmanagement hat sich gewandelt. Kaum ein Unternehmen, dass nicht in irgendeiner Form International eingebunden ist. Gleichzeitig haben einige Länder sich aufgemacht und sogar eine nationale Innovationsstrategie entwickelt, so wie es Bangladesh getan hat.
Die laufende Digitalisierung fast aller Arbeitsprozesse, aber auch unser persönlicher Veränderung bei der Nutzung des Internets hat zur Folge, dass die Generierung von Innovationen sich gewandelt hat bzw. bei vielen Unternehmen sich noch wandeln muss. Bereits seit einigen Jahren setzen viele Unternehmen neue Kommunikations- und Informationstechnologien bewusst oder nach wie vor häufig noch unbewusst ein. Immer noch nutzen viele Mitarbeiter persönliche Netzwerke im Internet, um sich über ihre Anliegen aus dem Unternehmen auszutauschen. Sie gehen dort häufig unbewusst einen sehr schmalen Grat: Sie wollen produktiv arbeiten und nutzen daher die besten Tools die sie für ihre Arbeit brauchen. Sie arbeiten dabei aber gleichzeitig auf Plattformen, die außerhalb der Kontrolle der Unternehmen liegen. Das Unternehmen kann diese Plattformen aber nicht zur Verfügung stellen oder will aber nicht, dass ihre Mitarbeiter sich auf diesen Plattformen tummeln.
Die größten Barrieren bauen sich die Unternehmen jedoch selbst. Intrapreneurs – sprich Gründer im eigenen Unternehmen – können sich nicht frei entwickeln. Sie sind eingezwängt zwischen Hierarchien, Kostendruck und konkreten Zielvorgaben bei gleichzeitigem Misstrauen, fehlende Entscheidungsunfähigkeit, gelebter Inkompetenz und der geförderten Angst, etwas falsch zu machen. Es fehlt den innovativen Mitarbeitern die Möglichkeit sich frei zu entwickeln und den Unternehmen fehlt es an einer gelebten und positiven Fehlerkultur.
Startups in Deutschland – Quelle Zeit.de / Gründerszene.de
Ein weiteres Manko ist die fehlende Sichtbarkeit. Warum sollen sich potentielle innovative Mitarbeiter für ein Unternehmen interessieren? Intrapreneurs wollen sich bzw. ihre Entwicklungen präsentieren, sich austauschen, sich Input holen und ihre Arbeiten zur Diskussion stellen. Sie wollen das sowohl innerhalb des Unternehmens, aber sie wollen sich auch mit Menschen außerhalb des Unternehmens austauschen. Es geht um Anerkennung, es geht um Open Innovation und es geht darum, dass sich Unternehmen als Innovativ präsentieren.
Die sich stark entwickelte Szene der Startups in Deutschland ist ein Zeichen für die Unternehmen, dass sie für die innovativen Köpfe keine Alternative sind. Sie gehen lieber ins ungewisse, dafür dafür aber in offene Strukturen, in denen sie sich und ihre Ideen entwickeln können. Einige Unternehmen haben diesen Trend erkannt und schaffen für Intrapreneurs den entsprechenden Rahmen, aber es sind noch viel zu wenig.
Voraussetzungen für erfolgreiche Innovationen in Unternehmen sind:
- Stellt die Menschen, sprich die Mitarbeiter wieder in den Mittelpunkt aller Aktivitäten (dann klappt das auch mit den Produkten und den Kunden)
- Reduziert Regeln und Grenzen
- Schaffe einen Rahmen für freies Arbeiten
- Controlling und zu eng definierte Ziele sind der Feind jeglicher Innovation (KPI und Innovation sind zwei Dinge, die sich widersprechen und blockieren)
- Finde deine Innovatoren und Umarme sie!
- Stelle innovative Menschen ein, die ihre Aufgabe verantwortungsvoll angehen
- Setze viele Pflänzchen aus
- Es lebe der Untergrund!
Der Vortrag hat vieles beleuchtet. Die meisten Anwesenden haben einiges an Hausaufgaben mit nach Hause bekommen. Allerdings brauchen auch die Innovations-freundlichen HRler die Unterstützung im Unternehmen, im Management und bei den Mitarbeitern. Aber wer, wenn nicht HR hat die Hebel und die Möglichkeiten, diesen Wandel zu gestalten.
Digitales Storytelling: eine Serie von Carsten Rossi
Spannend und kurzweilig zu lesen: Carsten Rossi hat sich in mehreren Blog-Beiträgen dem Thema Digitales Storytelling gewidmet.
Kommunikation in Kundenprojekten und Vertrieb verbessern!
Woran scheitern oder verteuern sich Projekte meist oder schaffen es mit hoher Sicherheit in die frustrierenden Unvollständigkeit? Richtig, an der fehlenden Kommunikation zwischen den beteiligten Personen und den unzureichenden, unvollständigen Informationen.
Anhand eines kleinen Beispiels soll dargestellt werden, wie man mit der Social Business Plattform Kundenprojekte optimiert werden.
Ausgangslage beim Kunden war, dass der Vertrieb für ein Verkaufsgebiet von einer auf drei Personen aufgestockt wurde. Das bedeutete, dass der bisherige erfolgreiche Einzelkämpfer, der dazu auch noch in absehbarer Zeit in den Ruhestand gehen wird, nun seinen Arbeitsstil ändern muss. Zweiter Punkt ist, dass mit den Kunden des Unternehmens immer wieder bestimmte Projekte durchgeführt werden, bei denen mehrere Personen innerhalb des Unternehmens und natürlich mit dem Kunden kommuniziert wird.
Aufgabenstellung
Zwei Probleme galt es zu lösen:
- Wie überführt man den umfangreichen Erfahrungsschatz und die große Anzahl an Informationen des Vertriebsmitarbeiters in eine Form und an einen Ort, damit die neuen Kollegen davon partizipieren können!
- Wie verbessert man die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen den beteiligten Personen!
Kommunikation: Ohne E-Mail geht es nicht!
Vorneweg: Die E-Mail wird bleiben, muss aber in ihrem Nutzungsumfang stark zurückgefahren werden. Die E-Mail soll in diesem Projekt nur noch für die Kommunikation mit den Personen eingesetzt werden, die keinen Zugang zur internen Plattform haben. Alle anderen stellen ihre Informationen in der jeweiligen Projekt-Community den Kollegen zur Verfügung.
Das klassische Problem ist und bleibt bei der E-Mail: Es gibt kein sauberes Gleichgewicht bei der Bereitstellung der Information (richtige Menge, alle Personen werden zum richtigen Zeitpunkt erreicht, etc) und einer permanenten Informationsüberflutung bei einem gleichzeitigem großen Informationsdefizit (zu viele Mails, falsche Personen werden informiert, an einem bestimmten Zeitpunkt stehen nicht alle Infos zur Verfügung, etc.).
Gemeinsam an einem (virtuellen) Ort arbeiten!
Die Lösung, die sich aus den Workshops ergeben hat, erscheint relativ simpel, ist jedoch das Ergebnis eines 2-tägigen Workshops und einer erfolgreichen ersten Phase der Umsetzung und Nutzung:
- Jedes Kundenprojekt erhält eine eigenen Community.
- Alle(!) dafür benötigten Dokumente werden dort abgelegt.
- Statusupdates werden auch als solche eingesetzt: „Aufgabe X wurde durchgeführt“ oder „Ware ist angekommen“ usw.
- Wikis werden für den jeweiligen Statusbericht eingesetzt.
Und noch ein paar Punkte mehr. Hört sich erstmal nicht so aufregend an. Das Aufregende daran ist, alle Personen mit ins Boot zu holen und es zu ihrem Verfahren zu machen.
Der Workshop hätte auch nach 60 Minuten zu Ende sein können. Kurze Darstellung der Aufgabe, Defizite bei der E-Mail Kommunikation erkannt, Plattform im Browser geöffnet und Community eingerichtet. Ist bis hierher nicht schwer. Geht technisch ganz schnell.
Das Ergebnis wird sein, dass niemand damit arbeiten wird. Leider ist das sehr häufig der Fall.
Trotzdem alle seit langer Zeit mehr oder weniger zusammengearbeitet haben, gab es doch sehr viele Unterschiede wie bestimmte Aufgaben angegangen werden. Diese Unterschiede sichtbar zu machen, die beste Lösung zu ermitteln und einen gemeinsamen Weg für die Umsetzung zu gestalten, hat einige Zeit gedauert. Selbstverständlichkeiten, wie z.B. die Ordnerstruktur, stellten sich plötzlich als ein größeres komplexes Gebilde dar.
Mach es zu Deinem (Kommunikations)Projekt
Wir haben es bei der Lösung mit einem System zu tun, dass vor allem auf Freiwilligkeit und der Bereitschaft beruht, aktiv mitzuarbeiten. Nun könnte man sagen, dann machen wir das in ein „echtes“ Projektmanagement-Tool oder in ein CRM, da ist alles über Regeln und Workflows abgebildet – da funktioniert das dann. Leider ist das meist nicht der Fall. Denn wenn Anwender dazu gezwungen werden etwas einzutragen in Masken, der Sinn sie nicht verstehen, dann werden sie auch etwas eintragen – egal was. Hauptsache das System lässt einen in Ruhe und die Kontrolleure im Hintergrund erhalten ihre Zahlen, um sie auszuwerten. Zudem sind diese System häufig überladen mit Funktionen und haben eine Benutzeroberfläche, die fern von Gut und Böse ist.
Damit ist aber niemanden geholfen. Bei diesen Kundenprojekten geht es nicht darum, irgendein System zu beglücken. Ziel ist es, so stressfrei wie möglich das Projekt abzuarbeiten und dem Kunden die Ergebnisse zu liefern.
Was bedeutet stressfrei?
- Alle Informationen stehen zur Verfügung!
- Die notwendigen Dokumente sind im Zugriff!
- Der aktuelle Status ist allen bekannt!
- Fragen, Antworten, Hinweise, Rückmeldungen usw. stehen allen Personen zur Verfügung
- Als Vorgesetzte/r möchte man sich nicht permanent mit allen Projekten beschäftigen. Aber wenn, dann möchte man alles im Zugriff haben, um sicher Auskünfte geben und Entscheidungen treffen zu können.
Fazit: Nichts ist unbekannt und bleibt verborgen! Jede/r kann seiner/ihrer Arbeit nachgehen! Man kann, wenn man möchte oder muss, über den eigenen Tellerrand schauen, um weiterzuhelfen oder weiterarbeiten zu können!
Aufgaben werden verteilt!
Nachdem sich im Workshop so langsam der Nebel gelichtet hatte und die Vorzüge (und Notwendigkeiten) einer anderen Arbeitsweise klar wurden und auch die Hürden so nach und nach verschwanden, ging es an die Umsetzung. Viele Anwender schrecken davor zurück, wenn es darum geht, in einer entsprechende Anwendung etwas einzutragen. Aber das ist nicht immer notwendig. bei der Umsetzung wurde deutlich wer was wann wie einträgt. Darüber wurde gesprochen und sich abgestimmt – zwei sehr wichtige Punkte! Häufig werden die Zuständigkeiten, die vage sind und nicht durch ein Rollenmodel im System abgebildet werden, nicht gesondert angesprochen, sondern werden als „das macht schon jemand“ abgehandelt. Das funktioniert nicht!
Das offene, aber abgestimmte Model hat den großen Vorteil, dass jeder weiß, was zu tun ist und lässt trotzdem die Freiheiten, dass auch andere mitarbeiten.
Tolle, vorzeigbare Ergebnisse
Warum ist ein so tolles Ergebnis erzielt worden?
- Jede/r findet sich im System wieder!
- Alle Informationen sind vorhanden!
- Die Arbeit ist eine andere, aber es ist definitiv weniger Arbeit für den/die Einzelne/n!
- Jede/r hat die Aufgabe übernommen, die er/sie am Besten kann!
- Das System ist flexibel und vollständig, kopierbar und erweiterungsfähig!
- Es ist einfach, strukturiert und verständlich!
- Das Konzept ist durchdacht, wird gelebt und ist offen für weitere Personenkreise, die sich nun nahtlos einfügen können!
Zwei Aussagen haben mich persönlich sehr gefreut. Die erste war die Bestätigung meiner Arbeit und meiner geleisteten Unterstützung: Es ist aus Sicht der Teilnehmer notwendig gewesen, sich so intensiv im Vorfeld mit dem ganzen Verfahren auseinanderzusetzen. Die Workshops waren für alle beteiligten Personen sehr intensiv.Ich wusste ungefähr in welche Richtung wir uns bewegen werden, aber das Ergebnis kannte ich nicht. Ich stellte immer wieder nur viele Fragen, auf die es manchmal für die Teilnehmer sehr schwer war, zu antworten.
Leider kommt dieser Punkt bei den meisten Unternehmen viel zu kurz: Es gibt ein Projektteam, das organisiert die Einführung! Die Communities können beantragt werden! Die Einführung ist meist nur eine Funktionsschulung! Aber es wird von den Unternehmen wenig bis kein Geld investiert, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die dann irgendwann am Ende des Tages technisch umgesetzt werden.
Die zweite Aussage bezieht sich auf die höhere Qualität der Projekte. Durch die Umstellung auf das Community-Konzept und der Bereitstellung aller Informationen am Beginn eines Projekts ist es notwendig, dass alle am Anfang ihre Hausaufgaben vollständig erledigen: Man stimmt sich gemeinsam über das anstehende Projekt ab. Dem Kunden werden – basierend auf einem durch die „Community“ entwickelten Fragebogen (bisher hat das jeder für sich gemacht) – alle notwendigen Fragen gestellt. Gemachte Erfahrungen werden in neue Projekte übernommen.
Bei einem System, wo jeder für sich alleine hinarbeitet fällt das Fehlen von Informationen erstmal nicht auf. Stimmt etwas nicht, kann man den schwarzen Peter hin und her schieben – „Das hab ich nicht, das war ich nicht, das kann ich nicht!“. Das bedeutet aber für alle Stress, unendliche Suche und Frustration.
Das Ergebnis ist ….
Das Ergebnis ist, dass das Projekt entspannter abläuft, der Informationsfluss um ein vielfaches besser ist, die Vorgesetzten jederzeit einen Einblick haben und die Qualität der Projekte hat sich erhöht.