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Akzeptanz für neue Softwarelösungen schaffen!

Wir bringen doch dauernd neue Software ins Unternehmen, aber niemand nutzt sie!

Vor ein paar Tagen stellte ein IT Leiter in einem Forum die Frage, wie denn andere Unternehmen damit umgehen, dass niemand sich mehr die Zeit nimmt und die neuen Software-Services und Tools nutzt!

In dem Unternehmen werden mit einer hohen Frequenz Softwarepakete ausgerollt und den Anwendern zur Verfügung gestellt. Parallel dazu werden mit Newslettern und E-Mails die Anwender über die neuen Möglichkeiten informiert.

Trotzdem – so die Erkenntnis – erfolgt keine ausreichende Nutzung durch die viel umworbenen Anwender.

Erste Einsicht im Kommentar: Natürlich kommt nur wenig von unseren Informationen bei den Anwendern an, da es diesen nicht an Arbeit fehlt  und sie täglich ihren Freischwimmer bei der Bewältigung der Informationsflut bewältigen müssen.

Gut gemeint ist nicht unbedingt …

Die Intention des Unternehmens ist nachvollziehbar. Jahrelang hat man der IT vorgeworfen, dass sie nur alte Software zum Einsatz bringt, Neuerungen Jahre auf den Einsatz warten mussten und auf die Anwender und ihren Bedürfnissen keine Rücksicht genommen wurde.

Im privaten Bereich sind die meisten Anwender heute besser ausgestattet: Ein Smartphone mit allen Apps, die das Herz begehrt, PCs bzw. Notebooks die bereits mit dem neuen Betriebssystem arbeiten und auch die Anwendungen sind immer sofort aktuell und „State-of-the-Art“. All das bieten Unternehmen in der Regel nicht.

Die IT Abteilungen haben es sich – teils aus strategischen Gründen sich unersetzbar zu machen, teils weil es die Software-Anbieter und die verfügbare Technologie nicht hergab – zu eigen gemacht, erst einmal die große Welle zu schlagen, bevor irgendetwas zum Anwender geht: Es wird geprüft, verhandelt, angepasst, getestet, verbogen, gefixed, gepatched, gecoded, terminiert und am Ende in vielen Einzelschritten ausgerollt – und dann dem Anwender kommentarlos zur Verfügung gestellt.

mann skizziert

Wandel gibt es an allen Ecken, warum nicht auch bei der Einführung neuer Software?

Die Idee, den Nutzern schnell die Anwendungen zur Verfügung zu stellen, ist erstmal nicht schlecht. Aber sie darf nicht zur Belastung werden. Und das tut es. Denn die Art und Weise, wie Anwender eingebunden und vorbereitet werden, stammt aus einer vergangenen Zeit. Waren früher sehr viele manuelle Schritte notwendig, teilweise sogar beim Anwender am Arbeitsplatz (und der Möglichkeit für den ITler dem Anwender mal einen kurzen Einblick zu geben), erfolgen Updates heute im Hintergrund: Apps werden aktualisiert, in der Cloud sollte man von der Erneuerung nichts bemerken und auch Microsoft hat mit Windows 10 beim Thema Update vieles unsichtbar gemacht.

Es kostet Zeit und Geld, Basta!

In manchen Filmen und Geschichten kommen Kinder superreicher Eltern vor, die ein Kinderzimmer voller Spielsachen haben. Trotzdem spielen sie nicht. Wie auch. Es sind zu viele Außenreize, um Eigeninitiative und Kreativität zu entwickeln und keiner zeigt ihnen, wie man damit spielt bzw. spielt mit ihnen.

Ähnlich ist es auch in Unternehmen. Es reicht nicht, einfach nur die Sache bereitzustellen und einen langen Text dazu mitzuschicken.

Es geht um den Anwender

Warum betreibt die IT diesen ganzen Aufwand? Aus folgenden Gründen: Professionalisierung, Effizienzsteigerungen, Optimierung, Prozesse noch besser gestalten und um das Business voranzutreiben.

Darum geht es sicherlich auch, aber letztendlich geht es um den Anwender. Dieser sitzt am Arbeitsplatz und muss meist zu viele Aufgaben bewältigen. Das heißt, der Anwender steht im Mittelpunkt und muss dort abgeholt werden, wo er/sie sich bei ihrer täglichen Arbeit befindet.

„Das ist viel zu teuer!“ wird sofort gerufen! Wir haben x-tausend Anwender, die können wir nicht alle einzeln abholen. Mag alles stimmen. Dafür leistet sie, die sofort losbrüllen, sich den Luxus, teuer eingekaufte und betriebene Software brach liegen zu lassen.

Den Anwender gilt es in den Mittelpunkt zu stellen – nicht die Software!

An zusätzlichen Materialen wie Newsletter, How-To-Handbüchern und Videos ist erstmal nichts auszusetzen, außer dass sie auf den Berg der Informationsüberflutung noch oben drauf kommen und meist nicht in die aktuelle Lebenswelt passen.

Warum nicht einmal neue Wege gehen und den Anwender fragen!

Beispiele dazu gibt es zuhauf:

  • Erzählen Sie Geschichten,
    wie andere Anwender eine Aufgabe gelöst haben und dabei – so nebenbei erwähnt – die Anwendung XY eingesetzt wurde!
  • Nicht schulen, coachen.
    In den seltensten Fällen muss man heute noch Software schulen, außer die Software ist so komplex und nur für Spezialisten.
  • Nutzen Sie die Kunst des Schauspiels oder ähnliche Formate
    und entwickeln sie kleine Stücke, die präsentiert werden – aus dem Alltag von Herrn Meier/Frau Schulze! Humor hat noch nie geschadet.
  • Bauen Sie Online-Communities
    für und von Anwender auf! Anwender sind diejenigen, die täglich damit arbeiten, die kennen sich meist besser aus wie jeder Trainer oder ITler. Vertrauen Sie Ihren Anwendern, schließlich verkaufen die nebenbei auch noch ihre Produkte, stellen sie her oder versuchen anderweitig dafür zu sorgen, dass der Laden läuft (tun die Kollegen das nicht, haben sie ganz andere Probleme in ihrem Unternehmen).
  • Organisieren Sie Barcamps
    oder andere partizipative Formate zum Thema „Wie kann ich …?“ Laden sie ihre Anwender in einen großen Raum ein, geben ihnen Flipcharts, Stifte usw.
    Es gibt im betrieblichen Alltag kein singuläres Problem – dann wären wir in den Untiefen der abstrakten Physik. Irgendjemand hat sich mit den genannten Herausforderungen schon beschäftigt, hat sich Gedanken gemacht und eine Lösung entwickelt. Die Anwender tauschen sich aus, die ITler begleiten das und zeigen dezent auf was geht.
    Viele haben nun Angst, dass zu viele Beiträge von Anwendern kommen, die das Problem falsch lösen. Nutzen Sie die Chance als IT und klären sie auf. Alternativ lassen Sie die Anwender alleine mit ihrem falschen und aufwendigen Weg und schicken Sie weiterhin Newsletter.

Die Liste kann man vielfältig verlängern, es gibt tolle Möglichkeiten Anwender abzuholen. Es ist alles billiger als ungenutzte Tools.

Die Vorschläge sind kein Selbstläufer. Es geht nicht von heute auf morgen. Wer nie gefragt wurde, sprudelt nicht plötzlich los mit Ideen, Fragen und Lösungen. Schritt für Schritt und viel Aufklärung und Kommunikation helfen dabei, diese neuen Wege einzuschlagen.

Sichtbares Geld für unsichtbare Kosten!

Argumentieren Sie mal gegenüber ihrem Geldgeber, dass sie X-tausend Euros haben wollen und stellen Sie demgegenüber, was es kostet, dass die Anwender nicht, unzureichend oder falsch mit der teuren Software arbeiten. Es handelt sich um unsichtbare Kosten und um die zu vermeiden, wollen sie viel sichtbares Geld – kein einfaches Unterfangen. Aber der Aufwand wird sich lohnen, in allen Belangen.

Fazit: Keine alten Antworten auf neue Herausforderungen!

Die Anforderungen haben sich geändert! Die Angebote und Lösungen haben sich geändert! Die Informationsbelastung hat sich geändert! Die Veränderungsintervalle haben sich geändert!

Antworten sie daher nicht mit den Lösungen aus der Zeit, bevor sich alles geändert hat, sondern trauen sie sich neue Wege zu gehen. Sie werden überrascht sein, was möglich ist.

 

Dieser Post entstand in Zusammenarbeit mit dem HP Business Value Exchange Blog.

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